Saglabājiet un kopīgojiet Excel failus: ātri un vienkārši

Svarīga informācija, kas var palīdzēt

Ja vairāki kolēģi strādā pie projekta vai uzdevuma, bieži vien ir jāstrādā kopā ar Excel darbgrāmatu vai tabulu no programmas Excel. Tomēr pirms tā izlaišanas pārliecinieties, ka esat izvēlējies pareizo formātu un pareizi saglabājis Excel failu. Turklāt lietotājiem jāpievērš uzmanība faila lielumam un, ja iespējams, jāsadala. Tomēr dažreiz datu publicēšana ir pietiekama, lai tiem varētu piekļūt.

Saglabājiet Excel failu: Lūk, kā tas darbojas

Izmantojot taustiņu kombināciju programmai Excel "Ctrl + S" vai izmantojot "Fails> Saglabāt" vai "Saglabāt kā", pašreizējo Excel failu ir iespējams saglabāt ar atsevišķu faila nosaukumu. Papildus standarta .xls un .xlsx failu tipiem programma Excel piedāvā saglabāšanu OpenDocument vai PDF formātā.

Jūsu Excel darbgrāmatas var saglabāt vēlamajā krātuves vietā, iepriekš norādot standarta uzglabāšanas vietu. Arī uzglabāšanas vietu var mainīt tikai dažās darbībās. Dažreiz ir noderīgi, ja mape vai dokumenta glabāšanas ceļš tiek parādīts darbgrāmatas šūnā. Šī ir šī tabulas funkcija.

Saglabājiet Excel failu ar rezerves kopiju

Pirms izmaiņu veikšanas dokumentā ieteicams izveidot svarīgu Excel failu rezerves kopijas. Rezerves kopiju var izveidot, izmantojot dažas Excel funkcijas vai makro. Varat arī konfigurēt savu Excel darbgrāmatu tā, lai ikreiz, kad tiek veiktas izmaiņas, tiktu saglabāta iepriekšējās darbgrāmatas versijas rezerves kopija.
Dati un vērtīgais darba laiks var tikt zaudēti strāvas padeves pārtraukuma vai nejaušas nesaglabāta Excel faila aizvēršanas rezultātā. Tāpēc, lai sāktu automātisku datu glabāšanu, ieteicams aktivizēt Excel funkciju "Automātiskā atkopšana".

Instrukcijas video: Microsoft Excel: saglabājiet failu un kopīgojiet to ar citiem lietotājiem

Koplietot Excel failu: iespējas

Ja vēlaties koplietot Excel darbgrāmatas vai dokumenta datus ar citiem lietotājiem, papildus integrētajām izlaišanas funkcijām jums ir pieejamas arī citas iespējas:

• Diagrammu no uzglabātajiem datiem var publicēt, piemēram, uzņēmuma iekštīklā vai vietnē. Lai to izdarītu, jums ir jāizmanto dažas funkcijas, lai eksportētu datus no Excel saraksta kā grafiku. Excel arī piedāvā iespēju nokopēt vēlamo apakšzonu no Excel tabulas kā grafiku, lai to ievietotu un parādītu prezentācijā vai citā lietojumprogrammā.
• Excel sarakstus vai atsevišķas izklājlapas var viegli un ātri nosūtīt darba kolēģiem pa e -pastu. Piemērotas pogas integrēšana Excel rīkjoslā atvieglo šī noderīgā makro nosūtīšanu un izmantošanu.
• Excel darbgrāmatu var koplietot arī tīklā, un tādējādi to var rediģēt vairāki lietotāji. Pirms tam darbgrāmatu var kopēt, izmantojot makro, un saglabāt ar citu faila nosaukumu.
• Visbeidzot, varat koplietot Excel failu, saglabājot darbgrāmatu tiešsaistes mākonī, piemēram, OneDrive. Tas ļauj citiem lietotājiem rediģēt failu.

Excel faila kopīgošana ir drošāka

Papildus Excel datiem dažas funkcijas aizsargā arī sniegto informāciju:

• Digitālos parakstus var ērti integrēt Excel failā vai mapē, lai nodrošinātu datu integritāti un autentiskumu. Ciparparaksts citiem norāda, ka darbgrāmatas vai dokumenta saturs ir pārbaudīts un parakstīts.
• Pirms Excel izklājlapas vai darbgrāmatas jebkurā formā tiek dota komandas biedriem vai kādam citam, tā ir jāiztīra no personas datiem un informācijas.
• Formulu aizsardzība Excel izklājlapā vai mapē novērš nevēlamas izmaiņas, kad pie dokumenta strādā vairāki cilvēki.
• Pirms darbgrāmatas nodošanas var būt lietderīgi kopēt atsevišķas darblapas jaunā Excel darbgrāmatā un aizstāt formulas ar vērtībām.

Pareizais formāts Excel faila kopīgošanai

Uzņēmumi un uzņēmumi bieži izmanto jaunākas un vecākas Excel versijas. Dažreiz var būt nepieciešams mainīt Excel faila tipu:

• Izmantojot Excel izvēlni, failu var salīdzinoši viegli saglabāt kā PDF failu.
• Excel failu vai tabulu var saglabāt CSV formātā, veicot tikai dažas darbības.
• Lai Excel fails būtu saderīgs ar vecākām versijām, to var saglabāt XLS faila formātā.
• Visu mapes saturu var pārvērst XLSX faila formātā, izmantojot Microsoft rīku.
• Var veikt manuālu saderības pārbaudi, lai saglabātās Excel datnes varētu izlasīt vecākas programmas versijas.

Samaziniet Excel darbgrāmatas izmēru

Nav tik vienkārši koplietot Excel tabulu ar vairākiem tūkstošiem rindu. Pirms liela Excel faila sadalīšanas ir nepieciešams, piem. B. sadalīt, izmantojot makro. Tomēr varat arī izmantot šos padomus, lai ievērojami samazinātu faila lielumu. Izmantojot gan vecākas, gan jaunākas Excel versijas, varat saspiest attēlu vai visu grafiku mapē un izvēlēties starp dažādām izšķirtspējām.

Secinājums: saglabājiet Excel failu un kopīgojiet to ar citiem lietotājiem

Ja citiem cilvēkiem ir nepieciešami dati Excel darbgrāmatā, lietotājiem ir vairākas iespējas. Pirmkārt, lietotājiem vajadzētu saglabāt Excel failu. Šim nolūkam ir pieejami dažādi failu veidi. Lai koplietotu Excel failu, iepriekš jānorāda unikāls faila nosaukums. Turklāt pirms iespējamām izmaiņām var izveidot rezerves kopiju, piemēram, ar makro palīdzību. Programma Excel arī ļauj samazināt Excel failu lielumu vai sadalīt darbgrāmatu, mainīt faila formātu vai ievietot ciparparakstu, pirms lietotāji koplieto Excel failu ar citām personām.

Vairāk interesantu rakstu par Excel

• Ja pie Excel izklājlapas strādā vairāki cilvēki, ir noderīgi atpazīt izmaiņas saturā vai formulās.
• Visu darbgrāmatas Excel lapu var ātri pārvietot vai nokopēt citā Excel darbgrāmatā.
• Tukšas līnijas var neatgriezeniski noņemt, izmantojot automātiskās filtrēšanas funkciju.
• Izdzēšot lieko saturu, tiek samazināts Excel faila lielums.
• Excel formulas darbgrāmatā var pārvērst skaitļos vienā piegājienā.
• Excel failiem var saglabāt priekšskatījuma grafiku.
• Izmantojot šo žurnāla funkciju, jūs vienmēr varat redzēt laiku un personu, kas mainījusi šūnas saturu.

Bieži uzdotie jautājumi

Kā koplietot Excel izklājlapu?

Atveriet darbgrāmatu un pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Pārskatīšana. Pārvietojieties, izmantojot sadaļu “Izmaiņas”, līdz izlaišanas opcijai “Lietotājiem ir atļauts rediģēt apgabalus”. Pirms koplietotās tabulas definēšanas izvēlnē Lietotāja atļaujas atlasiet “Jauns”.

Kur var atrast Excel automātiskās dublējumkopijas?

Aktivizējot automātiskās atkopšanas funkciju, Excel standarta iestatījumā ik pēc desmit minūtēm saglabā pašreiz atvērto darbvietu. Dublējuma kopijai jābūt tajā pašā mapē kā sākotnējam failam.

Kā es varu deaktivizēt darbgrāmatas rakstīšanas aizsardzību?

Atveriet savu darbgrāmatu. Failu izvēlnē noklikšķiniet uz "Informācija" un pēc tam vispārējā apgabalā deaktivizējiet lodziņu "Bloķēts".