Outlook: Zinot un izmantojot padomus un trikus

Mums ir visa informācija jums!

Microsoft Outlook ir viena no slavenākajām un efektīvākajām saziņas programmām lietojumprogrammu tirgū. Papildus labi zināmajām funkcijām, piemēram, fonta vai krāsas maiņai, formatējuma pielāgošanai, pareizrakstības pārbaudes sākšanai vai kalendāra loga atvēršanai, ir arī citi iekšējās informācijas padomi un ieteikumi, kas jāzina katram lietotājam. Šie padomi un ieteikumi ļauj Outlook lietotājiem maksimāli izmantot Outlook iespējas, lai Outlook darbotos ātrāk un precīzāk.

Padomi un triki programmai Outlook

Būtībā katrs lietotājs saskaras ar jautājumu, vai viņam vajadzētu izmantot maksas saziņas programmu, piemēram, Microsoft Outlook, vai arī viņš ir apmierināts ar bezmaksas lietojumprogrammām, piemēram, Microsoft Mail vai Mozilla Thunderbird. Ja esat nolēmis izmantot Microsoft Outlook, rodas jautājums, vai jums vajadzētu iegādāties Outlook vai Office 32 vai 64 bitu versijā.

Tas ir principa jautājums un tas, cik jaudīgs ir izmantotais dators. Izmantojot 32 bitu versiju, var instalēt ne vairāk kā 4 GB RAM. Turpretī 64 bitu operētājsistēma atbalsta ievērojami lielāku operatīvo atmiņu, un tādējādi tai ir augstāks veiktspējas līmenis. Parasti var izmantot 8 GB, 16 GB vai vairāk RAM.

Lietotāji var atrast rokasgrāmatas visām Outlook programmām un funkcijām, kā arī citām Microsoft programmatūras lietojumprogrammām internetā, izmantojot šo saiti: docs.microsoft.com/de-de/.

Palaidiet programmu Outlook ātrāk un samaziniet datu faila lielumu

Ikdienas darbs ar Outlook ir jautrs, ja programma darbojas ātri un bez funkcionālām kļūmēm. Ja programmatūras lietojumprogramma tiek palaista lēni un lēni, var būt vainojami pārāk daudz vai pārāk lēni papildinājumi. Šajā gadījumā ir svarīgi noņemt nevajadzīgos papildinājumus, lai atkal paātrinātu sistēmu.

Lieli PST vai OST faili var arī palēnināt sistēmu un saziņu ar Microsoft Outlook. Šī iemesla dēļ ir lietderīgi regulāri pārbaudīt PST faila lielumu. Visa informācija un iestatījumi no Outlook tiek saglabāti kā ieraksts PST vai OST failā. Faila lielumu var samazināt, citādi saglabājot vai arhivējot mapes vai liela apjoma failus.

Pēc būtiskas darbības, kurā faili tiek pārbaudīti un izdzēsti, datu faila lielums var nesamazināties tajā pašā brīdī. Tas notiek tāpēc, ka programma Outlook uzreiz neiztīra datu failu pēc informācijas dzēšanas. Alternatīvi, datu faila saspiešanu var sākt arī manuāli. Šī procedūra ļauj ātrāk veikt nepieciešamos dublējumus. Turklāt Outlook tiek palaists ātrāk.

Svarīgs: Nepārtraukti pārbaudiet mapi “Nosūtītie vienumi”. Daudzos gadījumos tajā ir milzīgs datu un pielikumu daudzums, kas nav absolūti nepieciešami. Ja vēlaties ietaupīt vietu krātuvē, var būt efektīvi daļēji iztukšot mapi “Izdzēstie vienumi”.

Var būt arī interesanti un praktiski ierakstīt un novērtēt laiku, kad strādājat ar Outlook. Zināt, cik ilgi jāveic darba soļi, var būt svarīgi ne tikai pašnodarbinātajiem, ārštata darbiniekiem vai darba devējiem. Privātpersonas gūst labumu arī no informācijas novērtēšanas, ko var viegli pārsūtīt uz Microsoft Excel.

E-pasta vēstules un e-pasta trafiks: padomi labākai pārskatīšanai un efektivitātei

Ir daudz padomu un triku, kas saistīti ar e -pastu rakstīšanu un sūtīšanu, kā arī vispārēju e -pasta trafiku. Piemēram, vai zinājāt, ka, izmantojot programmu Outlook, varat aizvērt visus logus vienlaikus?

• Programmā Outlook līdz 2007. gada versijai jūs zvanāt Fails → Visi elementi tuvplāns.
• Programmā Outlook 2010 izpildiet komandu Skats → Logs → Aizvērt visus vienumus.

Starp citu, šīs komandas ne tikai aizver ziņojumus, bet arī visus pārējos Outlook logus. Ja vēl neesat saglabājis izmaiņas vienā no logiem, programma Outlook dod iespēju to izdarīt.

Vēl viens svarīgs Outlook padoms ir pēc tam pievienot tēmu iesūtnei. Tēmas pievienošana ziņojumam vēlāk var būt noderīga, lai turpmāk varētu efektīvāk un ātrāk meklēt e-pasta saturu. Ja e-pasta ziņojumi tiek nosūtīti kopā ar īsu tēmu vai bez tās, ir jēga vēlāk mainīt tēmu.

Padariet Outlook skaidru - tā tas darbojas

Skaidrība būtībā ir svarīga Outlook problēma. Piemēram, daudzi lietotāji brīnās, kā jūs varat izsekot daudziem ziņojumiem un nošķirt svarīgo no nesvarīgā. Viens veids ir pielāgot Outlook skatus. Katru iestatījumu izmaiņu mērķim jābūt tādam, lai iesūtne būtu pārvaldāma. E-pasta apstrādes efektivitāte var ietvert arī iesūtnes automātisku šķirošanu hronoloģiskā secībā. Šī procedūra ļauj, piemēram, pēc ilgas prombūtnes atvaļinājumā, Outlook atvērt nākamo nelasīto e-pastu, nevis nākamo lasīto ziņojumu.

Būtiska var būt arī funkcija parādīt ziņojumus katram adresātam vai parasti parādīt saistītos e-pastus kopā. Galvenās iestatījumu iespējas ir atrodamas izvēlnē "Skats".

Iekšējās informācijas padoms:

Programmā Outlook varat arī izmantot skata iestatījumus, lai parādītu kopējo ziņojumu skaitu mapē, nevis nelasīto ziņojumu skaitu iesūtnē.

Atveriet jaunu e -pastu - jebkurā vietā un laikā

Veiciet dubultklikšķi uz brīvas vietas mapē vai iesūtnē, lai atvērtu logu, kurā varat rakstīt jaunu e-pastu.

Tomēr tas darbojas tikai brīvajās vietās zem e-pasta saraksta-pretējā gadījumā Outlook atvērs e-pastu, uz kura noklikšķinājāt. Tomēr varat paslēpt e-pasta sarakstu, noklikšķinot uz pluszīmes ikonas blakus kolonnai, kas pašlaik tiek grupēta programmā Outlook līdz 2007. gada versijai. Programmā Outlook 2010 samaziniet sarakstu, noklikšķinot uz melnā trīsstūra blakus grupētajai kolonnai.

Nosūtiet starpliktuves saturu kā e-pastu

Vai esat kaut ko uzrakstījis programmā Outlook vai citā programmā un vēlaties nosūtīt šo tekstu kā e-pastu (vai kā daļu no e-pasta)?

1. Atlasiet teksta sadaļu un nokopējiet to starpliktuvē, izmantojot Ctrl + C.
2. Pārslēdzieties uz Outlook (neatkarīgi no tā, kurš modulis pašlaik ir atvērts).
3. Nospiediet Shift + Ins - programma Outlook atver jaunu e -pasta logu un kopē tajā starpliktuves saturu.

Ja e-pasta logs netiek parādīts, noklikšķiniet uz jebkura Outlook loga elementa (tas var būt arī tikšanās vai kontaktpersona) un vēlreiz nospiediet Shift + Ins.

Pieņemt vai noraidīt ielūgumus, izmantojot īsinājumtaustiņu

Vai esat saņēmis tikšanās pieprasījumu? Ja vēlaties to pieņemt, atlasiet to iesūtnē un nospiediet taustiņu kombināciju Alt + C ("c" nozīmē "aCcept", tulkojumā: "akceptēt"). Ja vēlaties to noraidīt, atlasiet to un nospiediet taustiņu kombināciju Alt + D ("D" - "noraidīt").

Atkārtojiet pēdējo meklēšanu programmā Outlook

Jūs noteikti zināt, ka esat saņēmis garu e -pastu Rediģēt ⇒ Atrast (līdz Outlook 2003) vai Ziņojums: Meklēt vai meklējiet rakstzīmju virkni, izmantojot īsinājumtaustiņu F4. Kamēr esat atvēris meklēšanas dialoglodziņu, varat izmantot pogu Turpiniet meklēt pāriet uz nākamo notikumu.

Tomēr, kad esat aizvēris dialoglodziņu, nospiediet taustiņu kombināciju Shift + F4 - programma Outlook pāriet uz nākamo notikumu, vispirms neatverot dialoglodziņu.

Tiklīdz esat sasniedzis pēdējo atrašanās vietu, Outlook parāda atbilstošu ziņojumu.

Kārtojiet un meklējiet Outlook vēl ātrāk

Vai vēlaties parādīt visus e-pastus no pašreizējās mapes, kas sūtīti no konkrēta sūtītāja? Programmā Outlook līdz 2007. gadam rīkojieties šādi:

1. Noklikšķiniet meklēšanas laukā vai nospiediet Ctrl + E, lai novietotu kursoru meklēšanas laukā.
2. Ievadiet sūtītāja vārda pirmos burtus. Tagad programma Outlook filtrē visus e-pastus, kas satur sūtītājā ievadīto meklēšanas tekstu, tēmu vai ziņojuma tekstu.
3. Noklikšķiniet uz kolonnas virsraksta nolai šī sūtītāja e-pasta ziņojumi tiktu parādīti kopā.

Programmā Outlook 2010 ir ātrāks variants (bet diemžēl tikai no šīs versijas):

1. Noklikšķiniet uz kolonnas virsraksta nokārtot pēc šīs kolonnas. Tādā veidā visi e -pasta ziņojumi no katra sūtītāja tiek parādīti viens zem otra.
2. Ievadiet pirmos burtus, kas sākas ar sūtītāja vārdu. Tiksiet novirzīts uz pirmo šī sūtītāja e -pasta ziņojumu.

Automātiski aizpildiet adreses lauku programmā Outlook

Outlook parasti iesaka e-pasta adreses, kas jau tiek izmantotas, tiklīdz ievadāt burtu vai divus PlkstLauks ievadīts. Programma Outlook meklē iepriekš ievadīto e-pasta adrešu sarakstu (automātiskās aizpildīšanas sarakstu). Ja tas nenotiek, varat izmantot taustiņu kombināciju Ctrl + K, lai adrešu grāmatā meklētu piemērotus ierakstus.

Tieši parādiet sistēmu failu nosaukumus

Vai bieži konstatējat, ka e-pastā saņemat veselu virkni failu pielikumu un jums ir grūtības atšķirt failus, jo nosaukumi atšķiras tikai beigās, bet programma Outlook nerāda failu nosaukumus pilnībā? Pēc tam vispirms ir jāatver e -pasts, lai redzētu pilnus vārdus.

Programmā Outlook to var izdarīt, arī neatverot e-pastu. Konteksta izvēlnē (iesūtnē) atradīsit savu komandu, kuru varat izmantot, lai atvērtu apakšizvēlni, kurā var redzēt visu sistēmu nosaukumus. Apakšizvēlnē varat nekavējoties atvērt atsevišķas sistēmas ar saistīto programmu. Tiek izsaukta komanda konteksta izvēlnē Rādīt pielikumus.

Pārvietojiet e -pastus, nevelkot un nenometot

E-pastus parasti var ļoti viegli pārvietot uz mapi, izmantojot vilkšanu un nomešanu. Tomēr dažreiz vilkšana un nomešana nav praktiska, piemēram, “nomainot peli” dažām piezīmjdatoriem. Komanda no konteksta izvēlnes palīdz:

• Programmā Outlook līdz 2007. gada versijai ar peles labo pogu noklikšķiniet uz e-pasta (-iem) un izsauciet komandu Pārvietot uz mapi uz. Atvērtajā dialoglodziņā atlasiet vajadzīgo mērķa mapi un noklikšķiniet uz labi.
• Programmā Outlook 2010 ar peles labo pogu noklikšķiniet uz e-pasta (-iem) un izsauciet komandu Pārvietot un apakšizvēlnē atlasiet vajadzīgo mapi, kas tagad tiks atvērta. Tomēr apakšizvēlnē parādās tikai augstākā līmeņa mapes; Dziļāk ligzdotas mapes var atrast, izmantojot izvēlnes ierakstu Citā mapē.

Pārvaldiet e -pasta krātuvi un interneta savienojumu

Ja, izmantojot Outlook, vēlaties nosūtīt e-pastu ar lielu pielikumu, kas pārsniedz 20 MB, visticamāk, saņemsit kļūdas ziņojumu ar standarta Outlook iestatījumiem. Microsoft Outlook ierobežo nosūtāmo failu lielumu līdz 20 MB vai 10 MB Exchange kontiem. Šis ierobežojums neļauj datoram nepārtraukti augšupielādēt lielgabarīta pielikumus, kas pārsniedz ierobežojumus lielākajai daļai interneta pakalpojumu sniedzēju. Izmantojot OneDrive vai citu mākoņpakalpojumu sniedzēju, varat nosūtīt lielākus pielikumus nekā vidēji. Jo īpaši attēli un grafika var aizņemt daudz vietas. Šī iemesla dēļ, sākot ar Outlook 2010, jums ir alternatīva saspiest attēlus pirms to nosūtīšanas pa e-pastu.

Ja atvaļinājumā vai komandējumā nav pietiekami ātrs vai tikai dārgs interneta savienojums, ir jēga vispirms lejupielādēt tikai e -pasta ziņojumu galvenes programmā Outlook. Šajā gadījumā katrā e -pastā redzēsit šādu informāciju:

• Atsauce,
• Sūtītājs,
• Saņēmējs,
• Nosūtīt datumu.

Tikai atverot e -pastu, tas tiks pilnībā lejupielādēts. Iestatījumus veicat Outlook opcijās.

Programmatūras padoms:

Ja vēlaties automātiski izdzēst e-pasta dublikātus, MoDupRemover programmatūra var būt interesanta un efektīva. Kopš Outlook agrīnajiem laikiem tas sistemātiski dzēš dublētus ziņojumus un ir saderīgs ar pašreizējo Outlook un Windows 10 versiju.

Video pamācība - eksperta padoms: Kā saglabāt personisku piezīmi programmā Outlook

Eksperta padoms "sava piezīme"

Dažos gadījumos var būt svarīgi e -pastam pievienot personiskas piezīmes. Outlook piedāvā šo iespēju saviem lietotājiem, izmantojot funkciju “Publisks ziņojums”. Izmantojot šo funkciju, varat izveidot ziņojumu savā iesūtnē vai noteiktā mapē, vispirms to nenosūtot. Neskatoties uz maldinošo terminu “publisks ziņojums”, šī piezīme ir redzama tikai lietotājam. To nevar nosūtīt, jo tam nav adresāta lauka. Programmā Outlook 2010 un jaunākās versijās izsauciet komandu "Sākt> Jauni vienumi> Papildu vienumi> Publicēt publisku ziņojumu šajā mapē". Pašreizējā Outlook 365 versijā šo funkciju sauc par "Publicēt šajā mapē". Šo iespēju varat atrast lentē "Sākt".

Jūs varat profesionalizēt savas piezīmes vai ziņojumus kopumā, izmantojot ātrās daļas. Līdzīgi kā sērijveida moduļi programmā Microsoft Word, ātrie moduļi programmā Outlook sastāv no gataviem tekstiem vai teksta daļām, kuras var saglabāt kā ātros moduļus kategorijas "Teksts" cilnē "Ievietot". Principā no katra e -pasta var izaugt viena vai vairākas ātrās daļas.

Drukājiet un saglabājiet e -pastus

Ne visi ziņojumi ir svarīgi, un tie ir jāsaglabā. Daži e-pasta ziņojumi ir būtiski arī no profesionāla vai privāta viedokļa, un tie ir jāarhivē un arī jāizdrukā. Pat ja programmā Outlook ir laba iebūvētās drukāšanas funkcija, ne visas rūpīgi izstrādātās e-pasta ziņas tiek izdrukātas pareizi. Tas darbojas bez piepūles, apskatot e-pastu pārlūkprogrammā. Izdruka darbojas arī ar ziņojumiem, kas formatēti html. Pārlūkprogrammā jūs atradīsit arī īpašus skata iestatījumus, ar kuriem jūs varat priekšskatīt un iestatīt izdruku.

Meklēt mapi

Programmā Outlook jūs atradīsit abas sistēmas puses meklēšanas mapes, kā arī varēsit izveidot personiskās meklēšanas mapes. Izmantojot meklēšanas mapes, jūs varat kārtot e -pastus pēc iepriekš noteiktiem kritērijiem. Esošās meklēšanas mapes var atrast lentē "Mapes". Tur varat arī izveidot jaunas meklēšanas mapes.

Svarīgi īsinājumtaustiņi un ātrās darbības:

1. Atveriet konteksta izvēlni, izmantojot tastatūru: nospiediet taustiņu Shift + F10.
2. Atvērt dialoglodziņu: Ctrl + Shift + Y.
3. Pārvietot ziņojumus uz mapi: CTRL + SHIFT + V.
4. Izveidojiet piezīmi (no katra moduļa): CTRL + N vai CTRL + SHIFT + N.
5. Izdrukājiet vairākus e-pastus vienlaikus: turiet nospiestu taustiņu CTRL un ar peli noklikšķiniet uz e-pasta vēstules pēc kārtas.
6. Dzēsiet nelasītus, nesvarīgus e -pastus ar vienu klikšķi: CTRL + A.
7. Palaidiet programmu Outlook tikai vienu reizi: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (xx gadījumā ievadiet Outlook versijas numuru un ar peles labo pogu noklikšķiniet komandrindā)

Secinājums: Efektivitātes nolūkos izmantojiet Outlook padomus un ieteikumus

Galvenokārt lietotāji novērtē Microsoft Outlook lietotājam draudzīgumu un funkciju klāstu, kas papildus e-pasta ziņojumu sastādīšanai un nosūtīšanai ietver daudzus citus rīkus un funkcijas. Ir svarīgi zināt Outlook vispārējās funkcijas. Turklāt efektivitātes apsvērumu dēļ ir izdevīgi izmēģināt un pielietot papildu padomus un trikus. Ar tiem ir iespējams maksimāli izmantot Microsoft Outlook, profesionāli apstrādāt katru uzdevumu un izmantot visas iespējas, ko programmatūra piedāvā privātiem vai biznesa lietotājiem.