Prezentācijas reti tiek veidotas un atskaņotas vienā datorā. Prezentācija drīzāk būtu jānosūta kolēģiem, priekšniekiem vai klientiem. Pēc tam to bieži demonstrē ar cita datora vai piezīmjdatora palīdzību.
Pirms dokumenta nosūtīšanas pārbaudiet to
Pirms PowerPoint prezentācijas elektroniskas kopijas nosūtīšanas jums vajadzētu pārskatīt prezentāciju, vai tajā nav datu vai personiskās informācijas, kas var tikt saglabāta pašā prezentācijā vai dokumenta rekvizītos. Tā kā šī informācija var atklāt detaļas, kurām nevajadzētu būt publiski zināmām, ieteicams šo slēpto informāciju noņemt.
PowerPoint piedāvā rīku, kas veic dažus darbus jūsu vietā:
- Noklikšķiniet uz cilnes sākt uz informāciju.
- Noklikšķiniet uz pogas vidējā apgabalā Pārbaudiet, vai nav problēmu - pārbaudiet dokumentu.
- Tagad jūs redzēsit to vienumu sarakstu, kurus var pārbaudīt.
Pielāgojiet dokumentu pārskatīšanas iestatījumus
- Pēc noklusējuma dialoglodziņš Dokumentu apskats atzīmētas visas rūtiņas, izņemot vienu.
- Ievietojiet arī atzīmi priekšā Ārējais slaidu saturs. Ja ārpus slaida ir teksta lauks, tas tiks noņemts.
- Cita starpā PowerPoint pārbauda, vai prezentācijā joprojām ir komentāri, un, ja vēlaties, izdzēš arī personisko informāciju, kas tika saglabāta dokumentā, piemēram, tās personas lietotājvārdu, kura izveidoja prezentāciju.
- Visas aizmirstās piezīmes prezentācijas piezīmju apgabalā var arī noņemt.
- Kad esat izvēlējies visas jums atbilstošās iespējas, noklikšķiniet uz Pārbaudiet.
- Tagad jums tiks parādīti visi atrastie elementi, un jūs varat izlemt par katru opciju, vai vēlaties izmantot pogu Noņemt visus vēlaties dzēst.
- Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Secinājums.
Brīdinājuma slazds: saites ar Excel
Eksāmens programmā PowerPoint 2010 var paveikt daudz, taču tas nevar garantēt, ka visa iekšējā informācija tiks noņemta.
Vienmēr manuāli pārbaudiet, vai prezentācijā ir diagramma, kas, atverot, atklāj vairāk informācijas nekā vēlaties. Tas tā ir, piemēram, ja diagramma tika izveidota programmā Excel un pēc tam vai nu kā saistīta Microsoft Excel diagrammas objekts vai ar ielīmēšanas iespēju Izmantojiet mērķa noformējumu un iegultu darbgrāmatu attiecīgi. Saglabājiet oriģinālo formatējumu un iegultu darbgrāmatu ievietots programmā PowerPoint.
Ja atzīmējat šādu diagrammu un noklikšķiniet uz rediģēt datus Noklikšķiniet, tiek atvērts viss Excel fails un tiek sniegts ieskats citās Excel datu lapās, kuras, iespējams, nevēlaties atbrīvot.
Saistītu failu gadījumā šis risks parasti pastāv tikai tad, kad skatītājs atver prezentāciju datorā, kurā tā tika izveidota. Tikai tad saite uz Excel ir faktiski aktīva. Tiklīdz tas tiek atvērts svešā datorā, parādās ziņojums, ka saistītais fails nav pieejams.
Bet esiet piesardzīgs, iesaiņojot prezentāciju kompaktdiskā, saites tiek saglabātas kopā ar to. Vairāk par šo tēmu varat lasīt nākamajā numurā.
Tādā veidā jūs atklājat saites uz Excel un izdzēšat liekos datus
Jūs ne vienmēr izveidojat visus prezentācijas slaidus. Tomēr, ja esat atbildīgs par prezentācijas pabeigšanu, ir vienkāršs veids, kā noskaidrot, vai jūsu kolēģi, iespējams, ir iekļāvuši saistītu diagrammu.
Tā tas tiek darīts:
- Noklikšķiniet uz cilnes sākt uz informāciju.
- Opciju atradīsit labajā apakšējā stūrī Rediģēt saites uz failiem.
- Tagad jūs redzēsit visas saites failā, un, ja vēlaties, varat arī noņemt atsevišķas saites.
Iebūvēto darbgrāmatu gadījumā izdzēsiet nevajadzīgās datu lapas.
