Outlook: saglabājiet e -pastu kā PDF failu: PDFCreator

Tā tas tiek darīts!

Vai vēlaties saglabāt svarīgus e -pasta ziņojumus arhīva mapēs noteiktā cietā diska vietā? Piemēram, e-pasti ar rēķiniem, sensitīviem klientu datiem vai saturu, kas no juridiskā viedokļa ir jāsaglabā ilgtermiņā. Labi pazīstamais un populārais PDF formāts ir piemērots šim nolūkam kā uzticams un ilgstošs arhīva formāts. Tas aizņem maz vietas cietajā diskā, to var atvērt dažādās gala ierīcēs un piedāvā augstu drošības līmeni.

PDF failu saglabāšana programmā Outlook: šīs ir piemērotas programmas

Atšķirībā no Microsoft Word vai Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook nepiedāvā iebūvētu iespēju PDF failu saglabāšanai vai konvertēšanai. Viena no iespējām ir maksas programma “Adobe Acrobat”, kas spēj izveidot PDF failus no programmas Outlook. Ja jūs interesē bezmaksas risinājums ar līdzīgu funkcionalitāti, kā alternatīvu izmantojiet PDFCreator.

Šis rīks ir pieejams vācu valodā un tiek nepārtraukti pilnveidots. Tas instalē virtuālo printera draiveri un izveido PDF failus, izmantojot komandu “Drukāt”. Ar PDFCreator jūs varat izveidot dokumentus kā PDF failus no jebkuras Windows programmas. Ja regulāri strādājat ar saitēm dokumentos, PDF veidotājs nav pirmā izvēle. Tas ir tāpēc, ka programmatūra nepieņem hipersaites un uz tām nevar noklikšķināt izveidotajā PDF failā. Šajā gadījumā Windows 10 lietotāji var izmantot komplektā iekļauto bezmaksas rīku Microsoft Print to PDF. Visos citos gadījumos PDFCreator kā bezmaksas PDF rīks ir pareizā izvēle ātruma un lietošanas ērtuma dēļ.

Instalējiet PDF veidotāju

1. Pirmais solis ir instalēt PDFCreator dažu sekunžu laikā, tīmekļa pārlūkprogrammā atverot adresi https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions. Pēc tam lejupielādējiet jaunāko PDFCreator versiju. Jums ir izvēle starp bezmaksas viena lietotāja versiju vai maksas vairāku lietotāju un servera versijām.

   

2. Kad instalācijas fails ir ielādēts, sāciet to ar dubultklikšķi.

   

3. Iestatīšanas vednis sniedz norādījumus par iestatīšanu un sniedz svarīgu informāciju par pareizu instalēšanu. Cita starpā varat iestatīt programmas valodu un parādīt informāciju par licences līgumu vai datu aizsardzības iestatījumiem.

   

4. Programmatūra tiks instalēta jūsu datorā dažu sekunžu laikā. Pēc instalēšanas varat piekļūt tiešsaistes rokasgrāmatai vai meklēt zināšanu bāzē palīdzības tēmas. Ja, izmantojot PDF veidotāju, rodas kādi jautājumi, ir pieejams arī daudzvalodu kopienas atbalsts. PDFCreator ir gatavs lietošanai un var pārvērst e -pasta ziņojumus PDF failos tikai ar dažiem klikšķiem programmā Microsoft Outlook.

   

Saglabājiet e -pastus kā PDF - tā tas darbojas

Ir iespējams saglabāt e -pastu PDF formātā, veicot tikai dažus klikšķus un iestatījumus. Veicot šādas 6 darbības, jūs varat izveidot profesionālus PDF failus ar konkrētiem dokumentu nosaukumiem un informāciju par autoru un atslēgas vārdiem, kas atvieglo meklēšanu vēlāk:

1. Atveriet jebkuru e -pasta ziņojumu, kuru vēlaties saglabāt kā PDF failu.

2. Cilnē Fails atveriet izvēlni → Drukāt.

3. Kā printeri izvēlieties PDFCreator.

   

4. Vairāku lappušu e-pasta gadījumā varat norādīt, kuras lapas jāsaglabā. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz Drukāšanas opcijas un ievadiet lappušu numurus. PDFCreator nav iespējams saglabāt tikai atzīmētu apgabalu vai atzīmēta teksta daļas.

   

5. Nākamajā solī noklikšķiniet uz pogas "Drukāt". Tiek atvērts jauns logs, kurā varat ievadīt saglabājamā dokumenta specifikācijas.

   

6. Atlases loga augšējā apgabalā varat norādīt formātu, kādā dokuments jāsaglabā. Papildus standarta PDF failam varat izvēlēties kādu no šīm iespējām:

   • dažādi kompresijas līmeņi,
   • uzglabāšana kā grafisks fails vai
   • arhivēšana kā aizsargāts PDF fails.
   

7. Atlases loga vidusdaļā ir jānorāda ceļš un faila nosaukums, ar kuru tiks saglabāts PDF fails.

8. Apakšējā daļā ir svarīgi ievadīt jēgpilnu dokumenta nosaukumu. Šī procedūra atvieglos dokumenta atrašanu vēlāk. Tajā pašā laikā tas palīdz saņēmējiem piešķirt failu. Cita starpā varat izmantot e -pasta sākotnējo tēmu vai izmantot atsevišķu nosaukumu. Varat arī ievadīt tēmu un / vai atslēgvārdus. Šo informāciju var apskatīt pārlūkprogrammā Windows Explorer vai izmantot kā meklēšanas vārdus.

   Ir arī iespēja apvienot izveidoto PDF failu tieši ar citu failu. Ja vēlaties, aktivizējiet pogu Apvienot. Varat arī pievienot PDF failu tieši e -pastam vai pārsūtīt vai augšupielādēt, izmantojot Dropbox vai FTP.

   

9. Ja vēlaties failu saglabāt pēc noklusējuma, noklikšķiniet uz zaļās izvēles rūtiņas "Saglabāt". Dokumenta nosaukums tiek izmantots kā faila nosaukums. Pirms saglabāšanas procesa sākuma pēdējo reizi varat mainīt nosaukumu.

   Pēc tam “PDF arhitekts” fonā izveido jūsu PDF failu. Ja jums ir ražotāja PDFForge lietotāja konts, varat pieteikties un saglabāt failu arī šajā kontā. Varat arī izveidot jaunu lietotāja kontu. Izstrādātais PDF fails tiek parādīts sadaļā "PDF arhitekts".

Padoms: Pēc noklusējuma PDFForge programmatūra "PDF arhitekts" tiek izmantota kā displeja programma PDF failiem, kas izveidoti, izmantojot PDFCreater. Ja vēlaties turpināt PDF failu lasīšanu, izmantojot bezmaksas “Adobe Acrobat Reader” vai citu rīku, varat to saglabāt PDFCreator iestatījumos. Varat arī mainīt standarta lietotņu atlasi Windows iestatījumos.

PDF faili pamatā piedāvā šīs priekšrocības

Ir viegli saglabāt e -pastu no Outlook kā PDF failu. Papildus iespējai saglabāt PDF failus ir daudz priekšrocību salīdzinājumā ar citiem formātiem, piemēram, MSG Outlook krātuves formātu. Lai gan MSG failus var lasīt tikai programma Outlook un dažas e-pasta un konvertēšanas programmas, PDF formāts tiek izmantots visā pasaulē.

Bezmaksas PDF lasīšanas programmas, piemēram, Adobe Acrobat Reader, garantē, ka PDF faila saņēmēji var to izlasīt gandrīz jebkurā ierīcē. PDF faili tiek arī saspiesti, kad tie tiek saglabāti, un vairumā gadījumu tie ir mazāki par avota dokumentu. Turklāt tiek saglabāts formatējums, attēli, iegultie fonti un vispārējais izskats.

Dokumentu drošība ir būtiska, it īpaši, tos sūtot internetā. Iestatot opcijas, failus ar sensitīvu saturu var pasargāt no neatļautas datu zādzības. Tas pats notiek, piešķirot paroli. Šādā gadījumā nepiederošas personas nevarēs atvērt failu un izlasīt tā saturu.

Ar PDF failu pievienoto vērtību un iespēju izmantot atslēgvārdus un nozīmīgu nosaukumu, lai atvieglotu PDF failu atrašanu, PDF faili ir ideāli piemēroti e -pasta ziņojumu arhivēšanai programmā Outlook.

Kopsavilkums: ātri un viegli dublējiet e -pastus programmā Outlook, izmantojot PDF veidotāju

Ja vēlaties ilgtermiņā droši arhivēt e-pasta ziņojumu, PDF formāts tam ir īpaši piemērots. Tā kā Microsoft Outlook nepiedāvā iebūvētu konvertēšanu PDF formātā, jāizmanto ārēja programmatūra. Mērķtiecīga un lietotājam draudzīga programma, kas izmantota miljonu reižu, ir PDFCreator. Kad tas ir instalēts kā virtuāls printera draiveris, to var izmantot, lai pārvērstu dokumentus PDF failos no jebkuras Windows lietojumprogrammas.

Programmā Outlook atlasāt drukāšanas funkciju, ievadiet dokumenta nosaukumu, atslēgvārdus un glabāšanas ceļu un varat arhivēt e-pastu tikai ar dažiem klikšķiem. PDFCreator darbojas tikpat droši kā maksas programmas, un tāpēc to ieteicams izmantot kā virtuālu PDF printera draiveri operētājsistēmai Windows un Microsoft Outlook.