Kā profesionāli nosūtīt PowerPoint prezentācijas

Sūtiet prezentācijas tūlīt

Loģiska prezentācijas veidošana un slaidu profesionalizēšana ar tekstiem, grafikām, animācijām un videoklipiem ir vissvarīgākais PowerPoint vadītājs prezentētājiem. Prezentācijai vajadzētu pieskarties, informēt un nodot saturu ar kompetenci. Tajā pašā laikā prezentācijas koncepcija ir vērtīga tikai tad, ja slaidus saņēmējs var apskatīt tādā veidā, kādā tie tika izveidoti.

Tas ir viegli iespējams, prezentējot auditorijas priekšā vai izmantojot video platformu, piemēram, Skype vai Zoom. Kolēģi, biznesa partneri vai draugi sēž tieši prezentāciju telpā vai virtuālajā konferenču telpā. Šajā gadījumā bez jebkādām pūlēm ir iespējams mijiedarboties un interpretēt auditorijas sejas izteiksmes.

Situācija ir atšķirīga, ja ir jānosūta izstrādātā prezentācija. Šeit autors vai prezentētājs nevar nodrošināt, ka tiek izprasta visa informācija slaidos. Šī iemesla dēļ saturam ir izšķiroša nozīme. Lai piesaistītu uzmanību, ir svarīgi mērķtiecīgi mērķēt uz auditoriju un saņēmējiem un, piemēram, nodrošināt mijiedarbību ar turpmākajām hipersaitēm. Turklāt, neskatoties uz vērtīgo saturu, var rasties saderības problēmas. Cita starpā tie ir saistīti ar faktu, ka sūtītājs un saņēmējs izmanto dažādas PowerPoint versijas vai prezentācijām izmanto citu programmu, piemēram, Apple Keynote.

Vēl jo svarīgāk ir tas, ka, sūtot PowerPoint prezentāciju vai atsevišķus slaidus, jārūpējas, lai slaidi būtu salasāmi un piesaistītu uzmanību. Sūtot vai nosūtot prezentāciju, PowerPoint piedāvā plašu pārbaudītu funkciju klāstu, ar kuru palīdzību katrs adresāts neatkarīgi no tehniskā aprīkojuma var saprast un saprast PowerPoint prezentācijas būtisko informāciju. Praktiska ir arī iespēja programmā PowerPoint pirms nosūtīšanas pārbaudīt prezentāciju par iespējamām saderības problēmām. Ja saņemat paziņojumu par saderības problēmām, tās var novērst pirms nosūtīšanas.

Video pamācība: Kā veiksmīgi saglabāt, eksportēt un nosūtīt PowerPoint prezentācijas

Kā un kādā formātā PowerPoint prezentācijas var nosūtīt kā pielikumus

Vienkāršākais un visizplatītākais veids, kā nosūtīt ar kompetenci izveidotu prezentāciju, ir pievienot to e -pastam. Daudzi no miljardiem e -pasta ziņojumu, kas tiek nosūtīti katru dienu, satur prezentāciju failus dažādos formātos. PowerPoint piedāvā šādus failu formātus konvertēšanai:

Failu formāti	izmantot
pptx	Standarta formāts programmā PowerPoint prezentāciju saglabāšanai.
pptm	Standarta formāts programmā PowerPoint prezentāciju saglabāšanai ar makro.
ppt	Bijušais standarta formāts programmā PowerPoint versijās 97-2003. Šis joprojām ir izplatīts failu formāts, jo daudzi uzņēmumi un privātpersonas joprojām izmanto vecākas PowerPoint versijas.
xps	XPS faili ir XML papīra specifikācijas faila formātā. Tas ir faila formāts, kas ir līdzīgs PDF (portatīvā dokumenta formāts) un kuru izstrādāja Microsoft. To var atvērt tieši pārlūkprogrammā Microsoft Edge vai pārlūkprogrammā Internet Explorer.
potx, potm, pot	Izveido PowerPoint veidņu failus atbilstošā formātā.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Saglabā prezentāciju atsevišķos attēlos atkarībā no izvēlētā faila formāta. Šo grafiku var statiski apskatīt, izmantojot attēlu apstrādes programmatūru.
pdf	Saglabā failu plaši pazīstamajā un visā pasaulē izmantotajā PDF faila formātā. Prezentācija tiek saglabāta statiski, slaidu pārejas vai animēti GIF.webp attēli netiek rādīti animēti. To var atvērt no jebkuras ierīces.
odp	Ja PowerPoint prezentāciju saglabājat kā ODP failu, tā tiek saglabāta atvērtā pirmkoda standartā. "OASIS atvērtā dokumenta formātu biroja lietojumprogrammām" var nolasīt, izmantojot bezmaksas biroja programmatūru, piemēram, Open Office vai LibreOffice.

Papildus minētajiem failu formātiem PowerPoint piedāvā citus specifiskus failu formātus, kuros var saglabāt slaidrādi.

Eksperta padoms:

Ja saglabājat prezentāciju failā ar paplašinājumu ppsx, fails tiks saglabāts Open XML formātā. Sūtīt failu ar paplašinājumu ppsx ir labākais risinājums, ja nezināt saņēmēja tehniskās prasības. Pēc faila nosūtīšanas viņš var atvērt failu ar PowerPoint versiju 2007 vai jaunāku versiju vai PowerPoint skatītāju.

Padoms:

Ja jūsu prezentācijas fails ir ļoti liels, piemēram, kā PDF, jūs varat atrast prezentācijas niecību tikai ar dažiem klikšķiem. Tā rezultātā jūs varat samazināt lielu attēlu daudzumu, kas aizņem daudz atmiņas, un samazināt failu.

Saglabājiet slaidrādi alternatīvā faila formātā, veicot 5 darbības

Microsoft PowerPoint izveidoto slaidrādi ir iespējams saglabāt citā formātā tikai ar dažiem klikšķiem. Tam ir nepieciešami šādi 5 punkti:

Dodieties uz "Fails> Saglabāt kā".
Izvēlieties, kur saglabāt failu. Piemēram, programmā PowerPoint jums ir iespēja failu glabāt darbvirsmā, izmantojot mākoņa pakalpojumu sniedzēju, piemēram, OneDrive, vai personisko dokumentu mapē.
Ja vēlamā uzglabāšanas vieta nav norādīta, dodieties uz izvēlnes vienumu “Pārlūkot”.
Tiek atvērts dialoglodziņš, kurā varat norādīt gan uzglabāšanas vietu, gan faila formātu. Jūs varat mainīt faila formātu, atlasot atlases lauku "Faila tips". Piemēram, prezentāciju varat saglabāt pdf faila formātā, nevis standarta pptx formātā.
Pēdējā solī saglabājiet failu, noklikšķinot uz pogas "Saglabāt". Ja vēlaties failu nosūtīt kā e-pasta pielikumu, jums ir dažādas iespējas:
- Sastādiet e -pastu programmā Microsoft Outlook un pievienojiet prezentāciju kā failu.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz saglabātās slaidrādes un atlasiet izvēlnes vienumu "Sūtīt uz".

Pārvietojiet failu uz mākoņa disku, piemēram, biznesa partnera koplietoto Dropbox, vai izmantojiet Wetransfer, lai nosūtītu lielus failus gigabaitu diapazonā.

Eksportējiet prezentācijas tieši no PowerPoint - nav problēmu!

Papildus klasiskajai opcijai saglabāt prezentāciju, kuru esat izveidojis darbvirsmā vai citā uzglabāšanas vietā, un pēc tam to nosūtīt, PowerPoint piedāvā arī iespēju eksportēt slaidrādes dažādos formātos tieši no programmas. Daži faili tiek īslaicīgi saglabāti vai nosūtīti tieši, piemēram, ar opciju "Sūtīt uz Microsoft Stream". Lai sāktu eksportēšanu, dodieties uz:

Atveriet izvēlnes vienumu "Fails> Eksportēt".
Eksportēšanas izvēlnē ir pieejamas dažādas faila formāta opcijas, kādā vēlaties eksportēt prezentāciju:

Jūs varat izvēlēties kādu no šīm iespējām:

PDF / XPS faila formāts

Eksportēts uz PDF vai XPS failu, ko nevar mainīt un kurā tiek saglabāts formatējums, fonts un PowerPoint izkārtojums, piemēram, attēls.

Izveidot video

Sadaļā "Izveidot video" varat izvilkt video failu no slaidrādes. Dialoglodziņā varat izvēlēties, vai tiks izmantotas ierakstītās laika secības un komentāri, kā arī saglabājamā faila kvalitāte. Tajā pašā laikā jums tiks dota iespēja saspiest video failu.

Video failam ir tā priekšrocība, ka to var atskaņot arī cilvēki, kuriem nav piekļuves programmai PowerPoint, PPTX skatītājam vai citai prezentācijas programmatūrai, jo viņiem nav administratora tiesību.

Izveidojiet animētu GIF.webp	Animēts GIF.webp ir funkcija, kurā vairāki grafiskā faila attēli tiek saglabāti noteiktā secībā. Līdzīgi kā video, tiek izveidoti kustīgi attēli. Tādā veidā atsevišķus prezentācijas slaidus var prezentēt interesanti un dzīvīgi.
Iepakojuma slaidrāde CD	Izveido paketi, kurā slaidi un iegultie elementi tiek saglabāti kā vienība, piemēram, DVD, un tiek atskaņoti jebkurā ierīcē.
Izveidojiet izdales materiālus	Šo funkciju varat izmantot, lai nosūtītu atsevišķus slaidus vai visu prezentāciju uz Microsoft Word. Tur jūs varat tālāk apstrādāt tekstus un piezīmes.
Mainīt faila tipu	Vienkāršs veids, kā mainīt esošu faila tipu, piemēram, prezentāciju pptx formātā uz ppt formātu.
Publicējiet Microsoft Stream	Microsoft Stream ir maksas straumēšanas portāls, kas ļauj prezentācijas vai videoklipus padarīt pieejamus lielai cilvēku grupai. Microsoft Stream ir ideāli piemērots, piemēram, uzņēmuma prezentācijām vai uzņēmuma pasākumiem, un uzaicinātie dalībnieki var tam viegli piekļūt, izmantojot interneta pārlūkprogrammu.

Kopīgot prezentācijas - vēl viena iespēja saglabāt un nosūtīt

Blakus:

Klasiski saglabājiet slaidrādi arī dažādos failu formātos
Eksportēšana no Microsoft PowerPoint

PowerPoint lietotāji var arī koplietot prezentāciju.

Lai to izdarītu, sadaļā “Fails” dodieties uz “Kopīgot”. Tiek atvērts jauns logs, kurā jums ir iespēja saglabāt prezentāciju jūsu izvēlētajā OneDrive diskdzinī vai nosūtīt to kā PDF vai slaidrādi pa e -pastu.

Alternatīvi prezentāciju var nosūtīt vai saglabāt ārēji, izmantojot izvēlnes vienumu “Atbrīvot”. Adresāti saņem failu vai nu kā kopiju pa e -pastu, vai ērti, izmantojot mākoņa krātuves pakalpojumu.

Secinājums: izmantojiet dažādas iespējas, lai nosūtītu PowerPoint prezentāciju

Paredzams, ka Microsoft PowerPoint kā profesionāla prezentāciju programma spēs padarīt ekrāna prezentācijas interesantas un dzīvīgas, pateicoties tajā esošajām iespējām un funkcijām. Papildus saturam ir svarīgi, lai katru prezentāciju saņēmējs varētu apskatīt tādā pašā veidā, kā tā tika strukturēta. Tas ne vienmēr ir iespējams bez problēmām, jo katram lietotājam ir atšķirīgas tehniskās prasības.

Šī iemesla dēļ PowerPoint ir iespēja saglabāt un nosūtīt slaidrādes dažādos failu formātos. Turklāt prezentācijas var eksportēt vai koplietot dažādos veidos. Izmantojot šīs eksportēšanas un uzglabāšanas iespējas, prezentācijas, izņemot saņēmēja tehnisko aprīkojumu, vienmēr var izskatīties profesionālas un informatīvas.