Kā vislabāk strādāt ar ātrajām daļām programmā Outlook
E-pasta koncepcijai programmā Outlook katrā gadījumā nav jābūt individuālai. Profesionālajā un privātajā vidē pastāvīgi tiek veidoti līdzīgi vai salīdzināmi e-pasta ziņojumi. Piemēram, e -pastam, kas pievienots piedāvājumam, parasti ir līdzīgas teksta sastāvdaļas. Atbilde uz jautājumu ir arī nespecifiska, un tā ir jāmaina skaitļos vai produktā. Pasta līdzības jēdziens ir principiāli saprātīgs, un tajā ir ieguvums, kuru nevajadzētu novērtēt par zemu. To var panākt, ja vairāk strādājat ar saliekamiem teksta moduļiem. Pašreizējā Outlook 365 versijā teksta moduļi un to funkcijas ir pieejamas kā ātrie moduļi, kas atšķiras no citām programmām un Outlook versijām.
Video pamācība: Kā izveidot un izmantot teksta moduļus programmā Outlook
Izveidojiet ātro daļu programmā Outlook - 5 būtiski soļi automatizācijai
Microsoft Outlook programmā varat ātri izveidot ātru komponentu:
-
Atveriet jaunu pastu, izmantojot cilni “Fails”. Nākamajā solī uzrakstiet konkrētu tekstu, kuru vēlaties saglabāt kā ātru daļu.
-
Programmā Microsoft Outlook atlasiet tekstu un nokopējiet to. Lai to izdarītu, varat izmantot taustiņu kombināciju Ctrl + C kā saīsni vai saīsni.
-
Nākamajā solī, kad teksts joprojām ir atzīmēts, dodieties uz cilni “Ievietot” un pārslēdzieties uz izvēlni “Teksts”.
-
Noklikšķinot uz "Ātrās detaļas", tiek atvērts jauns atlases logs, kurā varat "Saglabāt atlasi ātro detaļu katalogā".
-
Pēc noklikšķināšanas uz "Saglabāt atlasi ātro detaļu katalogā", tiek atvērts cits opciju logs. Šeit jums ir iespēja sniegt papildu informāciju par teksta moduli.
Cita starpā varat:
- Piešķiriet jēgpilnu teksta moduļa nosaukumu.
- Atlasiet kategoriju vai izveidojiet jaunu kategoriju, piemēram, “Piedāvājumi” vai “Līgums”.
- Ievietojiet aprakstu, lai informētu kolēģus par teksta moduļa saturu.
- Opcijās izvēlieties, kā teksts jāievieto kā ātrā daļa.
Noklikšķinot uz "Labi", jūs saglabājat ātro daļu un jebkurā laikā varat to ievietot jaunā pastā.
Ievietojiet e -pastā ātro daļu - tā tas darbojas
Jaunam e -pastam pievienotajai sastāvdaļai ir daudz priekšrocību. Teksta moduļu iekļaušana e-pastā ir laikietilpīga un efektīva. Turklāt izejošie ziņojumi ir līdzīgi pēc satura un formatējuma. Tas ir īpaši svarīgi profesionālajā vidē, veicot pieprasījumu vai piedāvājumu.
Jums ir divas iespējas, kā e -pastā iegult izveidoto teksta moduli:
1. alternatīva: ievietojiet teksta moduli, piemēram, automātisko tekstu
Ātrā daļa ar nosaukumu "1. teksta modulis" tiek automātiski parādīta kā iespēja ievietot, tiklīdz tekstā ievadāt ātrās daļas nosaukuma pirmās dažas rakstzīmes.
Virkne "Teksts" ir pietiekama, lai Outlook atrastu ātro daļu. Ātrā daļa tiek ievietota, noklikšķinot uz taustiņa Enter. Tas ietaupa daudz laika e-pasta ziņojumu izstrādē.
2. alternatīva: manuāli integrējiet ātro komponentu
Papildus automatizētajam variantam jūs varat arī manuāli integrēt ātro komponentu. Tas darbojas bez piepūles, atverot jaunu e -pastu un izmantojot kursoru, lai pārietu uz teksta punktu, kurā vēlaties ievietot tekstu.
Nākamajā solī cilnē "Ievietot" pārslēdzieties uz cilni "Ātrās detaļas". Noklikšķiniet uz izvēlnes vienuma, lai parādītu visas ātrās daļas, kuras var ievietot.
Pēc noklikšķināšanas uz vēlamās ātrās sastāvdaļas tas parādīsies jūsu e-pasta tekstā.
Organizējiet, rediģējiet un dzēsiet ātrās daļas
Laika gaitā kļūst neizbēgami, ka patstāvīgi izstrādātie ātrie bloki ir jāmaina vai jāsvītro. Teksta daļas, iekļautie skaitļi vai procenti var mainīties. Lai mainītu vai dzēstu teksta moduli, rīkojieties šādi:
-
Cilnē "Ievietot" dodieties uz izvēlnes vienumu "Ātrās detaļas".
-
Atveriet izvēlni "Ātrās detaļas" un noklikšķiniet uz moduļa, kuru vēlaties mainīt.Atveras jauna atlases izvēlne, kurā varat rediģēt teksta moduli.
-
Cita starpā jums ir iespēja rediģēt teksta moduļa rekvizītus. Jūs varat pielāgot bloka nosaukumu vai aprakstu. Sadaļā “Organizēt un dzēst” jūs nokļūstat “Moduļu organizators”, kurā varat rediģēt visus saglabātos teksta moduļus un, ja nepieciešams, tos izdzēst.
-
Noklikšķinot uz "Aizvērt", tiek saglabātas visas izmaiņas, kas veiktas jūsu personīgajos teksta moduļos. Teksta moduļu modificēšana ir iespējama tikai jaunākās Outlook versijās. Programmā Outlook 2007 vai 2010 nav oficiāla veida, kā pēc tam rediģēt ātrās daļas. Izmantojot triku, kurā saglabājat teksta moduli ar citu nosaukumu, jūs joprojām varat rediģēt un pielāgot.
Rezumējot, ātrās daļas un automātiskais teksts ietver būtiskas iespējas tekstu izveides daļējai automatizēšanai. Abu funkciju izmantošana ir ideāli piemērota lietišķām vēstulēm, kurās jāizmanto īpašs vai parasts sveiciens, piemēram, “Dārgais”. Personiskos sveicienus var saglabāt arī kā automātisku tekstu.
Līdzīgi ir ar ielūgumu, atkārtotiem vēlējumiem dzimšanas dienā vai jubilejā vai bieži uzdotiem jautājumiem. Saīsinājumus un formulējumus jebkurā laikā var veidot kā ātrus elementus. Šādā veidā parakstus var arī iegult, aizstājot faktisko parakstu. Burtiem un lietišķajiem burtiem, kas jāraksta burtiski, ir arī modulis.
Papildus Outlook ātro daļu funkcijai uzņēmumi un uzņēmēji izmanto produktivitātes rīku Text Expander from Smile. Izmantojot šo maksas lietotni, biznesa vēstules un e -pasta ziņojumus var tālāk profesionalizēt saistībā ar Autotext. Ar Text Expander jūs varat strādāt gan Windows, gan Mac.
Padoms:
Lai visu laiku saglabātu savu ātro pamatelementu pārskatu, ir saprātīgi un uz praksi orientēti tos sakārtot saprotamās kategorijās.
Secinājums
Ātro daļu izveide programmā Microsoft Outlook nav grūta. Jūs varat saglabāt jaunu bloku, veicot 5 vienkāršas darbības. Saprotamu kategoriju piešķiršana, skaidri moduļu nosaukumi un skaidrs apraksts ir svarīgi, lai e-pastos efektīvi iekļautu ātros moduļus. Šī procedūra atkārtotiem e -pastiem ietaupīs daudz laika koncepcijas laikā. Turklāt šī procedūra garantē, ka uz piedāvājumiem vai pieprasījumiem tiek atbildēts un nosūtīts līdzīgi.
