Tā vietā, lai atkal un atkal rakstītu tos pašus e-pastus, piemēram, atbildot uz klientu jautājumiem, varat saglabāt jau formulētus e-pastus kā veidnes un jebkurā laikā tos piezvanīt.
Neatkarīgi no tā, vai strādājat atbalsta nodaļā, klientu apkalpošanā, cilvēkresursu nodaļā, grāmatvedībā vai kā ārštata darbinieks: jums noteikti būs jāsūta e-pasta ziņojumi ar tādu pašu vai līdzīgu saturu un, iespējams, ar tiem pašiem pielikumiem atkal un atkal . Tās var būt atbildes uz klientu jautājumiem, pieteikumu noraidīšana, regulāri ziņojumi (katrs ar jauniem pielikumiem) vai uzaicinājumi uz sanāksmēm.
Šādos gadījumos Outlook piedāvā iespēju saglabāt gatavos (vai puspabeigtos) e-pastus kā veidnes un jebkurā laikā tos izgūt. Ja nepieciešams, varat rakstīt papildinājumus e-pastiem, pievienot failus vai tamlīdzīgi. Outlook veidņu funkcija ir piemērota arī tad, ja jūs glabājat plašāku informāciju tikšanās vai uzdevumu ierakstos vai sapulču pieprasījumos, kas bieži notiek pēc viena un tā paša parauga. Piezīmju veidnes var arī izveidot un izgūt.
Definējiet e -pasta veidnes
Jūs definējat e-pasta veidni šādi:
- Uzrakstiet un formatējiet e -pastu. Ja tas ir noderīgi, pievienojiet nepieciešamos failus. Izmantojot daudzas pasta veidnes, var būt praktiski uzreiz ievadīt pasta adresātus.
- Tiklīdz esat pabeidzis e-pastu, izsauciet komandu FILE >> SAVE as.
- Laukā FILE TYPE atlasiet OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Ievadiet nozīmīgu faila nosaukumu un noklikšķiniet uz SAGLABĀT.
- Tagad varat nosūtīt atvērto pastu vai to aizvērt.
Veidņu definēšanas procedūra dažādos Outlook moduļos ir vienāda. Tāpēc mēs tos aprakstām tikai šajā rakstā, izmantojot e-pasta veidnes.
Ja kā e-pasta redaktoru izmantojat Word, jūs nevarat saglabāt formatētus e-pastus kā veidnes programmā Outlook līdz 2003. gada versijai (ieskaitot). Ja Outlook ziņojumu logā izsaucat komandu FILE >> SAVE as, kā aprakstīts iepriekš, varat izvēlēties no dažādiem failu formātiem, bet ne OFT formātu (Outlook veidne).
Protams, formatēto ziņojuma tekstu var saglabāt Word failā un vēlāk izgūt. Word neieraksta tādus iestatījumus kā tēma, adresāts vai failu pielikumi, tāpēc jums šī informācija būs jāievada manuāli.
Tomēr neliels triks palīdz saglabāt e-pastus kā veidnes pat tad, ja kā pasta redaktoru izmantojat Word: uz laiku izslēdziet Word kā pasta redaktoru. Lai to izdarītu, programmā Outlook izsauciet komandu PAPILDUS >> OPCIJAS >> E-PASTA FORMĀTS un deaktivizējiet atbilstošo opciju sadaļā ZIŅOJUMA FORMĀTS.
Ja esat jau izveidojis un formatējis e-pastu, jūs joprojām nevarēsit to saglabāt kā Outlook veidni-Word deaktivizēšana stāsies spēkā tikai jauniem e-pastiem.
Tomēr jūsu jau paveiktais darbs nav bijis veltīgs:
- Vispirms saglabājiet pastu kā melnrakstu, nospiežot CTRL + S vai izmantojot komandu FILE >> SAVE.
- Ja vēl neesat to izdarījis, deaktivizējiet Word kā pasta redaktoru, kā norādīts iepriekš.
- Tagad atveriet saglabāto e -pastu mapē “Melnraksti” un pēc tam izsauciet komandu FILE >> SAVE as - “Outlook veidne (* .oft)” tagad ir pieejama kā saglabāšanas formāts.
- Kad esat definējis visas veidnes, atkārtoti aktivizējiet Word kā pasta redaktoru.
Ātra piekļuve veidnēm
Ja izmantojat Outlook veidnes, lai padarītu savu e-pasta saziņu efektīvāku, iespējams, jau esat sevi nokaitinājis par apgrūtinošo veidņu izsaukšanas veidu programmā Outlook.
Jūs varat piekļūt savām veidnēm daudz ērtāk, ja iesūtnē iestatāt atsevišķu mapi. Pēc tam vienkārši atveriet veidnes, veicot dubultklikšķi uz ieraksta, kuru vēlaties veidņu mapē.
Varat arī izveidot mapes attiecīgajām veidnēm citos Outlook moduļos. Veidņu mapi var iegūt šādi:
- Izmantojiet Fails >> Jauna >> Mape vai CTRL + SHIFT + E, lai izveidotu jaunu mapi iesūtnē vai personiskajā mapē. Lai mape būtu mapju saraksta augšdaļā, kā pirmo rakstzīmi ievadiet pasvītrojumu, piemēram, "PARAUGI".
- Atveriet jaunizveidoto mapi programmā Outlook.
- Programmā Windows Explorer atveriet mapi, kurā tiek saglabātas Outlook veidnes. Parasti šī ir mape "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Tagad sakārtojiet Explorer un Outlook logus tā, lai abus ekrānā varētu redzēt blakus.
- Pārlūkprogrammā atlasiet savas e-pasta veidnes un ar peles kreiso pogu nospiediet tās jaunajā grupā MANI PARAUGI.
Programmā Outlook 2007, atverot veidni, ir jāatbild uz drošības jautājumu no attēla, izmantojot opciju OPEN. Lai šis vaicājums netiktu parādīts katru reizi, kad no mapes tiek izsaukta veidne, deaktivizējiet opciju VIENMĒR APSTIPRINĀT PIRMS ŠA FAILA TIPA ATVĒRŠANAS. Tomēr esiet piesardzīgs, saņemot veidnes pa e -pastu, un atveriet veidnes tikai no labi zināmiem avotiem.
