Samaziniet Excel darbgrāmatu lielumu

Kā samazināt Excel failu faila lielumu un izdzēst nevajadzīgu saturu

Arvien lielāku datu nesēju un ātrāku savienojumu laikā failu izmēri vairs nespēlē tādu lomu kā pirms dažiem gadiem. Tomēr jums vajadzētu saglabāt savus Excel failus pēc iespējas mazākus. Tad tie tiek ne tikai saglabāti un nosūtīti ātrāk, bet arī darbojas ātrāk.

Ja ilgstoši rediģējat Excel tabulas un pievienojat tās atkal un atkal, tās ātri pieaug līdz tādam izmēram, kas var ievērojami ierobežot darbu ar tām.

Ir vairāki veidi, kā samazināt aprēķina faila lielumu. Šeit mēs piedāvājam vissvarīgākos. Pirms kaut ko darīt, izveidojiet darbgrāmatas dublējumu, lai nepazaudētu datus, ja kaut kas noiet greizi.

Padoms 1: noņemiet liekās šūnas

Būtībā faila lielumā tiek iekļautas tikai faktiski izmantotās šūnas. Ja, piemēram, esat izmantojis šūnu diapazonus pagaidu aprēķiniem, tie joprojām tiek uzskatīti par izmantotiem. Tas attiecas arī uz saturu, ja esat to izdzēsis.

Lai pārbaudītu, kuru apgabalu Excel uzskata par izmantotu, izmantojiet taustiņu kombināciju CTRL END. Pēc tam programma Excel pāriet uz izmantotā apgabala apakšējo labo stūri.

Ja apakšējais labais stūris atrodas tālu zem un / vai pa labi no faktiski izmantotajām šūnām, jums ir jāizdzēš liekās rindas vai kolonnas. Lai to izdarītu, atzīmējiet līnijas un noņemiet tās ar taustiņu kombināciju CTRL MINUS. Pēc tam atkārtojiet to kolonnām.

Atkārtojiet aprakstītās darbības visām darblapām attiecīgajā darbgrāmatā. Pēc dzēšanas aizveriet mapi, saglabājiet izmaiņas un atveriet tās vēlreiz. Izmantojiet CTRL END, lai pārbaudītu, vai dzēšana bija veiksmīga.

2. padoms: izdzēsiet nevajadzīgo formatējumu

Dažos sarakstos ir daudz tukšu rindu - vēl viens iemesls ārkārtējiem failu izmēriem. Tas var notikt īpaši pēc sarakstu importēšanas no citām programmām. Tas ir ne tikai kaitinoši, bet arī var izraisīt nepareizus rezultātus noteiktos novērtējumos. Ir vairākas metodes, kā no sarakstiem noņemt šādas tukšas rindas.

1. iespēja: dzēsiet tukšās rindas, izmantojot dialoglodziņu "Saturs"

Visās Excel versijās izmantojiet CTRL G, lai atvērtu dialoglodziņu GO TO.

Noklikšķiniet uz SATURA.

Pēc tam parādās cits dialoglodziņš. Iezīmējiet opciju BLANK.

Apstipriniet savu definīciju ar OK.

Pilnībā izdzēsiet tukšās šūnas

Visas tukšās šūnas tagad ir atzīmētas. Tagad varat bez problēmām pilnībā izdzēst šīs šūnas, lai noņemtu nevajadzīgu formatējumu vai citas lietas. Izpildiet šīs darbības:

Programmā Excel 2007 vai jaunākā versijā aktivizējiet cilni SĀKT un noklikšķiniet uz rediģēšanas grupas uz Dzēst un pēc tam uz Dzēst VISU.

Ja izmantojat versijas līdz Excel 2003 (ieskaitot), izsauciet komandu DELETE izvēlnē EDIT un komandu ALL visu sazarošanās izvēlnē.

Pēc dzēšanas aizveriet mapi, saglabājiet izmaiņas un atveriet tās vēlreiz.

Instrukcijas video: izdzēsiet nevajadzīgo formatējumu programmā Excel

2. iespēja: izdzēsiet tukšās šūnas, izmantojot Excel filtru

1. Vispirms atlasiet visu sava saraksta datu apgabalu, ieskaitot kolonnu virsrakstus.

2. Izsauciet komandu DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel līdz 2003. gada versijai) vai DATA - FILTER (Excel no 2007. gada versijas).

3. Pēc tam jūsu saraksta pirmajā rindā tiks parādītas nelielas filtra opciju saraksta bultiņas.

   

4. Tātad Excel filtrē sarakstu. Noklikšķiniet ar peli uz tās kolonnas saraksta bultiņas, kurā vēlaties meklēt tukšas šūnas.

5. Tagad varat atlasīt ierakstu (EMPTY), izmantojot filtra kritērijus. Programmā Excel 2003 jūs to atradīsit kā atsevišķu filtra punktu. Programmai Excel 2007 un 2010 ierakstu (EMPTY) atradīsit sadaļā SELECT ALL.

6. Noklikšķiniet uz Labi.

Ja nepieciešams, atkārtojiet to citās slejās, līdz var redzēt tikai tukšos datu ierakstus (un atbilstošos numurus palīgkolonnā).

Tagad iezīmējiet šos ierakstus un nospiediet taustiņu DELETE, lai tos izdzēstu. Veiciet atzīmi šūnās pats un neatzīmējiet, izmantojot rindu numurus koordinātu kolonnā.

Pēc tam varat izmantot (ALL) opciju AutoFilter sarakstā, lai parādītu visu sarakstu ar tukšām rindām. Pēc dzēšanas atjaunojiet ierakstu sākotnējo secību, kārtojot sarakstu vēlreiz pēc palīgkolonnas numuriem.

Ja jūs traucējat ieslēgtajiem filtriem, varat tos atkal izslēgt, izmantojot DATA - FILTER - AUTOFILTER.

3. padoms: makro importēšana un eksportēšana

Trešais lielo tabulu iemesls var būt tajos esošie makro. Jums vajadzētu noņemt nevajadzīgos, eksportēt visus pārējos un pēc tam tos vēlreiz importēt. Lai to izdarītu, rīkojieties šādi:

Zvaniet Visual Basic redaktoram, izmantojot taustiņu kombināciju ALT F11. Tur jūs atradīsit Project Explorer, kuru varat redzēt attēlā.

Noklikšķiniet uz makro moduļiem vienu pēc otra ar peles labo pogu un atlasiet komandu REMOVE. Apstipriniet eksporta vaicājumu ar OK.

Kad visi makro ir noņemti un eksportēti, atgriezieties programmā Excel, aizveriet failu, saglabājiet izmaiņas un atveriet to vēlreiz.

Pēc tam vēlreiz izsauciet Visual Basic redaktoru, izmantojot ALT F11. Project Explorer atlasiet pašreizējās mapes projektu. Izvēlnē FILE izsauciet komandu IMPORT FILE un vienu pēc otra importējiet visus nepieciešamos makro.

4. padoms: samaziniet rakurstabulu faila lielumu

Pivot tabula var ievērojami palielināt faila lielumu. Tas ir tāpēc, ka avota dati, uz kuriem balstīta rakurstabula, tiek kopēti arī atsevišķā slēptā atmiņā, tā sauktajā “pivot kešatmiņā”. Galu galā rakurstabula piekļūst šai rakurskešatmiņai, nevis faktiskajiem avota datiem.

Tāpēc jums vienmēr ir jānoklikšķina uz pogas "Atsvaidzināt", lai atsvaidzinātu rakurstabulu, ja kaut kas ir mainījies avota datos. Tā kā tas ir vienīgais veids, kā atjaunināt šarnīra kešatmiņu. Praksē varat to izmantot, lai samazinātu rakurstabulu faila lielumu.

Samaziniet rakurstabulu faila lielumu

Šarnīra tabulās ir iestatījums, kas notīra rakursu kešatmiņu, kad fails tiek saglabāts. Pivot tabula pati tiek saglabāta.

Ar peles labo pogu noklikšķiniet rakurstabulā un konteksta izvēlnē atlasiet ierakstu "Pivot Table Options".

Atveriet cilni “Dati” un noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas “Saglabāt avota datus ar failu”. Lai to izdarītu, atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus “Atjaunināt, atverot failu.

Tagad, kad fails tiek saglabāts, šarnīra kešatmiņa tiek izdzēsta - faktiskā datu tabula, protams, tiek saglabāta.

Faila izmērs ir ievērojami samazināts un gandrīz atkal sasniedz faila lielumu bez rakurstabulas.

Padoms 5: samaziniet vai izdzēsiet grafikas un attēlus

Fona attēli, logotipi vai ievietoti attēli bieži nav nepieciešami un aizņem daudz vietas. Tāpēc neiekļaujiet tabulā fona attēlus. Iekļaujiet uzņēmuma logotipu tikai vienā pusē. Neievietojiet attēlus to sākotnējā izmērā, bet drīzāk samaziniet. Excel piedāvā šādu funkciju: noklikšķiniet uz attēla. Grupas “Pielāgot” izvēlnes vienumā “Formatēt” ir funkcija “Saspiest attēlus”. Būtībā, samazinot un dzēšot grafiku, uzmanieties, lai nenoņemtu vajadzīgo grafiku.

6. padoms: noņemiet nevajadzīgās formulas

Daudzas sarežģītas formulas ietekmē arī Excel faila lielumu. Tāpēc mēģiniet no Excel darbgrāmatas noņemt nevēlamās formulas. Ir gadījumi, kad jums ir datu kopa un jums nav vajadzīgas tajā ietvertās formulas, labāk šīs formulas aizstāt ar vērtībām. Lai to izdarītu, izpildiet tālāk sniegtos norādījumus.

1. Atveriet Excel failu un nospiediet Ctrl + A, lai atlasītu visu darblapu / datu kopu. Pēc tam nospiediet taustiņu F5.

2. Atveriet opciju Pāriet uz un noklikšķiniet uz “Īpašs”.

3. Atlasiet formulas un noklikšķiniet uz Labi, tagad esat atlasījis visas šūnas, kurām ir formula.

4. Pēc tam konvertējiet atlasītās formulas par vērtībām: nospiediet taustiņu kombināciju Ctrl + C, lai kopētu atlasītās šūnas.

5. Pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Sākums un starpliktuves grupā noklikšķiniet uz Ielīmēt.

6. Pēc tam noklikšķiniet uz ikonas Ievietot vērtību. Visas šūnas ar formulām tagad tiek pārveidotas par vērtībām.

7. padoms: konvertējiet faila tipu uz bināro formātu (XLSB)

Plašiem aprēķiniem ieteicams saglabāt .xlsb formātā. Tādējādi fails tiek saglabāts binārā. Tas būs ievērojami mazāks, un piekļuve būs ātrāka. Parasti tas neradīs jums nekādu trūkumu. Iekšējai programmēšanai un īpašām lietojumprogrammām ieteicams veikt detalizētu pārbaudi.

FAQ: Samaziniet Excel darbgrāmatu faila lielumu

1. Kāpēc mans Excel fails ir tik liels?

Būtībā darblapai ar vairāk nekā 100 000 rindām un daudzām kolonnām ir nepieciešams daudz atmiņas. Jo vairāk datu un grafikas ievietojat savā Excel izklājlapā, jo lielāks un lēnāks fails laika gaitā kļūs. Tāpēc pārbaudiet, vai nevar nedaudz samazināt ievietoto attēlu pikseļu skaitu vai tiešām tie ir nepieciešami. Pivot tabulas un nepareiza formatēšana var arī palielināt faila lielumu.

2. Kā es varu samazināt savu grafiku izmēru programmā Excel?

Atzīmējiet tabulā ievietoto grafiku ar peles klikšķa palīdzību, lai programmā Excel 2010 un Excel 2007 izvēlnes joslā tiktu parādīta cilne "Attēlu rīki". Izmantojot programmu Excel 2003, tā vietā tiek parādīta rīkjosla "Grafika". Tagad noklikšķiniet uz ikonas “Saspiest attēlus”.

3. Kā es varu saspiest savu Excel failu?

Jūs varat viegli saspiest Excel failu, izmantojot opciju “Zip fails”. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Excel faila, kuru vēlaties saspiest. Tagad noklikšķiniet uz opcijas Sūtīt uz un pēc tam atlasiet opciju “Saspiesta mape”.