Dublēšana programmā Outlook - profesionāli dublējiet datu failus un mapes

Praktiski padomi un vispārīga informācija par datu dublēšanu

Microsoft Outlook lietotāji laika gaitā sūta, arhivē un pārsūta milzīgu datu apjomu. Turklāt tiek apkopoti kalendāra ieraksti, personiskie uzdevumi, faili, kas tiek nosūtīti kā pielikumi, un personas dati no adrešu grāmatas.

Ikviens, kurš ir pazaudējis papīra piezīmju grāmatiņu vai analogo kalendāru, var saprast, cik svarīgas ir adreses, tālruņa numuri vai ziņas. Ar zaudējumiem ir grūti tikt galā. Tas pats attiecas uz digitālo versiju un uz Microsoft Outlook saglabātajiem datiem. Ja sistēmas avārijas, vīrusa vai cita notikuma dēļ dators tiek restartēts, tas var būt sāpīgi. It īpaši, ja svarīgi dati, uzdevumi, adreses un cita informācija nav dublēta un tiek pazaudēta.

Šāds scenārijs ir jānovērš par katru cenu. Šī iemesla dēļ Outlook lietotājiem ir ļoti svarīgi regulāri dublēt savus personas datus. Ir arī noderīgi zināt datu failu atrašanās vietu. Lietotājiem vajadzētu būt virspusējai izpratnei par to, kā un kur Outlook saglabā adreses, tikšanās un uzdevumus. Šī izpratne un sistemātiska datu dublēšana garantē, ka visi būtiskie Outlook dati tiek dublēti un joprojām ir pieejami sistēmas problēmu gadījumā.

Padomi video - Outlook: kā dublēt Outlook un dublēt e -pastus

Praktisks padoms: Ja vēlaties saglabāt tikai dažus svarīgus e-pasta ziņojumus un nevēlaties veikt pilnīgu dublēšanu, arhivēšana kā PDF ziņojums ir ideāla. Bezmaksas programmatūra PDF Creator palīdz e-pastus saglabāt failā, līdzīgi kā drukāšanas procesā. PDF failu var bez problēmām lasīt ar dažādām programmām un gala ierīcēm, ko nevar teikt par paša Outlook MSG formātu. Tajā pašā laikā ir iespējams alternatīvi saglabāt svarīgas vēstules mapē zem Windows MSG formātā.

Vēl viena alternatīva saglabāšanai MSG vai PDF formātā var būt saglabāšana teksta failā. Outlook piedāvā lietotājam draudzīgu iespēju arhivēt vairākus e-pastus vienā TXT failā. Tādā veidā jūs varat saglabāt saistītos ziņojumus mērķtiecīgi un kopā.

Kā Microsoft Outlook saglabā jūsu datus Lai varētu nekavējoties rīkoties sistēmas problēmu vai vīrusu uzbrukuma gadījumā, ir svarīgi zināt fonu un iestatījumu iespējas un zināt, kā programma Outlook saglabā jūsu datus. Būtībā Outlook arhivē jūsu datus failos ar diviem dažādiem failu paplašinājumiem:

1. Outlook bezsaistes faili (OST fails).
2. Personīgā veikala faili (PST fails).

Outlook bezsaistes faili

Outlook bezsaistes failus sistēma izmanto, lai:

• IMAP konti,
• Microsoft 365 konti,
• Apmainīt arī kontus
• Outlook.com konti

izveidots. Visiem minētajiem e-pasta kontiem ir raksturīga decentralizēta, servera atbalstīta krātuve. Šai uzglabāšanas metodei ir daudz priekšrocību. Papildus ātrai piekļuvei no dažādām gala ierīcēm jūsu dati tiek saglabāti aizsargātos serveros un aizsargāti pret vīrusiem vai ļaunprātīgu programmatūru.

Papildus sākotnējiem failiem serverī Outlook izveido bezsaistes datu failus, kas tiek saīsināti ar faila paplašinājumu "OST". Tās ir nepārtraukti sinhronizētas kopijas, kuras tiek aizstātas, tiklīdz pastkaste ir savienota ar internetu. Bez piekļuves internetam lietotāji var turpināt darbu, izmantojot OST failus, jo visi attiecīgie dati un informācija tiek kopēti cietajā diskā. Ja ir izveidots savienojums ar internetu, visas izmaiņas, piemēram, pa to laiku izveidotās e-pasta ziņas, tiek apstrādātas. OST fails tiek automātiski atjaunināts. Ja OST fails tiek izdzēsts manuāli, programma Outlook izveidos jaunu. Tas notiek, tiklīdz dators un serveris ir atkārtoti savienoti.

Nejauši izdzēstus datus Exchange serverī var arī viegli atkārtoti aktivizēt. Priekšnosacījums tam ir tāds, ka administrators ir izveidojis izdzēsto objektu saglabāšanas politiku. Šī ir viena no daudzajām Exchange serveru priekšrocībām un iemesls, kāpēc daudzi uzņēmumi izmanto šāda veida e -pasta saziņu.

Personīgā veikala faili

Atšķirībā no Outlook bezsaistes failiem, personīgā veikala faili datorā tiek glabāti tikai centralizēti. Tos var raksturot kā būtisku ziņu, uzdevumu, iestatījumu un kontaktpersonu datu arhīvu. Visi ziņojumi un Outlook vienumi Outlook datu failā (.pst) ir pieejami tikai datorā, kurā fails tiek saglabāts.

Papildus datiem PST failos tiek saglabāta arī konkrētā mapju struktūra. Outlook ir iespējams izveidot dažādus PST failus sistēmas pusē. Tas cita starpā tiek darīts pēc lietotāja komandas, lai nošķirtu privātus vai biznesa e-pastus. Ja PST failu kopijas netiek regulāri saglabātas, arhivētas dublējumkopijās vai manuāli dublētas, visi dati var tikt neatgriezeniski zaudēti datora avārijas vai cietā diska kļūmes gadījumā. Tā kā avārijas un vīrusu uzbrukumi notiek bez brīdinājuma, ir svarīgi rīkoties aktīvi.

Personiskie veikala faili galvenokārt tiek veidoti POP kontiem. Līdz Outlook 2013 versijai visa informācija no IMAP kontiem tika dublēta arī PST failos. Vecāku Outlook versiju lietotāji ziņoja, jo īpaši ar IMAP kontiem, ka e-pasta ziņojumi neizskaidrojami pazuda pēc gandrīz 3 mēnešiem. Problēmu var atrisināt, pielāgojot iestatījumus.

Svarīgi! Vecāku Outlook versiju lietotājiem vai cilvēkiem, kuri strādā ar POP3 e-pasta kontiem, vienmēr jāpārliecinās, ka viņi turpina dublēt savus PST failus, lai izvairītos no datu zuduma.

Iekšējās informācijas padoms: Izmantojot atsevišķus iestatījumus, vienlaikus varat piekļūt e-pasta ziņojumiem no POP3 servera divos dažādos datoros. Šajā gadījumā jums ir jāmaina noteikumi pastkastes konta iestatījumos. Pēc tam katrā datorā tiek izveidots PST fails ar līdzvērtīgiem datiem.

Informācija: Tā sauktais standarta PST fails ir būtisks Outlook lietotājiem. Principā tajā tiek pārvaldīta visa iesūtne un iesūtne, kā arī visas tikšanās un kontaktpersonas. Šī iemesla dēļ standarta PST failu nedrīkst izdzēst. Tā kā PST faili satur sensitīvus personas datus, tos pēc izvēles varat aizsargāt ar paroli. Šī procedūra ir īpaši svarīga, ja vairāki uzņēmuma darbinieki koplieto datoru un viņiem nav atļauts piekļūt personīgajiem e-pastiem.

Kā atrast Outlook datu failu atrašanās vietu

Outlook datu failu manuāla dublēšana ir arhivēšanas iespēja. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešama piekļuve datu failu atrašanās vietai. Datu failu atrašanās vietu programmā Outlook varat atrast šādi:

1. Dodieties uz konta iestatījumiem, izmantojot Outlook izvēlnes ierakstu "Fails".

   

2. Noklikšķiniet uz apakšpozīcijas “Importēt / eksportēt”. Jūs sākat Outlook importēšanas un eksportēšanas vedni.

   

3. Jūs varat piekļūt visiem datorā saglabātajiem datu failiem, izmantojot Windows Explorer. Varat to manuāli iekļaut dublējumkopijā vai saglabāt kopiju uz nūjas vai cita cietā diska.

Šādā veidā varat izveidot savu datu dublējumkopiju, izmantojot Microsoft Outlook

Datu failu manuāla dublēšana var būt lietderīga un darbojas, ja nepārtraukti dublējat datus, dokumentus un iestatījumus, izmantojot profesionālu dublēšanas programmatūru. Elegantāks un drošāks OST vai PST failu dublēšanas veids ir datu dublēšana, izmantojot eksportēšanas vedni, tieši no Outlook.

Izmantojot eksportēšanas vedni, jūsu e-pasta ziņojumi, kalendāra ieraksti un kontakti tiek kopēti jaunā PST failā un dublēti. Lai programmā Outlook palaistu eksportēšanas vedni, rīkojieties šādi:

1. Pārvietojieties programmā Outlook sadaļā Fails uz 2. izvēlnes vienumu “Atvērt un eksportēt”. Šī komanda atver jaunu logu ar vairākām iespējām.

   

2. Noklikšķiniet uz apakšpozīcijas “Importēt / eksportēt”. Jūs sākat Outlook importēšanas un eksportēšanas vedni.

3. Atvērtajā logā atlasiet "Eksportēt failā", lai dublētu programmā Outlook saglabātos datus.

   

4. Nākamais solis ir izvēlēties, vai saglabāt datus ar komatu atdalītā CSV failā vai Outlook datu failā. Šeit vienmēr atlasiet Outlook datu failu, jo datu zuduma gadījumā šo formātu varat importēt programmā Outlook, kas atbilst oriģinālam.

   

5. Nākamajā logā jums ir iespēja izvēlēties pastkasti, kuru vēlaties arhivēt. Šeit ir svarīgi, lai PST failā varētu saglabāt tikai vienu e-pasta iesūtni ar visiem tajā esošajiem datiem. Ja programmā Outlook pārvaldāt vairākas e-pasta pastkastes, katras pastkastes eksportēšanas process ir jāatkārto.

6. Nākamajā logā noklikšķiniet uz "Pārlūkot", lai norādītu Outlook datu faila glabāšanas vietu. Jūs varat izvēlēties jebkuru direktoriju un izvēlēties eksporta faila nosaukumu ar beigu PST. Ja iepriekš esat veicis datu dublēšanu programmā Outlook, pēc noklusējuma tiks parādīts iepriekš izmantotais faila nosaukums. Ja tas ir parasts datu dublējums, izslēdziet dublikātu eksportēšanu. Šādā gadījumā notiekošajā datu faila rezerves kopijā vienmēr ir visjaunākie dati.

   

7. Izmantojot pogu "Pabeigt", jūsu Outlook datu fails tiek saglabāts kā rezerves kopija. Datu failu var kopēt no uzglabāšanas vietas un īslaicīgi uzglabāt, piemēram, mākoņa krātuvē, piemēram, OneDrive.

Padoms: Parasti aktivizējiet izvēles rūtiņu "Iekļaujiet apakšmapes“Lai visi e-pasta konta elementi no visām apakšmapēm tiktu arhivēti. Zem izvēlnes vienuma "filtrs“Jums ir iespēja detalizēti noteikt, kuri ziņojumi vai atsevišķi elementi ir arhivējami. Parasti normālai datu dublēšanai filtra funkcija nav nepieciešama.

Praktisks padoms: Vai nevēlaties arhivēt visu pastkasti, bet tikai svarīgu projekta mapi? Šādā gadījumā atzīmējiet mapi vai mapes, kuras vēlaties dublēt, nevis dublējiet visu pastkasti.

Informācija: Vai zinājāt, ka varat arī eksportēt savus Outlook adresātu sarakstus uz Excel? Lasiet šeit, kā tas darbojas.

Ir lietderīgi regulāri dublēt e-pasta iesūtni, ja nestrādājat ar IMAP vai Exchange kontu. Dublējuma failu pēc tam var viegli importēt sistēmā, izmantojot Outlook importēšanas vedni. Tas darbojas arī, pārejot no Outlook Express uz Outlook.

Praktisks padoms: Ievadiet regulāru kalendāra ierakstu programmā Outlook, piemēram, katru mēnesi, lai eksportētu pastkasti ar visiem datiem. Pateicoties Outlook atgādinājuma funkcijai, jūs nepalaidīsit garām arhivēšanu, un jums parasti būs rezerves kopijas, kas ir tikpat labas kā jaunas.

Rezumējot, nav grūti izmantot Outlook eksportēšanas funkciju. Ar to var profesionāli dublēt POP3 e-pasta kontus un izveidot Outlook PST failu rezerves kopijas. IMAP un Exchange pastkastes datus var arī arhivēt. Tiem nav obligāti jābūt dublētiem, jo visi sākotnējie dati atrodas pakalpojumu sniedzēja serverī. Tas nozīmē, ka datu zuduma gadījumā tos var bez problēmām atkal importēt.

Kā manuāli saglabāt parakstus

Jūs varat manuāli dublēt personīgi izveidotos parakstus, atverot to glabāšanas vietu. To var viegli izdarīt, izmantojot šādas Windows komandas:

1. Vienlaicīgi nospiediet tastatūras taustiņus [Windows] un [R]. Dialoglodziņš "Izpildīt“, Kas DOS bija pazīstams kā komandu uzvedne.

2. Komandu uzvednē ievadiet šādu komandu: "% APPDATA% \ Microsoft \ Paraksti“(Bez pēdiņām).

3. Windows mape "Paraksti", Kurā tiek arhivēti visi jūsu saglabātie paraksti. Parakstus atradīsit gan RTF formātā, gan arī HTM un TXT formātos. Jūs varat ērti kopēt parakstus no uzglabāšanas vietas, pārsūtīt tos uz citu datoru vai īslaicīgi saglabāt mākoņa krātuvē.

Automātiska arhivēšana programmā Outlook

Daudzus gadus Microsoft Outlook ir bijusi iespēja automātiski arhivēt e-pastus, pamatojoties uz iepriekš noteiktu grafiku. Automātiskā arhivēšana ir īpaši noderīga, lai pastkastīte būtu tīra un samazinātu pastkastes izmēru.

Iestatiet automātiskās arhivēšanas parametrus šādi:

1. Dodieties uz Fails / Opcijas.

2. Tiek atvērts atlases logs "Windows opcijas". Windows opcijās varat noklikšķināt, lai veiktu izmaiņas dizainā un funkcijās, pielāgotu izvēlnes lenti vai atlasītu valodas opcijas. Automātiskās arhivēšanas iestatījumu iespējas ir atrodamas loga vidū zem opcijas "Papildu".

   

3. Noklikšķiniet uz “Automātiskās arhivēšanas iestatījumi”, lai norādītu, kuri ziņojumi ir automātiski arhivējami un kādos laika periodos.

   

Pēc tam visus arhivētos ziņojumus var atrast arhīva mapēs un atkārtoti aktivizēt. Ir iespējams atvērt un piekļūt vecākiem failiem un ziņojumiem no arhīva tikai ar dažiem klikšķiem. Šim nolūkam, no vienas puses, varat izmantot automātisko arhivēšanu programmā Outlook - vai arī varat manuāli dublēt savus datus.

Secinājums par Outlook dublējumu un tā atbilstību katram lietotājam

Ir svarīgi regulāri dublēt personiskos Outlook datus un visas apakšmapes. E-pastus, kalendāra ierakstus, kontaktus ar rokraksta piezīmēm un citu informāciju var visvieglāk arhivēt, izmantojot Outlook eksportēšanas vedni. Varat arī manuāli kopēt esošos PST vai OST failus. Lai to izdarītu, lietotājiem ir nepieciešama precīza datu faila atrašanās vieta programmā Outlook.

Ar vedņa palīdzību katram arhivēšanas procesam var saglabāt vienu kontu. Ja izmantojat vairākus kontus, process ir jāatkārto. Pirms datu dublēšanas programmā Outlook ir svarīgi saprast, kā Outlook glabā datus. Datu rezerves kopija ir īpaši svarīga POP3 e-pasta kontiem, kur visi dati tiek centralizēti glabāti lokālajā datorā. Pretējā gadījumā visi faili, kontakti, iestatījumi un informācija var tikt neatgriezeniski izdzēsti vīrusa uzbrukuma gadījumā. Izveidojot dublikātus, jūs garantējat, ka jebkurā laikā varēsit atgūt datus.

Microsoft Exchange kontu, IMAP kontu lietotāji un lietotāji, kuri izmanto programmu Outlook 2013 vai jaunāku versiju, gūst labumu no savu datu ārējās glabāšanas e-pasta pakalpojumu sniedzēja serveros. Tas nozīmē, ka šajos kontos saglabātie dati joprojām būs pieejami pēc datora problēmas. Outlook dublējums nav būtisks šo kontu lietotājiem. Neskatoties uz nepieciešamības trūkumu, tas var būt noderīgi, ja drošības apsvērumu dēļ vēlaties saglabāt datu rezerves kopijas uz nūjas vai ārējā cietā diska.

Jautājumi un atbildes par Outlook dublēšanu

Ko darīt, ja PST faili ir bojāti un nav lasāmi?

Vai jums ir nopietnas problēmas ar programmu Outlook un PST fails ir nopietni bojāts un zaudēti dati? Šāda situācija ir problemātiska, jo kontaktinformācija vai e -pasta ziņojumi ar svarīgu informāciju daudzos gadījumos tiek neatgriezeniski zaudēti. Šādā gadījumā papildus proaktīvai jūsu datu dublēšanai var palīdzēt bezmaksas bezmaksas programmatūra, kas var labot bojātos PST failus.

Vai ir iespējams pārvietot PST failus uz citu disku un tos izmantot?

Vai jums ir problēma, ka cietajā diskā nav pietiekami daudz vietas Windows, neskatoties uz notiekošo arhivēšanu un dublēšanu? Nepieciešams pārvietot Outlook PST failus uz citu disku vietas trūkuma dēļ? Tad jūs atbalstīs labi pārdomāts piecu punktu plāns no Outlook 2013 vai instrukcijas Outlook Express lietotājiem. Abi raksti iemācīs, kā viegli pārvietot PST failus uz citu disku.

Kā es varu atkārtoti aktivizēt svarīgus pielikumus sistēmā Windows pēc to dzēšanas?

Daudzos gadījumos e -pasta ziņojums ir mazāk atbilstošs nekā tā pielikums. Lai gan pasts tikai apstiprina nosūtīšanu, pievienotais PDF vai Excel fails ir ārkārtīgi svarīgs. Ja e -pasts tika izdzēsts, arī pielikumu nevar atrast. Operētājsistēmā Windows izdzēsto pielikumu var atkārtoti aktivizēt ar triku, meklējot pagaidu interneta failus.