Microsoft Outlook izmantošana: padomi un iestatījumi

Izmantojot šīs rokasgrāmatas, jūs kļūsit par Outlook pro

Outlook iegāde kā daļa no Office pakotnes vai kā viena versija ir pirmais solis, lai profesionāli sazinātos pa e-pastu, izveidotu uzdevumus vai pārvaldītu tikšanās. Zināt, kā pareizi un intuitīvi izmantot programmu Outlook, ir svarīgāk par sākotnējo instalēšanu.

Outlook iespējas ir dažādas un ļauj lietotājiem sazināties profesionāli. Microsoft PowerPoint, Excel vai Word integrācija rada ievērojamu pievienoto vērtību Microsoft Office lietotājiem. Turklāt ir svarīgas funkcijas, kas ļauj lietotājiem ātri, efektīvi un ar augstu kompetences līmeni sazināties ar Microsoft Outlook. Lai varētu profesionāli izmantot programmu Outlook, ir lietderīgi iepazīties ar rakstiskiem norādījumiem un digitalizētām rokasgrāmatām, kas izskaidro Outlook pamatus un iekšējās funkcijas.

Video apmācība programmā Outlook: kā maksimāli izmantot Outlook

Atrodiet un kārtojiet ziņojumus, tikšanās un vienumus

Microsoft Outlook būtībā lietotājiem atvieglo programmatūras lietošanu. Papildus pašsaprotamajai izvēlnes struktūrai lietotāji atradīs programmā integrētas instrukcijas un skaidru palīdzības funkciju, ko var izvēlēties, izmantojot atsevišķu izvēlnes vienumu. To var izsaukt jebkurā laikā, izmantojot izvēlnes lentes izvēlnes vienumu “Palīdzība”.

Neskatoties uz šīm lietotājam draudzīgajām struktūrām, dažas funkcijas ir slēptas, jauniem lietotājiem nezināmas vai no pirmā acu uzmetiena nav atzīstamas par būtiskām.

Papildus palīdzības lapai, apmācības kursiem un apmācībām būtiska palīdzība ir programmā Outlook integrētā meklēšanas funkcija, kuru vienmēr varat atrast kā fiksētu lauku virs izvēlņu joslas:

Meklēšana programmā Outlook ir ērta un ļauj lietotājiem iestatīt individuālus meklēšanas parametrus. Ir iespējams, piemēram, meklēt konkrētus vienumus, meklēt vairākās mapēs, meklēt arhīva mapēs vai vienlaikus skenēt e-pasta parakstu, lai meklētu meklēšanas vienumus, vai parādīt izvērstās meklēšanas iespējas.

Lai gan izvērsto meklēšanu pašreizējā Outlook versijā var atrast labi redzamajā augšējā izvēlnes apgabalā, tā, piemēram, bija paslēpta iepriekšējās versijās. Ja nezinājāt taustiņu kombināciju CTRL + SHIFT + F, bija grūti kontrolēt izvērsto meklēšanu. Jūs varat viegli pielāgot tūlītējo meklēšanu programmā Outlook 2010 un visas nākamās versijas savām personīgajām prasībām.

Svarīgs padoms Outlook 2007 un 2010 lietotājiem

Vai nevarat atrast svarīgus e -pastus, lai gan meklēšanas funkcija ir ieslēgta? Šajā gadījumā ir nepieciešams atsākt Outlook indeksēšanu. Tas jo īpaši attiecas uz Outlook 2007. un 2010. gada versijām, jo abas programmas meklēšanai izmanto Windows meklēšanas indeksu. Ja šis meklēšanas rādītājs ir bojāts, meklēšana vairs nedarbosies pareizi. Pēc atkārtotas indeksēšanas jūsu sistēma atradīs visus e-pasta ziņojumus kā parasti.

Lietotājiem arī jābūt ļoti uzmanīgiem, dzēšot vienumus tieši no Outlook meklēšanas mapes. Tā kā meklēšanas mapes ir tikai virtuālas mapes, kas ir saistītas ar fiziskajām mapēm, katra dzēšana meklēšanas mapē izraisa “reālu” dzēšanu. Tādā veidā jūs apzināti dzēšat elementus no Outlook.

Outlook šķirošanas funkcijas izmantošana - padomi un ieteikumi

Ikviens Outlook lietotājs to zina: ja aizmirstat turpināt lasīt un kārtot ienākošos ziņojumus programmā Outlook, jūs ātri zaudējat lietas. Lai stātos pretī šim izaicinājumam, pirmām kārtām jāzina un jāizmanto šķirošanas iespējas programmā Outlook. Piemēram, iesūtnē varat definēt makro un kārtulas, lai pareizi kārtotu un kārtotu ienākošos biļetenus.

Funkcija saglabāt nosūtītos ziņojumus īpašā klientu mapē, nevis parasti mapē “Nosūtītie vienumi”, ir aizraujoša un īpaši noderīga profesionālā vidē. Automātiskās šķirošanas funkcija ietaupa laiku un mapē skaidri parāda visus klientam nosūtītos ziņojumus. Adrešu grāmatā ir arī iespēja kārtot pēc uzvārda vai citiem jums svarīgiem kritērijiem.

Ikviens, kurš ar Microsoft Outlook pārvalda vairākus e-pasta kontus, novērtē iespēju kārtot programmā Outlook saņemtos e-pastus atbilstoši kontam, uz kuru tika nosūtīts e-pasts. Šī noderīgā funkcija tika ieviesta programmā Outlook 2003, un tā palīdz skaidrāk parādīt ienākošos ziņojumus. Ir iespējams arī parādīt visus sūtītāja ziņojumus.

Saistīto e-pasta ziņojumu parādīšanas funkcija, kas sakārtota diskusiju kokā, ir ārkārtīgi praktiska. Šāda veida vienošanās sniedz pārskatu par visiem ziņojumiem un to saturu, īpaši ilgiem projektiem ar lielu e -pasta ziņojumu skaitu.

Rezumējot, kārtošanas funkcija programmā Outlook pabeidz daudzas programmatūras priekšrocības. Kārtojot un izmantojot plašas un loģiski strukturētas meklēšanas funkcijas, jūs kā lietotājs saglabājat pārskatu. Jūsu e -pasti, uzdevumi, vienumi un tikšanās, kā arī iesūtne tiek kārtoti visu laiku.

Kā lietot Outlook - sūtiet e -pastus profesionāli

E-pasta sūtīšana un saņemšana ir daļa no ikdienas rutīnas lielākajai daļai Outlook lietotāju. Interesanti ir arī tas, ka varat elastīgi pielāgot skatus programmā Outlook. Piemēram, ir iespējams parādīt tikai nelasītos ziņojumus, lai nepalaistu garām nevienu jaunu e -pastu jebkurā laikā. Tas darbojas ar vienu vai vairākiem e -pasta kontiem. Nav svarīgi, vai savā Outlook izmantojat vairākus dažādus kontu veidus un dažādas pastkastes, piemēram, IMAP un Exchange.

Tajā pašā solī jums ir arī iespēja atzīmēt savus ziņojumus dažādās krāsās turpmākai darbībai. Marķējumus ar dažādu krāsu karodziņiem jebkurā laikā var atzīmēt ar atzīmi "darīts". Tādā veidā jūs varat vizuāli uzreiz redzēt, kuri ziņojumi vēl ir jāapstrādā turpmākai darbībai.

Prasmīgi pārvaldiet izlasītos un nelasītos e -pastus

Ir arī praktiski veikt īpašus iestatījumus un, piemēram, parādīt tikai pēdējo 7 dienu ziņojumus vai galvenokārt e -pastus ar pielikumiem. Ja arī vēlaties uzzināt, cik ziņojumu ir mapē, varat to parādīt, veicot dažus pielāgojumus Outlook iestatījumos.

Svarīgu, nosūtītu e-pasta ziņojumu kopijas var ievietot arī jebkurā mapē. Kad esat izlasījis savus jaunos e-pastus, varat atzīmēt vairākus ziņojumus vai visas mapes un parādīt tos kā izlasītus vai nelasītus pilnībā. Tikpat viegli varat atjaunot atsevišķus izlasītos e -pastus sākotnējā stāvoklī un izcelt tos kā nelasītus. Ja vēlaties dzēst nelasītas ziņas, piemēram, surogātpasta mapē, tas darbojas ar lietotājam draudzīgām taustiņu kombinācijām.

Sinhronizācijas problēmas un nepietiekams interneta savienojums

Ja vecākās Outlook versijās ir sinhronizācijas problēmas, atsevišķi ziņojumi var tikt saglabāti kešatmiņā mapē Konflikti. Ir jēga regulāri apskatīt šo mapi. Vai jums ir nepietiekama WiFi uztveršana vai problēmas ar mobilo savienojumu un varat tikai nepietiekami izgūt e-pastus programmā Outlook. Šādā gadījumā varat arī lasīt un rakstīt savus ziņojumus bezsaistē. Kad esat apstrādājis visus savus e -pastus, pārejiet tiešsaistē un sūtiet savus ziņojumus. Šis iestatījums var būt interesants arī komandējumiem ārpus Eiropas, ja piekļuve internetam ir dārga.

Praktisks padoms:

Ja vēlaties tuvināt e-pastus lasīšanai, varat to izdarīt, izmantojot īsinājumtaustiņu. Alternatīvi, Outlook galvenā loga apakšējā labajā stūrī atradīsit slīdni, kuru varat izmantot, lai ar peli pielāgotu tālummaiņas koeficientu.

Vispārīgas Outlook funkcijas un būtiskas optimizācijas iespējas

Būtiska funkcija programmā Outlook, lai viegli atrastu e-pastus, tikšanās vai uzdevumus, ir integrētā meklēšanas funkcija, kas minēta iepriekšējā daļā. Pašreizējā Outlook versijā pilna teksta meklēšanai varat viegli izmantot meklēšanas lauku virs izvēlņu joslas. Tastatūras īsceļi un meklēšanas ierobežojumi padara meklēšanu vēl ērtāku. Izlases mapju izveide ir arī praktiski aktuāla un efektīva. Mīļākās mapes garantē, ka regulāri izmantotās mapes var atrast jebkurā laikā. Velciet iecienītās mapes vienā solī ar peli apgabalā virs vispārējās mapju struktūras. Tā rezultātā jūs parasti redzēsit savas iecienītākās mapes skata augšējā apgabalā.

Papildus iecienītākajām mapēm un profesionālai e-pasta sakārtošanai ir lietderīgi arhivēt saņemtos ziņojumus nepārtraukti. Programmatūrā integrētā automātiskās arhivēšanas funkcija automātiski dublē jūsu datus regulāri. Tas pārvieto ziņojumus no Outlook uz ārēju arhīva failu.

Tādā veidā jūs, lietotājs, varat būt pārliecināti, ka svarīgus ziņojumus jebkurā laikā nevar pazaudēt vīrusu vai lietotāja kļūdu dēļ. Automātisko arhivēšanu var apturēt un izslēgt atsevišķām mapēm vai moduļiem bez problēmām. Ja vēlaties meklēt arhīva failos, šie arhīva faili ir jāatver programmā Outlook. To var izdarīt, vispirms noklikšķinot uz Fails. Pēc tam atlasiet Atvērt un ierakstu Outlook datu faili. Nākamajā solī varat izmantot izvērsto meklēšanu.

Aizveriet visus logus vienā solī

Vai tu to zini? Jūs esat atvēris dažādus logus operētājsistēmā Windows un Outlook, un tie ir jāaizver viens pēc otra. Tas ir vieglāk programmā Outlook, izmantojot komandu “Aizvērt visus logus”. Jaunākajā Outlook 365 vienkāršojumu atradīsit izvēlnē: "Skats> Logs> Aizvērt visus elementus".

Pielāgojiet uzdevumus, piezīmes un kalendāru

Īpaši laikā, kad daudzas tikšanās un uzdevumi ir jāpabeidz vienlaikus, ir svarīgi visu laiku saglabāt pārskatu. Outlook to garantē, izmantojot dažādus iestatījumus kalendārā un uzdevumu sarakstos. Piemēram, jūs varat parādīt visus svarīgos uzdevumus skaidri sakārtotus atbilstoši noteiktajam datumam.

Profesionālā vidē ir svarīgi saņemt atbildi uz tikšanās pieprasījumiem īsā laikā. Programma Outlook skaidri parāda sapulču pieprasījumus un piedāvā lietotājiem papildu pievienoto vērtību. No Outlook 2010 varat skaidri redzēt, kuri uzaicinātie cilvēki ir pieņēmuši un kuri vēl nav apstiprinājuši tikšanos. Šī funkcija atvieglo kolēģu vai darījumu partneru saistību nepildīšanu un kopīgu tikšanos īstenošanu.

Piezīmju funkcija programmā Outlook ir arī noderīga un praktiska. Papīra pasta vietā:

• Padariet biroju un galdu pārblīvētu,
• Neievērojiet datu aizsardzības noteikumus un
• Kuru saturu var nepamanīt,

izmantojot Outlook, jums ir iespēja izmantot piezīmju funkciju. Piezīmes ekrānā tiek parādītas līdzīgi kā papīra pēcapstrāde, un vajadzības gadījumā un labākai diferenciācijai tās var tikt parādītas dažādās krāsās.

Piezīmju funkcija var palīdzēt lietotājiem saglabāt svarīgus atslēgvārdus vai uzdevumus ārpus kalendāra vai uzdevumu saraksta programmā Outlook.

Iztukšojiet mapi "Izdzēstie vienumi"

Ja saņemat daudz ziņojumu un surogātpasta e-pasta ziņojumu, programmā Outlook integrētā mape “Izdzēstie vienumi” tiek ātri aizpildīta. Mapi ir iespējams izdzēst bez jebkādām pūlēm. Ar klikšķi ar peles labo pogu pietiek, lai sāktu dzēšanas procesu ar komandu "Empty folder". Ir svarīgi, lai mapē būtu tikai dzēšamie objekti. Šī iemesla dēļ pirms pēdējā dzēšanas ir lietderīgi iziet mapi un pārbaudīt, vai nav nepareizi izdzēsti e -pasta ziņojumi.

Varat arī iestatīt Outlook automātiski izdzēst visus izdzēstos e -pastus, kad izejat no programmatūras.

Izstrādājiet makro un parādiet tos programmā Outlook

Programmā Microsoft Outlook un arī citās lietojumprogrammās vienmēr ir līdzvērtīgas darba secības. Šajā gadījumā Outlook piedāvā iespēju iestatīt makro, lai varētu strādāt efektīvāk. Makro ir komandu kopums, kas tiek izpildīts automātiski. Papildus makro, varat arī izmantot programmu Outlook, lai tos ievietotu lentē. Tādā veidā jums ir pieejami personiskie makro ar vienu klikšķi. Varat arī digitāli parakstīt savus makro.

Formatējiet ziņojumus tāpat kā programmā Microsoft Word

Outlook 365 lietotājiem patīk izmantot formatēšanas opcijas, kas parādās izvēlnes vienumā “Formatēt tekstu”, tiklīdz ir uzrakstīts jauns e-pasta ziņojums. Lietotāji var izlemt, vai viņi vēlas sūtīt ziņojumu kā HTML vai īsziņu un kādā fontā vai fonta lielumā jāveido pasts.

Vecākās Outlook versijās, piemēram, Outlook 2007 un 2010, programmatūrai bija savs pasta redaktors. Tas tika strukturēts līdzīgi kā Microsoft Word. Izmantojot redaktoru, lietotāji varēja piekļūt dažādām dizaina funkcijām, neizmantojot Word. Var pievienot arī komentāru funkciju ar turpmākiem iestatījumiem.

Viegli atrodiet veidnes

Tālāk attīstot programmu Outlook, ir mainījusies e-pasta veidņu vai Word un Excel veidņu glabāšanas vieta. Vairumā gadījumu personīgās veidnes varat atrast šādā meklēšanas ceļā:

C: \ Users \ AppData \ Viesabonēšana \ Microsoft \ Templates.

Vēl viens avots, kurā tiek glabāti Outlook iestatījumi, ir reģistrs. Papildu informāciju par to, kā atrast reģistru un kādi dati tiek saglabāti, var atrast zem šīs saites.

Rādīt avota tekstu

Pieredzējušiem programmētājiem interesanta funkcija ir ziņu avota teksta parādīšana. Iepriekšējās Outlook versijās, lai parādītu avota tekstu, pietika ar peles labo pogu noklikšķināt uz ziņojuma. Funkcija ir paslēpta pašreizējā Outlook 365 versijā, taču to var atrast tikai ar dažiem klikšķiem:

1. Veiciet dubultklikšķi uz ziņojuma, kura avotu vēlaties skatīt.

2. Meklēšanas lauka augšdaļā ierakstiet “avota teksts”.

3. Opcija "Tālākas pārvietošanas darbības".

4. Noklikšķiniet uz saites un nākamajā logā izvēlieties: "Citas darbības"> "Avota kods".

5. Varat apskatīt ziņas avota tekstu un vajadzības gadījumā to nokopēt vai mainīt.

Kopsavilkums un secinājums

Microsoft Outlook lietošana nav grūta. Programmatūra tika izveidota un tālāk attīstīta tā, lai to varētu viegli izmantot visām ikdienas saziņas lietojumprogrammām. Lielāko daļu funkciju var vadīt intuitīvi, un tās ir sakārtotas lietotājam draudzīgās izvēlnēs. Outlook arī pārsteidz ar:

• Arī sarežģīta meklēšanas funkcija
• Iespēja apvienot funkcijas ar citām Office saimes programmām, piemēram, Excel vai PowerPoint.

Kontakti, piezīmes, individuālie iestatījumi, tikšanās un daudzas citas funkcijas papildina Outlook funkcionalitāti. Lietotāji rīkojas lietderīgi, izmēģinot jaunas funkcijas, skatot instrukcijas un rokasgrāmatas un izmantojot padomus, lai varētu nepārtraukti labāk un efektīvāk izmantot programmu Outlook.