Kā efektīvi izmantot Outlook mapes, funkcijas un opcijas

Norādījumi un noderīga informācija darbam ar Outlook

Daudzi lietotāji raksturo Microsoft Outlook kā lietotājam draudzīgu. Jūs novērtējat funkciju klāstu un daudzās e-pasta saziņas iespējas. Citiem Outlook ir nepieciešama galvenokārt personīgai organizēšanai un izmanto integrēto kalendāru un tā daudzveidīgos risinājumus.

Papildus personīgajām lietošanas vēlmēm ir svarīgi:

• Mapes vispārējā struktūra,
• Funkcionālā izvēlnes navigācija
• Lasīšanas zona un
• Svarīgākās funkcijas, piemēram, meklēšanas funkcija vai funkcija "Kārtot"

saprast un pielietot.

Video pamācība: Kā meklēt failus un e -pastus programmā Outlook

Mapju un mapju struktūra programmā Microsoft Outlook

Labi pazīstams sakāmvārds saka: “Kārtība ir puse no uzvaras.” Šī metafora attiecas uz analogo biroju ar papīra paplāti un labi pārdomātu organizācijas sistēmu, kā arī uz Microsoft Outlook. Programmā Outlook e -pasta ziņojumi vienmēr tiek glabāti mapēs. Mapi Iesūtne var raksturot kā vislabāk zināmo un vissvarīgāko e-pasta ziņojumu glabāšanas mapi, jo katrs ienākošais e-pasts iet caur šo mapi. Visas Outlook mapes tiek parādītas galvenā loga kreisajā pusē.

Ir iespējams izveidot jaunu mapi tikai ar dažiem klikšķiem. Lai to izdarītu, pārejiet uz punktu personīgo mapju sistēmā, kur jāpielāgo jaunā mape. Ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet ierakstu "Jauna mape".

Kad esat piešķīris nozīmīgu nosaukumu, varat pārvietot mapē tematiski atbilstošus e-pastus. Izmantojot mapes, jūs varat precīzi klasificēt e-pastus un garantēt, ka tos var atrast struktūrā. Piemēram, mapes var nosaukt pēc nodaļām, klientu vārdiem, datumiem vai citiem īpašiem kritērijiem.

Principā personīgajām mapēm nav augšējās robežas. Kā daļa no labi pārdomātas pasūtījumu sistēmas ir arī jēga neiestatīt pārāk daudz mapju, lai viss būtu skaidrs.

Parādiet izvēlnes struktūru un vēstules

Būtībā, skatoties un lasot e -pastus, Microsoft Outlook ir:

• arī mapes apgabals
• sadalīja lasīšanas zonu.

Varat arī parādīt uzdevumu apgabalu.

Programmā Outlook atradīsit arī cilnes, kurās Outlook funkcijas ir sakārtotas pēc tēmas. Cilne “Sākt” ļauj piekļūt, piemēram, “Ātrās darbības” vai izvēlnes apgabalam “Dzēst”.

Cilnē "Skats" varat norādīt, kā un kādā loga izmērā jāparāda vēstules, kā arī mapes apgabals un skata apgabals.

Veicot tikai dažus pielāgojumus cilnē "Skats", jūs iegūstat īpašu ziņojumu centru, kas ir pielāgots jūsu vēlmēm un vajadzībām.

Kārtojiet mapes vai izveidojiet izlases - tā tas darbojas

Cilne “Mape” piedāvā visas iespējas mapju struktūras individuālai šķirošanai neatkarīgi no mapes lieluma, apakšmapes izveidošanas vai mapes parādīšanas izlasē.

Varat arī izmantot mapēm

• Iestatiet automātisko arhivēšanu,
• Koplietojot komandās, piešķiriet mapju atļaujas un
• Norādiet mapes rekvizītus.

Varat arī izmantot taustiņu kombināciju CTRL + SHIFT + P, lai izveidotu jaunu meklēšanas mapi. Meklēšanas mape ir virtuāla mape programmā Outlook, kurā ir visu e-pasta vienumu skats, kas atbilst noteiktiem iepriekš definētiem meklēšanas kritērijiem.

Meklēšanas funkcija programmā Outlook - kā pareizi izmantot meklēšanu

Pašreizējā Microsoft Outlook versijā jūs atradīsit meklēšanas funkciju augšējā funkciju joslā blakus lentei meklēšanas laukā. Papildus viena vai vairāku meklēšanas vienumu ievadīšanai meklēšanas funkcijā cilnē "Meklēšana" ir arī citas iespējas un iestatījumu iespējas.

Microsoft Outlook piedāvā iespēju meklēt mapes struktūru un visus saglabātos e-pastus pēc dažādiem kritērijiem.

Cita starpā varat:

• Meklējiet pašreizējā pastkastē vai globāli programmā Outlook vai
• Meklēšanā iekļaut pielikumus.

Pašreizējā meklēšanas funkcija iesaka meklēšanas vienumus, skaidri parāda, kādus atslēgas vārdus jau esat meklējis, un dod iespēju izmantot meklēšanas rīkus.

Rezumējot, funkcijas "Kārtot" un "Meklēt" programmā Outlook piedāvā visas iespējas, kā profesionāli reģistrēt saglabātos e-pastus programmā Outlook un, ja nepieciešams, tos atkal atrast, izmantojot tūlītēju meklēšanu atbilstoši kritērijiem.

Kopsavilkums: Outlook ir viegli iestatīt tieši un uz lietotāju

Kā saziņas programma Microsoft Outlook ir elastīga un pielāgojama. Outlook var sakārtot, izmantojot personiskās mapes un atsevišķu mapju sistēmu. Funkcijas "Meklēt" un "Kārtot" ļauj saglabāt e-pastus uz lietotāju vērstā veidā un atrast tos no jauna, izmantojot noteiktus kritērijus.

Turklāt Outlook lasīšanas apgabalā varat parādīt e -pastus atsevišķi un cilnē "Skatīt" definēt, kā jāparāda lasīšanas zona un mapes apgabals. Izmantojot tikai dažus iestatījumus, ir iespējams pielāgot Outlook savām vajadzībām un efektīvi strādāt ar saziņas programmatūru.