Kā eksportēt žurnālu no Outlook uz Excel, lai to tur novērtētu.
Outlook žurnālu var labi izmantot, lai reģistrētu, cik daudz laika esat pavadījis konkrētam uzdevumam vai klientam. Tomēr žurnālam nav aritmētiskas funkcijas, tāpēc jums ir jāizmanto kalkulators, lai saskaitītu, cik daudz laika visi uzdevumi ir aizņēmuši konkrētam klientam.
Tā vietā, protams, novērtēšanai varat izmantot arī Excel, kas ir īpaši noderīgi projektiem ar daudziem apakšuzdevumiem. Lai to izdarītu, eksportējiet žurnāla datus uz Excel, kā aprakstīts tālāk.
1. Vispirms parādiet žurnālu saraksta veidā. Lai to izdarītu, atveriet žurnālu un izsauciet komandu “Skatīt, sakārtot atbilstoši pašreizējam skatam” (no Outlook 2003) vai “Skatīt, pašreizējais skats” (iepriekšējās Outlook versijās) un atlasiet “Ierakstu saraksts”.
2. Tagad pārliecinieties, ka žurnālā var redzēt visu informāciju, kas nepieciešama novērtēšanai programmā Excel. Ja jums ir nepieciešams datums un laiks, lai sāktu un pabeigtu katru uzdevumu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tēmas vai mapē un izmantojiet komandu Pielāgot pašreizējo skatu. Pēc tam noklikšķiniet uz "Lauki".
3. Sadaļā “Atlasīt pieejamos laukus” atlasiet “Visi žurnālu lauki”. Pēc tam noklikšķiniet uz “Pieejamie lauki” sadaļā “Sākums” vai “Beigas” un pēc tam uz “Pievienot”. Ievietojiet visus nepieciešamos laukus un izmantojiet pogas "Pārvietot uz augšu" un "Pārvietot uz leju", lai noteiktu to secību. Pēc tam aizveriet abus dialogus.
4. Tagad formatējiet datuma laukus, lai Excel tos arī varētu novērtēt: Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz slejas "Sākt" galvenes un izsauciet komandu "Formatēt slejas".
5. Kreisajā pusē izvēlieties "Sākt" un pēc tam formātu ar divciparu dienu un mēnesi, ar četrciparu gadu un vienkāršo laiku 24 stundu formātā (skatiet attēlu). Jūs izvēlaties to pašu formātu “Beigas”. Lūdzu, ņemiet vērā: programma Excel nevar neko darīt ar formātiem, kuros ir nedēļas dienu nosaukumi.
6. Tagad izmantojiet peli, lai žurnālā atzīmētu ierakstus, kurus vēlaties rediģēt programmā Excel, un nokopējiet tos ar taustiņu kombināciju CTRL + C.
7. Atveriet programmu Excel un ielīmējiet datus vēlamajā Excel tabulā, izmantojot CTRL + V.
8. Jums joprojām ir jāpārvērš laukā "Ilgums" esošā informācija skaitliskās vērtībās, ar kurām Excel var rīkoties (Excel nevar aprēķināt ar tādu informāciju kā "30 minūtes").
