Šeit ir ērts veids, kā sakopt adrešu grāmatu, izmantojot programmu Excel

Digitālās adrešu grāmatas satur vairāk vai mazāk konsekventu kontaktinformāciju. Dažreiz trūkst sveiciena vai uzņēmuma nosaukuma, bieži vien ir vairākas pareizrakstības, piemēram, tālruņu numuriem.

Ja eksportējat adrešu grāmatu uz Excel, varat ātri redzēt, kur datu ierakstos ir nepilnības vai pat kļūdas. To var ērtāk labot programmā Excel: Šeit ir vieglāk kopēt laukus, kā arī ir meklēšanas un aizstāšanas funkcija.

Eksportēt kontaktinformāciju

Jūs varat eksportēt adrešu grāmatu uz Excel šādi:

1. Atveriet moduli kontaktus.
2. Programmā Outlook līdz 2007 versijai jūs izsaucat komandu Fails → Importēt / eksportēt uz. Programmā Outlook 2010 jūs zvanāt Fails → Atvērt → Importēt uz.
3. Izvēlieties Eksportēt failā un noklikšķiniet Tālāk.
4. Izvēlieties faila tipu Microsoft Excel 97-2003 un noklikšķiniet uz Tālāk.
5. Izvēlieties kontaktus un noklikšķiniet Tālāk.
6. Norādiet, kur un ar kādu nosaukumu Excel fails jāsaglabā, un noklikšķiniet uz Tālāk.
7. klikšķiniet uz Kartes lauki. Pārbaudiet, vai Outlook lauki ir pareizi kartēti Excel izklājlapas laukos. Uzdevumi parasti sakrīt. Ja nē, vienkārši velciet vienu no laukiem no kreisā loga uz atbilstošo lauku labajā logā. Kad esat pabeidzis, aizveriet dialoglodziņu ar labi.
8. klikšķiniet uz Pabeigtslai tiktu ģenerēts Excel fails.

Rediģējiet datus, izmantojot programmu Excel

Atveriet kontaktinformācijas failu programmā Excel. Tabulā var ātri noteikt tipiskas neatbilstības, piešķiršanas kļūdas un dažādas pareizrakstības. Bieži sveicieni trūkst, dažreiz nosaukuma daļas tiek piešķirtas nepareizi:

Šeit jūs varat vienkārši nokopēt un ielīmēt kolonnu sveiciens aizpildiet pareizos sveicienus un izlabojiet nepareizos uzdevumus, izmantojot vilkšanu un nomešanu.

Ar komandu Meklējiet un nomainiet izlabojiet dažādus tālruņa un faksa numuru rakstības veidus. Lai to izdarītu, pirms komandas izsaukšanas atzīmējiet atbilstošās slejas, lai ierobežotu meklēšanu. Tādā veidā jūs varat arī ievietot valsts kodu (+49 Vācijai) tālruņa numura priekšā un noņemt pirmo nulli no rajona koda.

Lai novērstu nejaušu šūnu formatējumu (piemēram, piešķirot datuma formātu), tālruņa numurus un pasta indeksus nevar mainīt, pirms šiem laukiem eksportējot no Outlook, tika norādīts apostrofs. Excel šos skaitļus interpretē kā tekstu, nevis kā skaitliskas vērtības. Meklējot programmā Excel, nedrīkst ievadīt iepriekšējo apostrofu, pretējā gadījumā Excel neatradīs meklēšanas vienumus.

Kad esat pabeidzis rediģēšanu, saglabājiet Excel failu formātā Excel 97-2003 darbgrāmata un aizveriet to.

Importējiet kontaktpersonas vēlreiz

Jūs varat eksportēt mainīto Excel failu atpakaļ uz Excel šādi:

1. Izsauciet komandu programmā Outlook līdz 2007. gada versijai Fails → Importēt / eksportēt vai programmā Outlook 2010 Fails → Atvērt → Importēt uz.
2. Izvēlieties Importēt no citām programmām vai failiem un noklikšķiniet uz Tālāk.
3. Izvēlieties faila tipu Microsoft Excel 97-2003 un noklikšķiniet uz Tālāk.
4. Atlasiet Excel failu. Zem Iespējas izvēlēties Dublēti importēto elementu dēļ nomainiet. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
5. Atlasiet kā mērķa mapi kontaktus un pēc tam noklikšķiniet Tālāk.
6. klikšķiniet uz Pabeigtslai dati tiktu importēti.