Outlook kontaktu grupas - efektīva saziņa grupā

Kā izveidot adresātu sarakstus

Katru dienu profesionālā vai privātā vidē rodas nepieciešamība sūtīt e-pastus dažāda veida cilvēkiem vai cilvēku grupām. Daudzos gadījumos viena ziņojuma saturam ir jāsasniedz dažādi adresāti. Nepieredzējuši Outlook lietotāji var strādāt ar "kopēt un ielīmēt" šāda uzdevuma veikšanai un šādā veidā nosūtīt ziņojuma saturu dažādiem kontaktiem.

Ziņu sūtīšana vairākiem adresātiem, izmantojot kopēšanu un ielīmēšanu, ir otrs labākais risinājums. Papildus tam, ka tekstu kopēšana un ielīmēšana ir pakļauta kļūdām, jāņem vērā arī laika faktors. Labāka alternatīva ir izveidot kontaktpersonu grupu vai adresātu sarakstus programmā Outlook. Terminu izplatīšanas sarakstam un kontaktu grupai nozīme ir līdzvērtīga. Līdz Outlook 2007 versijai tika izmantots termins "izplatīšanas saraksts". Sākot ar Microsoft Outlook 2010, adresātu saraksts ir aizstāts ar terminu “kontaktu grupa”, kas tiek izmantots arī pašreizējā Office Outlook 365 versijā. Izmantojot izplatīšanas sarakstu programmā Microsoft Outlook, varat ar vienu klikšķi ziņai pievienot adresātu grupu. Kontaktpersonu grupas un adresātu sarakstu izveide programmā Outlook nav grūta un ietaupa daudz laika profesionālai e-pasta saziņai.

Outlook kontaktpersonu grupas izveide - praktiski padomi pārstrādei

Lai programmā Microsoft Outlook izveidotu jaunu kontaktpersonu grupu, vispirms pārslēdzieties uz cilni Sākt. Pēc tam jaunu pogu sarakstu var izveidot, izmantojot pogu Jauni vienumi. Pašreizējā Outlook versijā izvēlnes vienums “Kontaktu grupa” ir iekļauts izvēlņu joslā dziļāk nekā vecākās Outlook versijās. Poga ir atrodama sadaļā "Papildu elementi> Kontaktpersonu grupa".

Pēc noklikšķināšanas uz pogas “Kontaktu grupa” tiek atvērts atlases logs, kurā varat veikt individuālos iestatījumus jaunajam izplatīšanas sarakstam. Izmantojiet tastatūru, lai atlasītu īsinājumtaustiņu Ctrl + Shift + L.

Jums ir šādas iespējas un iespējas:

pogu

Izteiksme

Saglabāt tuvu

Izvēlnes vienums "Saglabāt un aizvērt" ir būtisks jaunas kontaktpersonu grupas izveides beigās. Varat izmantot pogu, lai saglabātu visu informāciju par jaunajiem dalībniekiem un adresātiem. Tā rezultātā, sūtot parastos e-pastus, kontaktpersonu grupa jums ir pieejama visu laiku. Svarīgs: Lai varētu nosūtīt ziņojumu uz Outlook adresātu sarakstu, kontaktu grupa ir jāsaglabā. Tas tiek darīts, piešķirot unikālu nosaukumu un apstiprinot to, noklikšķinot uz pogas "Saglabāt un aizvērt".

Dzēst grupu	Izdzēš adresātu sarakstu.
Pārsūtīt grupu	Microsoft Outlook izveidoto adresātu sarakstu var pārsūtīt citām personām. Ir iespējams nosūtīt adresātu sarakstu interneta formātā kā vCard failos vai kā Outlook kontaktpersonu.

Dalībnieki un piezīmes

Cilnē "Displejs" varat izvēlēties loga skatu. Ar pogu "Dalībnieki" jūs varat redzēt informāciju par visiem grupas dalībniekiem. Jūs varat ievadīt komentārus izplatīšanas sarakstā sadaļā Piezīmes.

Pievienot dalībniekus

Poga “Pievienot dalībniekus” var tikt saprasta kā kontaktpersonu grupas kods programmā Microsoft Outlook. Jūs varat grupēt dalībniekus no: Outlook kontaktpersonas, Programmatūrā integrēta adrešu grāmata vai Jauna e -pasta kontaktpersona pievienot izplatīšanas sarakstam.

Noņemt dalībnieku	Lai noņemtu grupas dalībnieku no adresātu saraksta, atlasiet ierakstu un noklikšķiniet uz pogas "Noņemt dalībnieku".
Atjaunināt tagad	Noklikšķiniet uz pogas “Atjaunināt tūlīt”, lai atjauninātu skatu logā. Visi ieraksti tiek atjaunināti.
Tab "Sazināties"	Cilnē “Sazināties” jums ir iespēja izvēlēties kontaktpersonu no adresātu saraksta un rakstīt šai personai atsevišķu e -pastu. Ir iespējams arī izveidot sapulces pieprasījumu konkrētam kontaktam.
Tab "Kategorijas"	Tāpat kā Outlook kalendārā, jums ir arī iespēja piešķirt elementu sadales sarakstu kategorijai. Turklāt jūs varat iestatīt, lai vēlāk par kontaktpersonu grupu tiktu atgādināts. Jūs varat arī atzīmēt izplatīšanas sarakstu kā "privātu".

Rezumējot, jums ir dažādas iespējas un iestatīšanas iespējas, lai individuāli izveidotu kontaktu grupu un pielāgotu to savām vajadzībām. Ja vēlaties pielāgot izveidoto kontaktu grupu vēlāk un, piemēram, pievienot jaunus dalībniekus no adrešu grāmatas, to var izdarīt jebkurā laikā, izmantojot pogu "Sākt> Adrešu grāmata".

Pēc pareizās adrešu grāmatas izvēles jūs varat atpazīt adresātu sarakstu pēc ikonas, kurā redzamas divas stilizētas galvas. Jūs varat mainīt izplatīšanas saraksta specifikācijas, noklikšķinot uz pogas "Rekvizīti". Visi pielāgojumi jāapstiprina ar "OK". Alternatīvi, visus personiskos adresātu sarakstus varat atrast Microsoft Outlook cilnes "Kontakti" izvēlņu joslā.

Nosūtiet e -pastu kontaktpersonu grupai četrās darbībās

Kad esat izveidojis jaunu kontaktu grupu, varat izmantot izveidoto izplatīšanas grupu, lai rakstītu vairākiem adresātiem vienā programmā Outlook. Veicot 4 vienkāršas darbības, jūs varat nosūtīt jaunu pastu izplatīšanas grupai:

1. Atveriet jaunu e -pastu, noklikšķinot uz "Sākt> Jauns e -pasts".

   

2. Atveras pazīstamais e-pasta ievades logs, ar kuru jūs varat izveidot un nosūtīt jaunu e-pastu.

   

3. Tā vietā, lai manuāli ievadītu adresāta e-pasta adresi, noklikšķiniet uz pogas "Kam" un adrešu grāmatā atrodiet vajadzīgo kontaktpersonu grupu. Ja esat vienu reizi nosūtījis jaunu ziņojumu izplatīšanas grupai, pietiek ar pogas "Kam" ievades laukā ievadīt izplatīšanas saraksta nosaukuma pirmos burtus. Pēc dažiem taustiņsitieniem kontaktu grupa tiek parādīta kā ieteikums, un to var izvēlēties.

   Tāpat kā parastajiem e-pasta ziņojumiem, nosūtot ziņojumu kontaktpersonu grupai, varat arī izlemt, vai tie:

   • Laukā "Kam" tas tiek nosūtīts vienkāršā tekstā visiem kontaktpersonu grupas adresātiem. Šajā gadījumā visu izplatīšanas grupas dalībnieku e -pasta adreses ir redzamas ikvienam.
   • Kopija jānosūta visiem adresātiem no kontaktpersonu grupas laukā “Kopija”.
   • Laukā "Bcc" jāpārraida nemanāmi. Ja ziņojums tiek nosūtīts izplatīšanas sarakstam, izmantojot "Bcc", neviena e-pasta adrese netiks pārsūtīta.
   

4. Nosūtiet ziņojumu, noklikšķinot uz pogas "Labi". Tas tiks nosūtīts visiem grupas dalībniekiem atbilstoši jūsu specifikācijām.

Ziņojuma sūtīšana, izmantojot Outlook adresātu sarakstu, ir līdzīga pārbaudītajai e-pasta sūtīšanai dažādiem adresātiem. Apvienojot adresātus izplatīšanas grupā, ziņojums vienā solī var sasniegt daudzus adresātus. Šī procedūra ir īpaši efektīva, ja ziņojumi ir jānosūta vienai un tai pašai cilvēku grupai ar nepārtrauktiem intervāliem. Piemēram, visus nodaļas darbiniekus vai visus biznesa struktūrvienības darbiniekus var sagrupēt kontaktgrupā. Pēc tam ziņojumus ar tādu pašu saturu var nosūtīt izplatīšanas sarakstam.

Kopsavilkums un secinājums: Darbs ar izplatīšanas sarakstiem programmā Outlook ir efektīvs un vienkāršs

Ir saprātīgi izveidot kontaktpersonu grupas programmā Microsoft Outlook, ja fiksēta cilvēku grupa nepārtraukti saņem e-pasta ziņojumus ar tādu pašu saturu. Profesionālajā vidē ir lietderīgi izveidot sadales sarakstu katrai nodaļai vai izplatīšanas grupai visiem uzņēmuma darbiniekiem. Tas pats attiecas uz klubiem vai privāto sektoru. Adresātu saraksts tiek izveidots programmā Outlook cilnē Sākt, izmantojot pogu Jauni vienumi.

Vecākās Outlook versijās pogu nosaukumi un izvēlņu struktūra atšķiras. Izplatīšanas grupai var pievienot gan zināmas, gan adrešu grāmatā saglabātas, gan jaunas e-pasta adreses.

Esošu kontaktu grupu var pielāgot, pārsūtīt citiem adresātiem vai izdzēst tikai ar dažiem klikšķiem. Microsoft Outlook lietotāji, kuri profesionalizē saziņu ar kontaktpersonu grupām vai, vecākās versijās, ar izplatīšanas sarakstiem, ietaupa dārgo laiku un samazina kļūdu iespējamību, kopējot un ielīmējot e -pastus.