Daudzi lietotāji izmanto Excel, lai pārvaldītu visu veidu sarakstus. Adreses, rakstus, cenas, budžetus un citus datu krājumus, protams, var arī pārsūtīt uz programmu Word, izmantojot starpliktuvi - tādējādi ietaupot nepieciešamību atkārtoti ievadīt datus
Kārtojiet Excel datus, izmantojot automātisko filtru
Izmantojot pirmo metodi, atlasiet vajadzīgo informāciju, pirms to pārsūtāt uz Word, izmantojot filtra funkciju tieši programmā Excel:
- Programmā Excel atveriet tabulu, no kuras vēlaties iegūt informāciju.
- Programmās Excel 2003, 2002 / XP un 2000 noklikšķiniet uz jebkuras šūnas sarakstā un pēc tam atlasiet izvēlni DATU FILTRA AUTOFILTER.
Programmā Excel 2007 filtra funkciju atradīsit rediģēšanas grupas cilnē »Sākt«. Grupā noklikšķiniet uz pogas Kārtot un filtrēt un pēc tam noklikšķiniet uz FILTRĒT. - Tagad Excel jūsu saraksta sleju virsrakstus pārvērtīs tā sauktajos nolaižamajos sarakstos, kurus varēsit atpazīt pēc bultiņām, kas vērstas uz leju. Varat izmantot šos sarakstus, lai atlasītu kritērijus, kas jāpiemēro jūsu meklētajiem rakstiem.
Programmā Excel 2007, noklikšķinot uz lejup vērstās bultiņas, slejā »Kategorijas» tiek parādīta jauna izvēlne, kurā ir atlasīti visi ieraksti. Vispirms deaktivizējiet izvēles rūtiņu šīs izvēlnes priekšā »Atlasīt visu«. Pēc tam vēlreiz aktivizējiet izvēles rūtiņu vēlamās kategorijas priekšā. - Automātiskais filtrs ir īpaši piemērots mūsu mērķiem, jo tagad tas automātiski slēpj visus saraksta ierakstus, kas neatbilst vēlamajam kritērijam. Rezultāts ir tieši tā tabula, kuru vēlaties pārsūtīt uz Word. Jūs varat viegli izcelt, kopēt un pēc tam ielīmēt tos savā Word tekstā.
Bieži vien dažas Excel tabulu rindas ir izceltas krāsā, lai iegūtu labāku pārskatu, un dažreiz jūs vēlaties pievērst uzmanību izmaiņām šūnās, izmantojot nosacījuma formatējumu. Excel 2007 filtrs kā īpaša iezīme piedāvā iespēju filtrēt pēc rindu krāsām. Lai to izdarītu, rakstu sarakstā atlasiet šūnu un pārslēdzieties uz filtra funkciju cilnes Sākt grupā Rediģēt. Izsauciet funkciju Kārtot un filtrēt-filtrēt. Jebkuras slejas galvenē noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas.
Tagad atvērtajā izvēlnē atlasiet ierakstu »Filtrēt pēc krāsas». Pēc tam jums tiks dota iespēja izvēlēties visas tabulas rindu krāsas. Izvēlieties vēlamo krāsu. Tehnoloģija ar automātisko filtru pamatā darbojas diezgan labi, taču tai ir arī daži trūkumi: no vienas puses, jums ir jāatstāj programma Word, lai sagatavotu datus. Turklāt saikne starp Word un Excel nav iespējama, tāpēc jums ir jāatkārto process, ja, piemēram, cenas mainās, preces tiek izņemtas no programmas vai tiek pievienotas jaunas. Tāpēc jums vajadzētu iepazīties ar otru, mazpazīstamu alternatīvu, kurai nav šo trūkumu un kurai jums nav jāatstāj Word.
Ievietojiet Excel tabulas kā datu bāzi programmā Word 2007
Stingri sakot, programmā Excel izveidots saraksts nav nekas cits kā datu bāzes tabula: lauki ir sakārtoti kolonnās, bet datu ieraksti (saraksta ieraksti) - rindās. Tāpēc, lai piekļūtu Excel tabulām, varat izmantot arī Word datu bāzes saskarni.
Programmā Word 2007 datu bāzes rīkjosla ir noņemta jaunās darbības koncepcijas dēļ. Tāpēc, lai ērti izsauktu šo funkciju, ātrās piekļuves rīkjoslā vispirms ir jāiekļauj poga INSERT DATABASE.
Rīkojieties šādi:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lentes un konteksta izvēlnē atlasiet Pielāgot rīku joslu ātrai piekļuvei.
- Pēc tam atvērtajā dialoglodziņā nolaižamajā izvēlnē SELECT COMMAND iestatiet ierakstu »Visas komandas«.
- Sarakstā meklējiet »Ievietot datu bāzi» un pārsūtiet šo ierakstu ar pogu PIEVIENOT uz labo sarakstu ar visām iepriekšējām pogām ātrās piekļuves joslā.
- Tagad aizveriet dialoglodziņu Word opcijas ar Labi.
Tagad esat atgriezies parastajā Word darba vidē un varat izmantot tikko izveidoto pogu, lai importētu rakstu sarakstu Excel darbgrāmatā kā datu bāzi programmā Word.
Šeit ir precīza rakstu saraksta importēšanas procedūra kā datu bāze programmā Word 2007:
- Atveriet dokumentu, kurā vēlaties importēt rakstu sarakstu, un novietojiet kursoru vēlamajā rakstu saraksta ievietošanas vietā.
- Ātrās palaišanas joslā noklikšķiniet uz nesen pievienotās INSERT DATABASE pogas.
- Nākamajā dialoglodziņā noklikšķiniet uz IMPORT DATA un pēc tam atlasiet Excel failu, no kura vēlaties importēt datus.
- Tagad dialoglodziņā ir atlasītā faila darblapu saraksts. Izvēlieties lapas nosaukumu ar saviem datiem un pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa PIRMĀ DATU Rinda, kurā ir kolonnas virsraksti. Apstipriniet savu izvēli ar OK.
- Datu bāzes dialoglodziņā noklikšķiniet uz pogas UZZINĀT OPCIJAS, lai dokumentā ievietotu tikai noteiktas rindiņas.
- Cilnē "Datu ierakstu filtrēšana" varat definēt kritērijus, lai Word nolasītu tikai vēlamās rindas no Excel tabulas.
- Ja vēlaties, varat izmantot citas dialoglodziņa cilnes, lai definētu kārtošanas kritērijus un atlasītu importējamos laukus. Visbeidzot, apstipriniet iestatījumus ar OK.
- Pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot datus. Tagad varat ierobežot lasāmo datu ierakstu skaitu. Lūdzu, aktivizējiet izvēles rūtiņu opcijas INSERT AS FIELD priekšā, lai ļautu programmai Word saglabāt visus šī konkrētā vaicājuma parametrus. Jebkurā laikā varat izlasīt pašreizējo datu statusu, vienkārši atjauninot lauka funkciju, izmantojot taustiņu F9.
- Visbeidzot, apstipriniet savus ierakstus ar OK. Visas Excel tabulas rindas, kas atbilst vaicājuma opcijām, tagad tiks ievietotas pašreizējā kursora pozīcijā.
