Ikviens, kurš jebkad ir mēģinājis saskaņot tikšanās ar vairākiem cilvēkiem, zina, cik daudz e-pastu un zvanu tas var maksāt, it īpaši, ja ne visiem ir piekļuve koplietotam kalendāram, izmantojot Exchange. Izlasiet šo ziņu, lai uzzinātu, kā izkļūt
Ja jums ir piekļuve visu dalībnieku dienasgrāmatām, izmantojot Exchange, nav grūti (atkarībā no darba slodzes) atrast tikšanos, kurai visiem ir laiks. Tomēr tas kļūst grūti, ja jums ir jāatrod kopīga tikšanās "lidojošs akls". Tad vispirms ir jāizdara ieteikumi par tikšanos, jāapkopo atsauksmes, iespējams, jānoskaidro pa tālruni, vai dalībnieks nevar atlikt citur ieplānotu tikšanos un pēc tam noteikt kopīgo tikšanos. Atkarībā no Outlook versijas jums ir vairākas iespējas, kā iesniegt ieteicamos datumus:
Jūs nosūtāt dalībniekiem iespējamo datumu izvēli pa e -pastu, taču tam ir jēga tikai tad, ja visi dalībnieki izmanto programmu Outlook.
Jūs nosūtāt dalībniekiem iespējamo tikšanos klāstu iCalendar failu veidā, ko var atvērt, izmantojot programmu Outlook un citas kalendāra programmas. Tas ir iespējams arī ar vecākām Outlook versijām.
Pārējiem dalībniekiem jūs nosūtāt izvilkumu no sava kalendāra ar attiecīgo periodu. Viņi var vai nu redzēt, kur jūsu kalendārā vēl ir tikšanās vai kuras jūs piedāvājat. Tā kā dati tiek ierakstīti tieši e-pasta tekstā un pievienoti kā iCalender fails, tas ir "lietotājam draudzīgākais" variants, par ko priecājas arī lietotāji, kuri glabā papīra kalendāru. Tomēr šī opcija ir pieejama tikai no Outlook 2007.
Kā alternatīva ir pieejams tīmeklī izveidots tikšanās rīks "Doodle"-tas ir piemērots arī tiem, kas atsakās no elektroniskajiem kalendāriem.
Saskaņā ar Šveicē veiktu aptauju aptuveni pusei no visiem interneta lietotājiem ir papīra kalendārs - jo īpaši sievietes dod priekšroku papīra kalendāriem. Protams, kalendāra izvilkumus no Outlook vai iCalendar failiem nevar importēt šādā “analogā” kalendārā. Šeit var palīdzēt tīmekļa pakalpojums, piemēram, www.doodle.com. Tajā jūs izveidojat tabulu ar iespējamiem datumiem un nosūtāt saiti uz tabulu visiem adresātiem. Viņi atver saiti un atzīmē visus datumus, kuriem viņiem ir laiks. Tiklīdz kāda no uzaicinātajām personām ir ievadījusi datumus, jūs kā uzaicinātāja puse saņemsit paziņojumu. Tas ļaus jums aizpildīt aptauju, kad visi būs atbildējuši.
Tagad ir pieejami arī Doodle spraudņi Outlook, Exchange un citiem kalendāra rīkiem. Varat to izmantot, lai sinhronizētu savus Doodle ierakstus ar elektronisko kalendāru. Papildu pārlūkprogrammas spraudnis ļauj piekļūt Outlook adrešu grāmatai, atvieglojot uzaicinājumu nosūtīšanu dalībniekiem.
Iesniedziet atlasītos datumus
Vienkāršākais variants ar nosacījumu, ka visi adresāti izmanto Outlook: kalendārā ievadāt ieteiktos datumus un nosūtāt tos personām, kuras vēlaties uzaicināt. Tikšanās tiek pievienotas e-pastam kā Outlook tikšanās faili, un saņēmējs tās var pārsūtīt uz kalendāru, veicot dubultklikšķi. Ja sūtītājam ir programma Outlook 2007 vai 2010, viņš ziņojumā var ievietot arī tikšanās datus teksta veidā (un / vai pievienot tos kā Outlook failu).
- Vispirms kalendārā ievadiet ieteiktos datumus.
- Atveriet jaunu ziņojumu.
- Aizpildiet sūtītāju un tēmu.
- Programmā Outlook līdz 2003. gada versijai noklikšķiniet uz mazās bultiņas pa labi no iekavas ikonas (ievietot failu) un tad tālāk elements (iekš Ievietot-Izvēlne nav komandas elements). Programmā Outlook 2007 un 2010 noklikšķiniet uz cilnes Ievietot grupā Ieslēgt uz Outlook vienums.
- Izvēlieties kalendāru.
- Programmā Outlook līdz 2003. gada versijai ir tikai opcija labajā pusē zem pogām Ievietot kā: pielikumu lai izvēlētos. (Kam paredzēts otrais variants Tikai teksts kas lielākoties ir pelēkots, mēs nevarējām noskaidrot.) Tas nozīmē, ka tikšanās ir pievienotas kā Outlook kalendāra fails. Ja izmantojat programmu Outlook 2007/2010, varat ievadīt tikšanās datus (tēmu, datumu, laiku), izmantojot opciju Ielīmēt kā: tikai teksts kopēt ziņojuma pamattekstā.
- klikšķiniet uz labilai aizvērtu dialoglodziņu un atgrieztos ziņojumu logā.
- Ja jums ir programma Outlook 2007/2010, varat pievienot tikšanās kā failus un datus ierakstīt e-pastā kā tekstu. Lai to izdarītu, atkārtojiet 4. līdz 7. darbību un zvaniet vienreiz Ielīmēt kā vienkāršu tekstu un vienreiz Ievietot kā: pielikumu beigas.
- Pabeidziet un nosūtiet ziņu.
Sūtiet kalendāra izvilkumus, izmantojot programmu Outlook 2007/2010
Izmantojot Outlook 2007 un 2010, pa e-pastu var nosūtīt ne tikai atsevišķas tikšanās, bet arī kalendāra izvilkumus, t.i., visas tikšanās no izvēlētā perioda. Jūs varat precīzi norādīt, kāda informācija jānosūta:
- Atveriet jaunu ziņojumu.
- Aizpildiet sūtītāju un tēmu.
- Cilnē atlasiet Iespējas un HTML formāts - Kalendāra izvilkumus var nosūtīt tikai ar HTML pastu.
- Noklikšķiniet teksta laukā.
- Atveriet reģistru Ievietot un noklikšķiniet šeit zemāk Ieslēgt uz kalendārs.
- Izvēlieties vajadzīgo kalendāru.
- Ievadiet laukā Datumu diapazons periods, kas jāņem vērā. Ja jums ir iespēja šeit Norādiet datumu jūs varat brīvi izvēlēties sākuma un beigu laiku.
- laukā detaļa norādiet, vai visa informācija par tikšanos, tikai pieejamība un priekšmets vai tikai statuss (Bezmaksas, rezervēts, prombūtnē attiecīgi. Ar rezervāciju) jāparāda.
- Zemāk esošajā laukā varat noteikt, vai ir jāpaziņo tikai tikšanās jūsu Outlook noteiktajā darba laikā.
- Pēc tam noklikšķiniet uz Izgaist.
- Šeit jums ir iespēja parādīt informāciju par tikšanām, kas atzīmētas kā “privātas”, un nosūtīt tikšanās pielikumus.
- Visbeidzot, norādiet, vai tikšanās ir jāparāda dienas grafiku veidā vai vienkārši kā saraksts. Saraksta skats ir skaidrāks.
- Aizveriet dialoglodziņu ar labi.
- Tagad programma Outlook ievieto datus ziņojuma tekstā iCalendar faila veidā (paplašinājums ".ICS"), ko var lasīt arī citas kalendāra programmas. Pabeidziet un nosūtiet ziņu.
Saskaņojiet tikšanās
Tas, kā jūs vērtējat uzaicināto atbildes, lai redzētu, kad ikviens ir brīvs, ir atkarīgs no jūsu vēlmēm un uzaicināto skaita - un, protams, arī no atbildes atbilžu formas:
- Ja lielākajā daļā atbilžu ir Outlook vai iCalendar faili, iesakām tos ievadīt otrajā Outlook kalendārā, piem. B. Tiek saukta "plānošana", kas šim nolūkam tiek atvērta blakus faktiskajam kalendāram.
- Ja ir vairāk nekā pieci uzaicinātie un vairāki ieteiktie datumi, Outlook risinājums kļūst mulsinošs. Tad vislabāk ir izveidot Excel izklājlapu: dalībnieks nosauc horizontāli, piedāvātos datumus vertikāli (vai otrādi, ja tikšanās ir vairāk nekā dalībnieku). Šūnās atzīmējiet, kura persona varētu apmeklēt kādu tikšanos.
Nosūtiet apstiprinātas tikšanās
Tiklīdz esat nolēmis par tikšanos, informējiet pārējos dalībniekus. Tikšanos dalībniekiem ieteicams nosūtīt iCalendar faila veidā. Varat to pārsūtīt uz savu kalendāru, veicot dubultklikšķi uz ICS faila. Turklāt e-pastā ierakstiet tikšanās datus tiem cilvēkiem, kuriem nav elektroniskā kalendāra.
Jūs, protams, varat nosūtīt tikšanos tikšanās pieprasījuma veidā. Bet tikai Outook lietotāji var ar to kaut ko darīt. Turklāt daži adresāti ir nedaudz dīvaini, ja viņi saņem e-pastu ar opcijām “Pieņemt”, “Ar atrunām”, “Noraidīt” un “Ieteikt citu reizi”, lai gan jūs jau esat piekritis.
Starp citu, tas darbojas ne tikai jaunākajās Outlook versijās, bet jau programmā Outlook 2000.
ICalendar failu var izveidot šādi:
- Atveriet tikšanās ierakstu.
- Izsauciet komandu Fails → Saglabāt kā uz.
- Izvēlieties kā faila tipu iCalendar formāts (* .ics).
- Pārliecinieties, ka jums ir iespēja Saglabājiet pašreizējo tikšanos ir atlasīts (programmā Outlook 2007/2010).
- Ievadiet faila nosaukumu un izvēlieties atrašanās vietu.
- Saglabājiet failu.
- Iekļaujiet ICS failu kā pielikumu e -pastā, ko nosūtāt dalībniekiem.
