4 veidi, kā aizsargāt Word dokumentus

Kā iestatīt tikai lasāmu dokumentu

Atkal un atkal daudzi dažādi projekta komandas autori kopā strādā pie Word dokumenta. Ir dažādas Word dokumentu aizsardzības iespējas, lai tiktu veiktas tikai tās izmaiņas un labojumi, par kuriem ir panākta kopīga vienošanās. Varat arī novērst Word failu pazušanu darbības kļūdu vai aparatūras problēmu dēļ, veicot īpašas dublēšanas darbības.

Word dokumentu saglabāšana un aizsardzība: kāpēc tas ir tik svarīgi?

Darbs ar Microsoft tekstapstrādes programmu Word ir kļuvis par neatņemamu ikdienas un profesionālās dzīves sastāvdaļu. Word ir viena no programmu kopām, kas radās parastajos biroja uzdevumos un pirmo reizi tika publicēta ar nosaukumu Microsoft Office.

Microsoft regulāri atjaunina Office programmu versijas ar jaunām noderīgām funkcijām. Ar pareizām pamatzināšanām par Word apstrādi Word, no vienas puses, var tikt individualizēts un, no otras puses, paplašināts ar Word pievienojumprogrammām. Jums ir arī iespēja īpaši noteikt Word versiju saderību un aizsargāt savus teksta failus.

Word dokumenti ir jāaizsargā, jo īpaši svarīgos jautājumos. Ne tikai neparedzēti zaudējumi, kas radušies, aizmirstot ietaupīt, bet arī apstrāde, ko veic nesankcionētas trešās puses, rada neērtības. Turklāt ar pienācīgu rūpību un tālredzību var izvairīties arī no Word dokumentu bojājumiem vai pazaudēšanas aparatūras problēmu dēļ.

Vienkārša saglabāšana: nekad nepazaudējiet Word failus, izmantojot 4 trikus

Word uzdevumu apgabalā atkarībā no versijas ir dažādas, bet vienlīdz efektīvas Word dokumentu dublēšanas iespējas.

Papildus klasiskajam saglabāšanas procesam ar taustiņu kombināciju "CTRL + S" vai zem cilnēm "Fails" un "Saglabāt kā" Word piedāvā arī citas elegantas iespējas dokumenta aizsardzībai.

1. Ērti saglabājiet visus dokumentus ar vienu peles klikšķi

Atkarībā no izmantotās Word versijas visus dokumentus, kas atvērti noteiktā laikā, var saglabāt uzreiz. Jūs vairs neriskējat nejauši aizmirst teksta failu un zaudēt labojumus.

Lai gan Word 2003 un vecākas versijas izpilda šādu komandu, izmantojot īsinājumtaustiņu, visu dokumentu saglabāšanai jaunākās versijās ir jāpievieno pogas iestatījums.

2. Dublējiet automātiski, izmantojot vietējo rezerves kopiju

Ir arī iespēja strādāt ar rezerves kopijām. Vēlreiz tas ir atkarīgs no izmantotās Word versijas. Tomēr vienmēr ir iespēja iestatīt "automātisko dublēšanu". Tas darbojas ar dokumenta rezerves kopiju vai ar automātisku atkopšanu.

Pirmajā variantā datorā tiek izveidota vienreiz saglabāta Word faila kopija ar paplašinājumu WBK, tiklīdz tiek apstrādāts oriģinālais dokuments. Ja dokumenta oriģināls tiek sabojāts vai pazaudēts apstrādes laikā, kopiju var izmantot.

Lai instalētu šo līdzekli fonā, ir nepieciešams mazāk peles klikšķu, un tas nedaudz atšķiras starp Word 2007 vai jaunāku un vecāku versiju. Pēc dažiem klikšķiem Word izveidos pastāvīgas automātiskas rezerves kopijas un pasargās jūs no datu zuduma.

3. Word parūpēsies par failu dublēšanu ar automātisku atkopšanu

Automātiskā atkopšana ir arī Word funkcija, kas palīdz aizsargāt jūsu teksta failus. Lai gan atbilstošie dublējuma faili 2007. gadam un vēlāk tiek iestatīti manuāli, izmantojot automātiskās atjaunošanas funkciju sadaļā “Papildu” vai “Word opcijas”, jaunākajās versijās uz pogas ir noteikta poga.

Pēc funkcijas vienreizējas aktivizēšanas tiek izveidoti rezerves faili katram Word dokumentam, kas izveidots turpmāk, neveicot nekādas darbības. Jaunāko Word versiju lietotāji “automātiskās saglabāšanas” vadīklu atradīs uzdevumjoslas augšējā kreisajā stūrī tieši sadaļā “Sākt”. Automātiskā aizsardzība tiek aktivizēta, pārvietojot regulatoru pa labi. Tomēr dažās darbībās joprojām varat pielāgot kopijas augšupielādes intervālu:

1. Atlasiet “Fails” un noklikšķiniet uz “Opcijas”.

   

2. Loga kreisajā pusē noklikšķiniet uz “Saglabāt”.

   

3. Un sadaļā "Automātiskās atjaunošanas informācija ik pēc XY minūtēm" iestatiet vēlamo laiku.

   

4. Pārbaudiet, vai esat atzīmējis abas atzīmes kreisajā pusē teksta rindas priekšā, un apstipriniet savu ievadi, noklikšķinot uz "Labi".

Neatkarīgi no izvēlētā veida - Word uzticami atbalsta visu dokumentu aizsardzību.

4. Izvairieties no datu zuduma: atkal viegli atrodiet nesaglabātos Word tekstus

Var gadīties arī tā, ka nejauši aizverat Word dokumentu pēc tam, kad esat to ilgu laiku rediģējis, tikmēr nesaglabājot. Jūs neesat īpaši saglabājis nevienu no izmaiņām, kas veiktas, izmantojot funkciju "Saglabāt kā". Tas lielā mērā nav problemātiski, jo Word 2010 un jaunākās versijas glabā šādus dokumentus, kas, domājams, tika pazaudēti fonā vairākas dienas.

Word dokumentu atradīsit sadaļā "Fails", "Pārvaldīt versijas" un "Atjaunot nesaglabātos dokumentus". Šeit jūs atradīsit informāciju par to, kā atjaunot nesaglabātos dokumentus. Ģenerētie teksti parasti nav galīgajā stāvoklī, taču parasti jūs tiekat aiztaupīts no daudziem jaunās produkcijas darba posmiem. Parasti tiek saglabātas tādas pamata lietas kā formatēšana.

Dokumentu un sadaļu rakstīšanas aizsardzība: iestatiet paroles programmā Word

Īpaši strādājot projektu komandās, rodas sarežģīti un dažkārt daudzdaļīgi dokumenti. Paroles var iestatīt, lai aizsargātu šos Word dokumentus no nesankcionētas piekļuves un neatļautām izmaiņām. Tikai tie, kuriem ir pareiza un pašreizējā parole, ir tiesīgi rediģēt teksta dokumentu. Tālāk ir izskaidrots, kā dokumentu saglabāt tikai lasāmā režīmā visām versijām, sākot no Word 2010.

1. Dodieties uz “Informācija” sadaļā “Fails”.

   

2. Noklikšķiniet uz “Aizsargāt dokumentu” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Šifrēt ar paroli”.

   

3. Ievadiet vajadzīgo paroli attiecīgajā laukā un apstipriniet ievadīto.

   

Svarīgs padoms ir pierakstīt paroli drošā vietā. Jo, ja jums nav paroles, jums ir arī aizliegts rediģēt oriģinālo dokumentu. Pēc tam tiek atvērta tikai versija, kas aizsargāta pret rakstīšanu.

Atsevišķas dokumentu zonas var arī aizsargāt ar paroli. Ja jūs maināt tikai atsevišķus fragmentus darba grupā, bet citi jau ir galīgajā versijā, tas var būt ļoti noderīgi.

Padoms: Starp citu, jūs varat noņemt dokumenta aizsardzību, atkārtojot iepriekš minētās darbības un atstājot tukšu tikai paroles lauku. Tā vietā, lai šifrētu dokumentu, jūs to atšifrējat, taču process paliek nemainīgs. Pēc tam to var atvērt vēlreiz bez īpašas piekļuves atļaujas.

Aizsargājiet Word dokumentus: ierobežojiet rediģēšanu un piekļuvi programmā Microsoft Word

Sadaļās “Fails” un “Informācija” atradīsit arī citus veidus, kā aizsargāt dokumentu. Piemēram, jums ir iespēja ierobežot rediģēšanu vai piekļuvi.

Ja ierobežojat rediģēšanu, var noteikt pieļaujamo un neatļauto izmaiņu izvēli.

• Vai komentārus var rakstīt, atbildēt vai par tiem rūpēties?
• Vai dažus stilus var izmantot, bet citus nē?
• Kāds formatējums jādod virsrakstiem, kuram vajadzētu būt ar nepārtrauktu tekstu?

Jūs izlemjat, kurus teksta dokumenta elementus un aspektus var mainīt.

Tomēr, ja piekļuves tiesības tiek atņemtas no projekta komandas darbiniekiem, izņemot dažas, piekļuves tiesības var arī individualizēt. Viss, kas jums jādara, ir ievadīt organizācijas piederību vai attiecīgo pilnvaroto personu vārdus laukā "Aizsargāt dokumentu". Pārējie kolēģi no šī brīža tiek izslēgti no Word dokumenta rediģēšanas. Tas ir īpaši noderīgi aspektiem, kas attiecas uz datu aizsardzību.

Secinājums: Word dokumentu aizsardzība - ļoti viegli, pateicoties atbilstošiem trikiem

Word dokumentus var aizsargāt dažādos līmeņos - pirms pabeigšanas, tās laikā un tālu pēc pabeigšanas. Ir iespējas atjaunot dokumentus, kas tiek uzskatīti par pazaudētiem, un automātiski izveidot rezerves kopijas.

Turklāt var izveidot tikai lasāmus dokumentus un definēt tādus aspektus kā atļautās apstrādes veids vai piekļuves atļauja. Izmantojot atbilstošus trikus, jūs vairs nezaudēsit Word dokumentus - neatkarīgi no tā, vai tie ir privāti vai profesionāli.

Bieži uzdotie jautājumi

Kādas ir Word dokumentu aizsardzības iespējas?

No vienas puses, jums ir iespēja saglabāt visus dokumentus ar peles klikšķi, izveidot automātiskas rezerves kopijas un automātiski atjaunot iepriekšējās versijas un Word failus, kas tika uzskatīti par pazaudētiem. No otras puses, jau no paša sākuma var izveidot tikai lasāmus dokumentus, kā arī ierobežot rediģēšanu un piekļuvi.

Kā aizsargāt dokumentus ar paroli?

Lai dokumentam piešķirtu paroli, rīkojieties šādi:

1. Pogas Sākt noklikšķiniet uz "Fails" un pēc tam uz "Informācija".
2. Dodieties uz “Aizsargāt dokumentu” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Šifrēt ar paroli”.
3. Ievadiet paroli un apstipriniet to.