Personalizējiet Outlook - padomi un iestatījumi

Varat izmantot šos padomus, lai personalizētu savu Outlook

Kā programmatūras lietotājam ir svarīgi veikt personiskus iestatījumus un nepārtraukti personalizēt programmu. Tas attiecas uz Microsoft Outlook, kā arī uz citām lietojumprogrammām, kuras regulāri tiek izmantotas profesionālā vai privātā vidē.

Konkrēti Outlook iestatījumi ir svarīgi, lai vienmēr varētu redzēt, kurš rakstīja e-pastu un no kuras ierīces tas tika nosūtīts. Turklāt katrs Outlook lietotājs vēlas efektīvi un funkcionāli izmantot programmu.

Microsoft Outlook darbvirsmas versijas pamata personalizācija sākas ar instalēšanu. Lai izmantotu programmu Outlook, ir nepieciešams Microsoft konts. Sākotnējās instalēšanas laikā Microsoft Outlook ir jābūt savienotam ar Microsoft kontu. Iestatījumus var apskatīt un mainīt jebkurā laikā, pārejot uz cilni “Fails” un pēc tam noklikšķinot uz izvēlnes vienuma “Biroja konts”.

Planšetdatoriem vai viedtālruņiem paredzētās Microsoft Outlook mobilā versija ir bezmaksas, un tai nav jābūt personalizētai saistībā ar Office kontu.

Personalizējiet Outlook - praktiskas iespējas, kas ietaupa laiku

Papildus Office kontam, kas nav pieejams darbvirsmas versijā, ir arī citas Microsoft Outlook personalizācijas iespējas. Lai personalizētu programmatūru, ņemot vērā iniciāļus, jūsu vārdu un citus iestatījumus, jums ir pieejamas šādas iespējas un funkcijas. Papildus lasīšanas laukuma vai saites uz darbvirsmas pamata skatam ir pieejamas neskaitāmas citas funkcijas un iespējas.

Piemēram, varat izvēlēties, lai vienlaikus tiktu parādīta gan iesūtne, gan kalendārs. Ja strādājat daudzas stundas dienā ar programmu Outlook un izmantojat lielu, augstas izšķirtspējas monitoru, var būt jēga divus Outlook logus atvērt atvērt blakus. Tādā veidā teksts ir labāk attēlots un atdalīts no citām funkcijām. Piemēram, nākamajā laukā varat atvērt kalendāru vai adrešu grāmatu un iesūtni. Šī skata personalizēšana sniedz labāku pārskatu un ļauj strādāt efektīvāk.

Līdzīga situācija ir ar pielikumu standarta mapi. Windows 10 lejupielādes mape parasti tiek ieteikta kā noklusējuma mape.

Personalizējiet rīkjoslas un saites - tā tas darbojas

Outlook standarta aprīkojumā ir divas rīkjoslas ar pogām svarīgām funkcijām:

• Standarta rīkjosla.
• Paplašinātā rīkjosla.

Standarta rīkjoslas sastāvs ir atkarīgs no attiecīgā Outlook moduļa. Tāpat kā visās citās Office programmās, to var personalizēt, rīkjoslām pievienojot papildu pogas izvēlņu komandām. Būtībā jūs varat pielāgot katru Outlook rīkjoslu un pielāgot to savām vajadzībām. Tas ir noderīgi, lai varētu strādāt efektīvāk un mērķtiecīgāk.

Līdzīga situācija ir ar īsinājumtaustiņiem, kurus varat iegult Windows darbvirsmā vai izvēlnē Sākt, lai palaistu konkrētu Outlook moduli. Lietotāji, kuri programmā Outlook strādā ar vairākiem profiliem, var izmantot komandu uzvednē esošo komandu, lai izlemtu, ar kuru profilu Outlook jāsāk. Ja vēlaties biežāk izsaukt savu Outlook ar vienādiem sākuma parametriem, ieteicams darbvirsmā iestatīt atbilstošu saīsni.

Cilne Fails: personalizējiet automātiskās atbildes un mierīgi dodieties atvaļinājumā

Ārpus biroja palīgs programmā Outlook ir svarīgs vienmērīgai saziņai. Ja noteiktā laika periodā nevarat nosūtīt vai saņemt ziņas, funkcija “automātiskās atbildes” ir mērķtiecīga un efektīva. Ja saņemat e-pastu, sūtītājs automātiski tiks informēts, cik ilgi jūs nebūsit pieejams un kas jūs aizstās. Personalizētā “automātisko atbilžu” funkcija garantē, ka klienti, ieinteresētās personas vai kolēģi vienmēr tiek informēti par prombūtni, piemēram, atvaļinājuma dēļ.

Personalizēt fontus programmā Outlook nav grūti

Viena no populārākajām personalizācijas iespējām programmā Outlook ir noklusējuma fontu pielāgošana. Ikvienam ir dažādas vēlmes attiecībā uz savu ziņojumu izskatu. Šī iemesla dēļ ir jēga personalizēt fontus vai citas stilistiskās ierīces. Izmaiņu ieviešana nav grūta. Ja strādājat bez veidnes, fontu var viegli pielāgot izvēlnes "Teksts" cilnē "Ziņojums".

Ja tiek izmantotas formāta veidnes, veidne ir jāmaina vienu reizi. Turklāt, atkarībā no izmantotās Outlook versijas, veidnēs var mainīt dažādas izvēlnes iespējas.

Padoms:

Atkarībā no iestatījuma jūs saņemsiet e-pastus vienkāršā vai html formātā. Ja vēlaties ātri pārslēgties uz HTML formātu, lai skatītu e -pasta ziņas, varat to izdarīt, izmantojot īsinājumtaustiņu ALT + SHIFT + H.

Personalizējiet skata iestatījumus programmā Outlook - iestatiet Outlook vēlamajā veidā

Papildus standarta skatam programmā Outlook ir arī citas praktiskas iespējas ekrāna sadalīšanai un e -pasta ziņojumu parādīšanai. Piemēram, Outlook priekšskatījuma logs piedāvā unikālu iespēju. Iesūtnē atlasīto e-pasta ziņojumu saturs šeit tiek parādīts kompaktā veidā, jums nav jāatver e-pasts ar dubultklikšķi.

Pielāgotus skatus jebkurā laikā var atiestatīt programmā Outlook. To var izdarīt manuāli vai alternatīvi, izmantojot Windows komandu. Tajā pašā laikā jūs varat atsevišķi novietot priekšskatījuma logu un parādīt to, piemēram, ziņojumu sarakstā labajā pusē vai zem tā.

Neskatoties uz lietotājam draudzīgo skatu caur priekšskatījuma logu, daži lietotāji principā ir nolēmuši izslēgt priekšskatījumu programmā Outlook. Tā pamatā ir risks, ka pirms ļaunprātīga pasta atvēršanas jūsu sistēmā automātiski nonāks vīruss vai ļaunprātīga programmatūra. Ja vēlaties būt drošībā, varat izslēgt priekšskatījuma logu, novērst ārēju attēlu un satura ielādi vai atļaut HTML e -pasta ziņojumu parādīšanu tikai vienkārša teksta formātā.

Izmantojiet gatavas skata iespējas un pielāgojiet navigācijas apgabalu - tā tas darbojas

Pirmo Outlook versiju lietotāji novērtēja daudzas gatavās skata opcijas, kas vairs nav pieejamas programmā Outlook 2010 vai pašreizējā Outlook 365 versijā. Piemēram, jūs varētu parādīt tikai nelasītos ziņojumus pašreizējā mapē. Noderīga bija arī iespēja ierobežot attēlošanas periodu un, piemēram, galvenokārt parādīt pēdējo septiņu dienu e-pastus. Neskatoties uz iepriekšējo iestatījumu trūkumu jaunākajās versijās, iemīļotos skatus var definēt un saglabāt programmā Outlook 2010 un jaunākās versijās.

Būtībā ieteicams arī pielāgot Outlook navigācijas zonu jūsu personīgajam darba veidam. Cita starpā varat parādīt un paslēpt navigācijas joslu, izmantot īsinājumtaustiņus, lai ātri pārslēgtos uz citu izvēlni vai norādītu citu sākuma mapi. Tāpat kā iesūtnē, varat arī ieslēgt piezīmju lasīšanas zonu. Šajā gadījumā programma Outlook parāda pašreiz atlasītās piezīmes saturu loga apakšējā daļā.

Iestatiet kalendāru, uzdevumus un tikšanās funkcijas savām vajadzībām

Jūs varat arī personalizēt kalendāru programmā Outlook un cita starpā iestatīt tikšanās krāsu kategoriju secību. Lai izveidotu tikšanos, tikšanās dialoglodziņā noklikšķiniet uz lauka “Iezīme” un atlasiet atbilstošo krāsu. Sapulču pieprasījumus var automātiski izdzēst no iesūtnes, tiklīdz esat uz tiem atbildējis. Šī opcija programmā Outlook ir aktivizēta pēc noklusējuma, un to var deaktivizēt vai aktivizēt.

Jebkurā gadījumā jums vajadzētu paplašināt saiti uz failu sistēmu navigācijas joslā. Izmantojot noderīgas saites, jūs varat integrēt cietā diska mapes vai regulāri nepieciešamos failus. Izmantojot šos īsceļus, jūs ilgtspējīgi personalizējat Outlook.

Definējiet Outlook automatizācijas noteikumus

Outlook piedāvā iespēju izmantot kārtulas un makro, lai automatizētu Outlook. Noteikumi ir jāpielāgo programmā Outlook. Visas kārtulas programmā Outlook definējat izvēlnes vienuma “Noteikumi un paziņojumi” cilnē “Fails”.

Iespējojiet darbvirsmas paziņojumus programmā Outlook

Ja vēlaties saņemt informāciju par ienākošajiem e-pastiem no Outlook, varat vienkārši aktivizēt darbvirsmas paziņojumu. Kā to izdarīt:

1. Programmā Outlook līdz 2007. gada versijai jūs izsaucat komandu "Rīki, noteikumi un paziņojumi". Programmā Outlook 2010 dodieties uz “Failu, kārtulu un paziņojumu pārvaldība”.

2. Atlasiet kārtulu un noklikšķiniet uz "Mainīt kārtulu" un pēc tam uz "Rediģēt kārtulas iestatījumus".

3. Noklikšķiniet uz “Tālāk”, lai atvērtu dialoglodziņu, kurā varat atlasīt darbības.

4. Šeit jūs aktivizējat opciju “Rādīt darbvirsmas paziņojumu” (kā arī “Nelietot citus noteikumus”, ja šī opcija vēl nav aktivizēta).

5. Pēc tam noklikšķiniet uz “Pabeigt”.

Noteikumi ir personalizēti, jo tie tiek izpildīti tikai pēc jūsu norādījuma, nevis automātiskas lietojumprogrammas. Lai kārtulas palaistu manuāli, noņemiet atzīmi no kārtulas nosaukuma ziņojuma noteikumos.

Varat arī izmantot kārtulas, lai automātiski kārtotu iesūtni. Šajā gadījumā vēstules, kas atbilst noteiktiem kritērijiem, tiek piešķirtas iepriekš noteiktām kategorijām. Automātiskā arhivēšana ir viena no vissvarīgākajām uz noteikumiem balstītajām funkcijām programmā Outlook. Principā to var īpaši pielāgot. Vajadzības gadījumā arhīvu nosaukumus var mainīt, lai izvairītos no atlaišanas un saglabātu pārskatu. Makro var arī palaist, lai automātiski pārvietotu e-pastu, kurā ir iepriekš noteikts atslēgvārds.

Saglabājiet skaidrību programmā Outlook - cik viegli tas ir

Turklāt varat izvēlēties iestatījumus atsevišķiem Outlook moduļiem, piemēram, e-pastiem vai atsevišķām mapēm iesūtnē, kas atšķiras no standarta iestatījumiem. Interesanta ir, piemēram, funkcija “Žurnāls”. Izmantojot žurnāla funkciju, programmā Microsoft Outlook varat izsekot tādus elementus kā e-pasta ziņas vai sapulces. Varat arī izsekot citiem Microsoft Office failiem, piemēram, Word dokumentiem. Neskatoties uz pievienoto vērtību, žurnāla funkcija aizņem daudz atmiņas. Ja nevēlaties izmantot žurnāla funkciju vai vairs nevēlaties to izmantot, ieteicams to izslēgt. Tā rezultātā PST fails pēc sava lieluma joprojām ir pārvaldāms.

Rezumējot, skaidrībai ir izšķiroša nozīme, lai gūtu panākumus programmā Outlook. Iesūtne, kalendārs, adrešu grāmata un citas funkcijas atbalsta ikdienas darbu tikai tad, ja tās ir parādītas efektīvi un saprotami. Lai to panāktu, varat izmantot peli, lai manuāli pielāgotu kolonnu platumu tabulas skatos, piemēram, tikšanās kalendārā.

Personalizējiet pastkasti un ienākošo un izejošo pastu - kuriem iestatījumiem ir jēga

Papildus skata pielāgošanai viens no vissvarīgākajiem soļiem ir personalizēt iesūtni programmā Outlook un pielāgot dizainu. Programmā Outlook iesūtnē ir opcija noteikt, cik bieži e-pasta ziņas ir jāielādē. Tā vietā, lai zvanītu ziņas ik pēc 15 minūtēm, ir lietderīgi palielināt laika periodu, lai varētu netraucēti strādāt ilgāk.

Būtībā var apgalvot, ka ir svarīgi izmantot Outlook kā darba rīku un neļaut Outlook pārtraukt jūsu darbu. Ikvienam, kurš strādā koncentrējoties uz uzdevumu, būtu jānovērš visa veida traucējumi vai pēc iespējas jāsamazina tie, lai veicinātu efektīvu darbu. Traucējošie faktori var būt ienākošie e-pasta ziņojumi vai darbvirsmas paziņojumi, saņemot e-pastus. Katram Outlook lietotājam ir būtiski personalizēt laika posmus, signālus un paziņojumus iesūtnē.

Outlook lietotājiem, kuri vēlas mainīt servera taimautu POP3 kontos, reģistrā ir jāveic šāda veida personalizācija, jo sistēma nodrošina servera taimautu līdz 10 minūtēm.

Pielāgojiet un automatizējiet lasīšanas kvītis - tas ietaupa jūsu laiku

Ja ienākošajos ziņojumos ir lasīšanas kvītis, tas palielina izpratni. Ja lasīšanas apstiprinājumus saņemat pārāk bieži vienlaicīgi, piemēram, sērijveida pasta gadījumā, varat izslēgt displeju programmā Outlook vai arī automātiski nosūtīt lasīšanas apstiprinājumus. Abas iespējas var būt noderīgas, lai dienas laikā darbplūsmā tiktu traucēti retāk. Vecākajās Outlook versijās 2000, 2003 un 2007 lasīšanas kvīts ir jāizslēdz citā veidā - vēstures opcijās.

Personalizējiet vizītkartes un automātiski saglabājiet pielikumus - kāpēc tas ir svarīgi

Outlook lietotāji novērtē iespēju e-pastiem pievienot vizītkartes ar konkrētu sūtītāja informāciju. Individuāli personalizētas vizītkartes ar pareizu kontaktinformāciju ir svarīgas, lai adresāti varētu ar jums sazināties profesionāli un netraucēti. Ir arī interesanti izmantot opciju “Sekot”, lai personalizētu ziņojuma tēmu sarkanā krāsā. Svarīgus ziņojumus adresāts nolasa ātrāk, jo tie tiek parādīti noteiktā krāsā.

Ja katru dienu vai katru nedēļu saņemat lielu skaitu ziņojumu ar pielikumiem, piemēram, rēķinu dokumentus vai zīmējumus, varat izmantot bezmaksas automātiskās saglabāšanas rīku līdz Outlook 2007. Pašreizējā Outlook 365 versijā Outlook pielikumu nosūcējs ir alternatīvs ārējs rīks, ar kura palīdzību pielikumi tiek automātiski saglabāti kešatmiņā, pamatojoties uz noteikumiem.

Noņemiet vai samaziniet iecienītās mapes un pielāgojiet ātrās piekļuves joslu

Microsoft Outlook parāda izlases mapi navigācijas joslā virs e-pasta mapes. Ja šī mape netiek izmantota, to var noņemt vai samazināt no Outlook 2007 versijas. Programmā Outlook 2007 un visās turpmākajās versijās ir divi pārbaudīti veidi, kā samazināt mapi. Tādā veidā jūs ietaupīsiet vietu un nodrošināsit skaidrību mapju struktūrā.

Ātrās piekļuves joslu programmā Outlook un citās Microsoft Office lietojumprogrammās lietotāji novērtē, jo tā atbalsta efektīvu darbu. Šo ātrās piekļuves joslu ir iespējams personalizēt tikai ar dažiem klikšķiem. Lai to izdarītu, ātrās piekļuves joslā noklikšķiniet uz simbola: "Līnija / bultiņa uz leju".

Rezultātā tiek atvērts izvēles logs, kurā ātrās piekļuves joslā varat integrēt citas funkcijas. Ievietojiet atzīmi pirms vienas no komandām, lai joslai pievienotu atbilstošo pogu. Un otrādi, noņemiet atzīmi komandu priekšā, kuru joslā nedrīkst būt nevienas pogas.

QuickSteps - maksimāli izmantojiet efektīvos Outlook palīgus

QuickSteps, kas piegādāti kā Smarttools kopš Outlook 2010 versijas, ir jāpielāgo, lai tos varētu izmantot pirmo reizi, lai tos varētu efektīvi izmantot. QuickSteps varat atrast cilnē Sākt.

Papildus gatavajiem ātrajiem soļiem, piemēram, “Komandas e-pasts” vai “Gatavs”, var pievienot arī citas atsevišķas ātrās darbības, kas personalizē un vienkāršo darbu ar programmu Outlook.

Drukas formātu pielāgošana savām specifikācijām ietaupa laiku un naudu

Outlook piedāvā plašu iespēju un funkciju klāstu, lai pielāgotu dokumenta drukas formātu. Īpaši tad, ja vairāki darbinieki strādā ar vienu datoru, tas var izraisīt problēmas un drukas kļūdu. Lai samazinātu nepareizas izdrukas, pirms drukāšanas ir lietderīgi atiestatīt drukas formātu uz noklusējuma vērtībām. To var izdarīt tikai ar dažiem klikšķiem Outlook iestatījumos.

Personalizējiet uzdevumu joslu un navigācijas zonu, lai koncentrētos uz svarīgo

Microsoft Outlook uzdevumu joslā parasti tiek parādīts datuma navigators, kā arī pašreizējās tikšanās un uzdevumi.

Šajā gadījumā personalizēšana nozīmē prioritāšu noteikšanu svarīgām lietām, lai būtiskas tikšanās un uzdevumi nekad netiktu aizmirsti.

Ja ekrānā nav daudz vietas vai vēlaties, lai jūsu e -pasta ziņojumi būtu priekšplānā, varat samazināt navigācijas joslu programmā Outlook. Šajā gadījumā pogas, ko izmantojat, lai atlasītu dažādus Outlook moduļus, ir ikonu veidā.Tas garantē, ka ir vairāk vietas e-pastu lasīšanai. Iestatījumus var mainīt pēc vēlēšanās.

Tas attiecas arī uz populārajiem un praktiskajiem darbvirsmas paziņojumiem. To maksimālais ilgums ir 30 sekundes. Ja vēlaties palielināt displeju ārpus šī maksimālā diapazona, jums jāiejaucas reģistrā, lai veiktu šāda veida personalizāciju.

Rādīt tabulas atsevišķi programmā Outlook - tādējādi saglabājat skaidrību

Microsoft Outlook ir:

• Iesūtnē
• Kalendārā,
• Adrešu grāmatā un
• Par citām funkcijām

strukturēts kā galds. Tabulas garantē skaidru prezentāciju. Tabulu skatus, piemēram, iesūtnē, var manuāli pielāgot ar peli, ņemot vērā kolonnu platumu.

Personalizējiet integrētās navigācijas programmas

Microsoft Outlook piedāvā iespēju atvērt ielu karti Microsoft Bing Maps kontaktpersonai, izmantojot pogu "Piešķirt". Tas parādīs kontaktpersonas adresi. Ielas kartes displeju var atlasīt, tiklīdz esat ievadījis kontaktpersonas pasta adresi programmā Outlook.

Veidojiet vai mainiet veidlapas - tā jūs pareizi personalizējat

Darbs ar veidlapām Microsoft Outlook izstrādātāju rīkos nav ikdienišķa parādība.

Piemēram, ja vēlaties izveidot uzdevuma veidlapu, programma Outlook dod iespēju personalizēt veidlapu izstrādātāja rīkos. Pievienojot veidlapai laukus, programma Outlook automātiski ievieto ievades lauku un iezīmi kopā. Tiklīdz vēlāk noklikšķināt uz viena no diviem elementiem, tiek atlasīts tikai šis elements. Lai pārvietotu abus elementus vienlaikus, ir jēga savienot abus elementus savā starpā. Tas tiek darīts ar "grupu".

Kopsavilkums un secinājums: personalizējot programmu Outlook, jūs ietaupāt laiku un strādājat produktīvāk

Tāpat kā ikvienam ir personīga gaume, izvēloties savas mājas mēbeles, arī Microsoft Outlook ir jābūt īpaši izstrādātam un personalizētam katram lietotājam. Programmatūras funkcijas jāpielāgo attiecīgajam lietotājam un viņa vajadzībām. Personalizētas izvēlņu joslas, individuāli pielāgota iesūtne un citi programmatūras iestatījumi ir svarīgi, lai varētu strādāt pēc iespējas efektīvāk.