Ekspertu padomi darbam ar Outlook
Microsoft Outlook ir viena no populārākajām saziņas programmām, ko ik dienas izmanto miljoniem cilvēku visā pasaulē. Programmai Outlook cita starpā vajadzētu palīdzēt padarīt rakstisku saziņu pa e-pastu efektīvāku un profesionālāku. Lai to nodrošinātu, programmai Outlook ir daudz funkciju. Šķirošanas funkcija ir būtiska ikdienas darba iespēja.
E-pasta ziņojumu, pielikumu un informācijas šķirošana un mērķtiecīga iesniegšana ir svarīga gan programmā Outlook, gan kopumā biroja analogajā komunikācijā. Reģistri un mapes ir būtiskas birojos, piemēram, lai uzglabātu bezsaistes dokumentus, pamatojoties uz saprotamiem kritērijiem. Pārdomāta mapju struktūra un Outlook šķirošanas funkcija arī garantē, ka būtiska informācija un e-pasta ziņas ir pieejamas tikai ar dažiem klikšķiem.
Kā lietot šķirošanas funkciju programmā Outlook
Daži Outlook lietotāji dienā saņem simtiem e -pasta ziņojumu. Ar tik daudz informācijas ir grūti izsekot lietām un izvēlēties pareizo skatu. Ir svarīgi, lai ziņojumi tiktu automātiski parādīti saskaņā ar noteiktiem kritērijiem. Programmā Microsoft Outlook iebūvētā šķirošanas funkcija var palīdzēt efektīvi un uz lietotāju orientētā veidā kārtot ziņojumus. Kārtošanas funkciju varat izmantot šādi:
-
Dodieties uz jebkuru mapi. Virs direktorijā esošajiem e-pastiem atradīsit Microsoft Outlook šķirošanas un filtrēšanas funkciju.
-
Cita starpā varat filtrēt ziņojumus pēc šādiem kritērijiem:
- Lasītas vai nelasītas ziņas.
- Pēc prioritātes.
- Pēc sākuma vai izpildes datuma.
- Pēc izmēra.
- Pēc tēmas.
- Pēc sūtītāja.
- Pēc veida.
- Saskaņā ar augiem.
- Pēc konta.
Turklāt dialoglodziņā "Kārtot" varat noteikt, vai jaunākais vai vecākais elements vienmēr jāparādās augšpusē.
Daudzas izvēles iespējas, kuras var atpazīt, aktivizējot ērces, ļauj īpaši sakārtot mapes saturu. Tādā veidā jūs varat uzreiz redzēt, kuri uzdevumi, informācija un ziņojumi ir svarīgi un jāapstrādā. Filtra funkcijas iestatījumi ir pašsaprotami, un tos var pielāgot dažu sekunžu laikā.
Kā kārtot un strukturēt Outlook - 2 svarīgi ekspertu padomi
Papildus svarīgajai Microsoft Outlook šķirošanas funkcijai jūs varat profesionāli strukturēt saziņas programmu, veicot tikai dažas izmaiņas. Divi būtiski ekspertu padomi var jums palīdzēt šeit:
Eksperta padoms 1: izveidojiet mapes e-pasta ziņojumu glabāšanai atbilstoši tēmai
Izmantojot iesūtni ar daudziem simtiem ziņojumu, ir viegli pazaudēt lietas. Funkciju "Kārtot" un "Meklēt" izmantošana programmā Outlook var palīdzēt ātrāk parādīt jūsu meklētos e -pastus. Tajā pašā laikā abas funkcijas nav panaceja, kad runa ir par strukturētu darbu ar Outlook. Lai izveidotu struktūru programmā Outlook, ir svarīgi strādāt ar personīgo mapju sistēmu. Personiskās mapes ir noderīgas, jo tās var izmantot, lai kārtotu un saglabātu e-pasta ziņas pēc tēmas.
Pastkastes mapju struktūrā varat viegli izveidot personisku mapi. Tas darbojas, ar peles labo pogu noklikšķinot apgabalā, kurā jāģenerē personīgā mape. Parādītajā dialoglodziņā atlasiet "Jauna mape" un piešķiriet nosaukumu. Tā rezultātā mape pieder jūsu personisko mapju sistēmai un tiek parādīta jūsu skatā.
Pārdomāta mapju struktūra un mapju sistēma profesionalizē darbu ar programmu Outlook un ir daļa no tālredzīgas biroja organizācijas.
Eksperta padoms 2: klasificējiet e -pastus programmā Outlook
Jūs nešķirojat e-pasta ziņojumus programmā Microsoft Outlook, tikai izmantojot iebūvēto šķirošanas funkciju. Turklāt kategorijas var palīdzēt klasificēt e -pastus un sakārtot pastkasti. Piemēram, varat nosaukt kategorijas atbilstoši nodaļām vai klientu vārdiem vai precizēt apstrādes statusu ar kategoriju. Atslēgvārdi, piemēram, “pabeigts” vai “jāmaksā”, ir šķirošanas parametri, kas palīdz labāk sakārtot sevi.
Lai izveidotu jaunu kategoriju, cilnē “Sākums” dodieties uz izvēlnes apgabalu “Kategorijas” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Visas kategorijas”. Dialoglodziņā noklikšķiniet uz pogas "Jauns". Kad esat ievadījis savas jaunās kategorijas nosaukumu, apstipriniet procesu ar OK. Rezultātā jūs varat sadalīt savus e-pastus noteiktās kategorijās un precīzāk tos vizualizēt, izmantojot krāsu kodējumu.
Kārtošanas funkcija programmā Outlook var palīdzēt profesionāli organizēt e -pastus
Kārtošanas funkcija programmā Microsoft Outlook ir svarīgs jūsu rīcībā esošs rīks. Tas palīdz individuāli kārtot un parādīt e -pastus iesūtnē vai citās mapēs. Kategoriju izvēle garantē, ka šķirošanu var veikt saskaņā ar plānu.
Turklāt ir lietderīgi izveidot saprotamas mapju struktūras, lai organizētu ienākošo saziņu programmā Outlook. Kategoriju funkcija programmā Outlook ir būtiska, ja vēlaties segmentēt e -pastus pēc tēmas. Visas opcijas kopā ir efektīvas, lai jebkurā laikā varētu kārtot, uzglabāt un atrast e-pastus programmā Outlook.
