Laba datu pārvaldība: uzdevumi, rīki un koncepcija

Šie ir četri datu veidi, kas jums noteikti jāzina

Uzņēmumiem arvien aktuālāks kļūst jautājums par pareizu datu pārvaldību. Galu galā uzņēmumos katru dienu tiek apstrādāts liels datu apjoms, un to pieejamība, no vienas puses, un to aizsardzība, no otras puses, ir tikai daļa no datu pārvaldības.

Ko ietver datu pārvaldība? definīcija

Datu pārvaldība attiecas uz datu vākšanu, izmantošanu un uzglabāšanu, ņemot vērā dažus parametrus. Dati jāpārvalda lēti, droši un efektīvi. Datu pārvaldībai vajadzētu dot iespēju uzņēmumu un citu organizāciju darbiniekiem izmantot datus, lai sasniegtu mērķus, pieņemtu lēmumus, īstenotu pasākumus un tādējādi palielinātu uzņēmuma vērtību. Šai datu izmantošanai jānotiek saskaņā ar noteiktām specifikācijām un vienmēr jābūt optimizētai.

Šajā kontekstā datu pārvaldība un procesu vadība ir cieši saistītas. Galu galā daudzos uzņēmumos dati ir uzņēmuma aktīvs. Atbilstoši procesi ir būtiski, lai efektīvi aizsargātu šo vērtību, bet arī radītu jaunas vērtības un bez problēmām varētu piekļūt esošajiem datiem.

Atbildīgai un efektīvai datu pārvaldībai uzņēmumiem ir nepieciešama koncepcija, kas ietver visus aspektus:

• Savākt datus
• saglabāt datus
• apstrādāt datus
• Arhivēt datus
• dzēst datus

Labākajā gadījumā šī koncepcija ņem vērā gan uzņēmuma datu pārvaldības prasības, gan datu drošību un aizsardzību.

Ir 4 dažādi datu veidi

Lai izmantotu holistisku pieeju datu pārvaldībai, ir svarīgi saprast dažādus datu veidus. Galu galā, piemēram, personas dati, piemēram, darbinieku vārdi un adreses, vēlas tikt apstrādāti citādi nekā dati, kurus publicējat savā uzņēmuma vietnē visiem saprotamā veidā.

Personas dati

Visi dati, kas attiecas uz konkrētām personām, piemēram, darbinieku vārdi, adreses vai bankas dati, ir personas dati. Tomēr apkopotie mērījumu dati un klientu dati tiek uzskatīti arī par personas datiem. Visi dati, kas attiecas uz mūsu darbiniekiem un klientiem, kā arī citām trešajām pusēm, tiek uzskatīti par personas datiem. Tiem jābūt īpaši aizsargātiem.

Sensitīvi uzņēmuma dati

Visi dati, kas saistīti ar uzņēmuma noslēpumiem, piemēram, nodokļu un grāmatvedības dokumenti, ir sensitīvi uzņēmuma dati. Dati, kas tiek iegūti projektu gaitā, piemēram, aprēķini, receptes, pētījumu dati un tehniskās zināšanas, arī tiek klasificēti kā sensitīva informācija. Šajā jomā tiek ņemtas vērā arī iekšējās procedūras vai procesi, klientu saraksti un korporatīvās stratēģijas. Šeit ir svarīgi datu pārvaldības ietvaros skaidri definēt, kura informācija ir jāaizsargā un kura ne. Parasti uzņēmumiem, pievienojoties uzņēmumam, jauni darbinieki paraksta konfidencialitātes līgumu, ar kuru viņi apņemas neizpaust trešajām personām nekādus sensitīvus uzņēmuma datus.

Sekundārie dati

Sekundārie dati rodas no tālāk apstrādātiem primārajiem datiem. Tie attiecas uz visiem datiem, kas ir izveidoti citam mērķim un ir arī daļa no pasākuma. Ja, piemēram, fotogrāfijas, kas uzņemtas un publicētas uzņēmuma telpās, ir redzamas darbinieku vai klientu numura zīmes, tie ir sekundāri dati. Pat ja, piemēram, ir veikta aptauja, var rasties sekundāri dati. Faktiskā anketa ir primārie dati, un rezultāti, kas ir apkopoti no šiem primārajiem datiem un vairs neļauj izdarīt secinājumus par respondentiem, ir sekundārie dati.

Publiski pieejami dati

Ja dati tiek kopīgoti ar sabiedrību sava uzņēmuma vietnē vai drukātos dokumentos, tiem jāatbilst noteiktām prasībām. Piemēram, nekādas autortiesības vai preču zīmju tiesības nedrīkst pārkāpt, piemēram, fotoattēlā var redzēt citus zīmolus, nevis jūsu. Jūsu logotipi un saukļi ir jāaizsargā no zādzības citiem, piemēram, reģistrējot tos kā vārdisku vai grafisku zīmi.

Datu pārvaldība: ir šādi uzdevumi

Datu pārvaldībā ir dažādi uzdevumi.

• Datu vākšana Ņemot vērā datu ekonomiju, t.i., var vākt tikai tik daudz datu, cik tas patiešām nepieciešams. Vispārīgajā datu aizsardzības regulā (VDAR) šis taupības pienākums ir noteikts.
• Nodrošiniet datu kvalitātirūpīgi strādājot, ievadot datus.
• Datu izmantošana padarīt to caurspīdīgu.
• Izvairieties no datu pārsūtīšanas, ja iespējams. Jo vairāk datu tiek pārvietoti no punkta A uz punktu B, jo vairāk jūs kļūstat neaizsargāti pret drošības pārkāpumiem vai datu zudumu.
• Padariet datu avotus viegli pieejamus.
• Droši glabājiet datus, piemēram, mākonī vai šim nolūkam paredzētajā datu bāzes programmatūrā.
• Droši dati un regulāri izveidojiet dublējumus, piemēram, mākonī vai ārējā datu nesējā.
• Aizsargājiet failu sistēmas un visu IT, no hakeru uzbrukumiem vai ļaunprātīgas programmatūras. Tas ir iespējams, izmantojot ugunsmūrus un atjauninātu aizsardzību pret vīrusiem.
• Iekšējā datu aizsardzība piešķirot tiesības datu sistēmās. Galu galā, piemēram, darbinieku dati ir jāaizsargā arī no citiem darbiniekiem.
• Aizsargāt aparatūru, pret ugunsgrēku, ūdens bojājumiem vai pārspriegumu.
• Komunikēt kompetenci datu apstrādēlai izvairītos no nepareizas darbības.
• Pārbaudiet datu kvalitāti, vēlams noteiktā regularitātē.
• Datu arhivēšanalai pēc iespējas samazinātu pašreiz izmantoto sistēmu un ierīču datu apjomu. Piemēram, dati ir jāglabā arī nodokļu inspekcijai noteiktos laika periodos neatkarīgi no tā, vai tie joprojām ir nepieciešami pašreizējai uzņēmējdarbībai.
• Neatgriezeniski dzēst datuslai radītu vietu, no vienas puses, un atbrīvotos no atbildības par datu aizsardzību. Pirms tam rūpīgi jāpārbauda, vai dzēšamos datus tiešām var neatgriezeniski izdzēst vai arī tie var nebūt vajadzīgi citur. Dzēšana nav tas pats, kas dzēšana, tāpēc dažu cieto disku dati tiek vienkārši pārrakstīti. Lai tos patiešām noņemtu, jums vajadzētu strādāt ar atbilstošām programmām, piemēram, CCleaner.
• Ievērojiet juridisko noteiktību un a regulāra savu datu analīze ievērojiet kopējos likumus.
• Ieskats caurspīdīgs izveidot un dalīties ar citiem.

Izaicinājumi un mērķi datu pārvaldībā

Datu pārvaldības problēma ir tāda, ka visi šie uzdevumi ir savstarpēji saistīti un izstrādāti pēc iespējas efektīvāk un praktiskāk. Katram darbiniekam jābūt pieejamai vajadzīgajiem datiem, neņemot vērā datu aizsardzību. Uzņēmumiem var būt noderīga tā saucamā datu pārvaldības vadlīnija. Tas nosaka, kā uzņēmumā tiek apstrādāti dati.

Īpašas problēmas datu pārvaldībā cita starpā rodas no šādiem aspektiem:

• nepārtraukti pieaugošais datu apjoms (lielie dati)
• arvien vairāk viltotu hakeru uzbrukumu datu drošībai
• Pastāvīgi mainās juridiskās prasības, kas nozīmē, ka uzņēmumiem vienmēr jābūt aktuāliem

Izmaiņas organizācijā sarežģī arī datu apstrādi. Tā kā daudzos uzņēmumos datu pārvaldības tēma kļūst arvien nozīmīgāka, tagad ir pat pastāvīgas amata vietas, tā sauktie datu pārvaldnieki, kas nodarbojas tikai ar šo tēmu.

Datu pārvaldība: 4 iespējamie programmatūras risinājumi

Uzņēmumu datu pārvaldībai ir dažādas iespējas un daudzi gatavi programmatūras risinājumi:

Satura pārvaldības sistēmas	CMS ir sistēmas, kurās saturs un informācija ir apvienoti. Datu bāzes var integrēt arī satura pārvaldības sistēmās.
Pamatdatu pārvaldība	Pamatdatu pārvaldība nozīmē galveno datu, t.i., organizācijas pamatdatu, centrālo administrēšanu. Neatkarīgi no tā, vai ir dati par darbiniekiem vai klienti - tie visi ietilpst pamatdatos un tiem nepieciešama īpaša aizsardzība.
Uzņēmumu resursu plānošanas sistēmas	Izmantojot šādu holistisku programmatūru, var reģistrēt visus organizācijas resursus. Tajā var attēlot darba aprīkojumu, materiālus, ikmēneša izdevumus darbiniekiem un daudz ko citu.
Dokumentu pārvaldības sistēmas	Šādas sistēmas var izmantot dokumentu glabāšanai, kārtošanai, pārvaldīšanai un arhivēšanai. Piemēram, ecoDMS ir piemērots maziem uzņēmumiem un individuālajiem uzņēmumiem.

Google, Oracle, SAP un daudzi citi lieli uzņēmumi piedāvā daudz rīku un programmu datu pārvaldībai.

Datu pārvaldība privātpersonām

Ārštata darbiniekiem, individuālajiem uzņēmumiem un mazajiem jaunuzņēmumiem datu pārvaldības tēma ir aktuāla arī no pirmās dienas, un viņiem jau agrīnā stadijā vajadzētu meklēt atbilstošu programmatūru.

Datu pārvaldības tēma ir aktuāla arī kā privātpersonai, kaut arī mazākā līmenī. Mājas datorā, viedtālrunī un planšetdatorā ir liels datu apjoms, kas jāšķiro, jāpārvalda un jāveido dublējums.

Noderīgi rīki datu pārvaldībai

Jūs varat pārvaldīt datus, izmantojot pareizos rīkus - katram nolūkam ir piemērota programmatūra:

• Ar kārtību manā mapē jūs varat kārtot un pārvaldīt failus savā Windows datorā.
• DirPrintOK izdrukā jūsu mapju un failu pārskatus kā sarakstu.
• Izmantojot VisiPics, jūs varat atrast dublētus fotoattēlus cietajā diskā un izdzēst nevajadzīgos attēlus, lai atbrīvotu vietu jauniem datiem.
• DupeGuru palīdzēs jums atrast dublētus failus. Varat kārtot pēc dažādiem failu veidiem, piemēram, mūzikas, attēliem un citiem.
• Atbloķējiet bloķētos failus, izmantojot Unlocker.
• Programmatūra Jajuk ļauj importēt mūzikas kolekciju un pēc tam to kārtot.
• Terminplaner.net ir vienkāršs rīks failu pārvaldīšanai.
• Skudru filmu katalogs palīdz katalogot videoklipus, DVD un Blu-ray.
• Failu pārvaldnieks Double Commander ir labi piemērots failu kopēšanai un pārvietošanai, lai datorā radītu kārtību. Šo programmu var izmantot arī failu sērijveida pārdēvēšanai.
• Dircomp ļauj salīdzināt visas mapes, lai saglabātu datu krājumu konsekvenci.
• Ar lejupielādi "Ātri izdzēst tukšās mapes" jūs varat viegli izdzēst tukšās mapes programmā Outlook.
• Mapju cirvis ļauj sadalīt mapes ar lielu daudzumu failu divās vai vairākās mapēs.
• Toucan rīkam ir tikai viena funkcija: ērti un droši kopēt failus. Tas šo darbu veic apmierinoši.
• Jūs varat nolasīt audio grāmatas, izmantojot CDex vai EasyTag, un saglabāt tās cietajā diskā.
• Izmantojot IsoBuster, varat nolasīt attēlu failus.

Padomi un ieteikumi labai datu pārvaldībai

Laba datu pārvaldība sākas ar pareizajiem rīkiem, taču tas prasa daudz vairāk. Ja ievērojat dažus noteikumus, jūs pagarināsit savu datu dzīves ciklu un ietaupīsiet haosu savā sistēmā:

• Saglabājiet augstu datu kvalitāti jau no paša sākuma. Vispirms neiesniedziet nepareizus, nepilnīgus, slikti strukturētus vai nevajadzīgus datus. Izvairieties no dublēšanās.
• Lūdzu, ņemiet vērā piemērojamos tiesību aktus par datu aizsardzību, lai izvairītos no nepatikšanām.
• Dublējiet savus datus, lai vienmēr varētu izmantot dublējumu.
• Padariet datu izmantošanu pārredzamu.
• Vislabāk ir ievietot savus datus tur, kur tiem ir galīgais galamērķis.
• Standartizējiet pareizrakstību un tulkojumus.
• Automatizējiet tādus procesus kā dublējumu izveide.
• Vienkāršojiet procesus.
• Efektīvi izveidojiet tīkla risinājumus un apvienojiet dažādas metodes, lai kartētu visplašāko iespējamo datu pārvaldību.
• Ir jēga arī datu integrācijai un dažādas informācijas apvienošanai vienotā struktūrā.

Secinājums: datu pārvaldībai ir vajadzīgas strukturētas procedūras

Datu pārvaldība ir sarežģīta joma ar daudzām dažādām prasībām. Ir dažādi datu veidi, un katrs no tiem ir jāapstrādā atšķirīgi. Piemēram, lai gan personas dati ir īpaši aizsargāti, citi dati tiek apzināti darīti pieejami sabiedrībai. Datu pārvaldība rada daudz problēmu informācijas pārvaldībā, dublēšanā un arhivēšanā. Uzņēmumi ir izlutināti, izvēloties dažādus programmatūras risinājumus. Arī privātpersonām ir jārisina datu pārvaldības tēma. Daudzi mazi rīki to palīdz un atvieglo nepārtraukti pieaugošo datu apjomu.