Jūs izmantojat parakstu katra e-pasta ziņojuma beigās, lai adresātam norādītu savu adresi un likumā noteikto obligāto informāciju. Parakstu var izmantot arī, lai nodotu piedāvājumus, reklāmas informāciju vai citus ziņojumus.
Iestatiet parakstu
Parakstu programmā Outlook varat iestatīt šādi:
- Izsauciet komandu TOOLS >> OPTIONS.
- Atveriet cilni E-PASTA FORMĀTS un noklikšķiniet uz PARAKSTI un pēc tam uz JAUNS.
- Ievadiet jaunā paraksta nosaukumu. Saglabājiet opciju Izveidot parakstu bez veidnes (šī opcija programmā Outlook 2007 vairs nav pieejama) un noklikšķiniet uz Tālāk.
- Ievadiet un formatējiet paraksta tekstu. Ja vēlaties, varat pievienot arī sava uzņēmuma logotipu.
Ņemiet vērā, ka adresāts redzēs formatējumu tikai tad, ja kā e-pasta formātu ir iestatījis HTML vai RTF. Vienkārša teksta formāta e-pasta gadījumā, protams, nav redzams treknraksts vai tamlīdzīgi.
Ja jums ir Outlook līdz 2003. gada versijai (ieskaitot), rīkojieties šādi:
- Noklikšķiniet uz Pabeigt, pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
- Cilnes E-PASTA FORMĀTS sadaļā Paraksti atlasiet e-pasta kontu, kuram jāizmanto jaunais paraksts. Pēc tam Outlook automātiski ievieto parakstu katra jauna e-pasta ziņojuma vai katras atbildes un pārsūtīšanas beigās, ko sūtāt, izmantojot šo kontu.
- Aizveriet dialoglodziņu.
Ja jums ir programma Outlook 2007, lūdzu, rīkojieties šādi:
- Noklikšķiniet uz "Saglabāt.
- Dialoglodziņa augšējā labajā stūrī laukā E-pasta konts atlasiet kontu, kuram jaunais paraksts tiks izmantots automātiski.
- Zemāk jūs izvēlaties paraksta nosaukumu JAUNĀM ZIŅĀM un ATBILDĒM / PĀRSŪTĪŠANAI.
- Aizveriet dialoglodziņu ar OK.
Tā kā Outlook parakstu iekopē ziņojuma laukā, pirms e -pasta nosūtīšanas to joprojām var mainīt - piemēram, ievietojiet tiešo tālruņa paplašinājumu svarīgam klientam, bet parastajā parakstā ir sadales skapja numurs.
Iekļaujiet savu parakstu vizītkartē
Ja programmā Outlook esat izveidojis digitālo vizītkarti ar saviem datiem, varat to pievienot savam e-pasta parakstam. Vizītkartes saņēmējs var pārsūtīt kontaktinformāciju savā adrešu grāmatā ar dubultklikšķi.
Svarīgi! Outlook līdz 2003. gada versijai vizītkarti nosūta vCard faila veidā, kuru var lasīt arī citi e-pasta klienti, izņemot Outlook. Savukārt programmā Outlook 2007 tiek izmantots VCF formāts, kas tiek pareizi interpretēts tikai programmā Outlook 2007 un gaidāmajā programmā Outlook 2010.
Kā pievienot vizītkarti parakstam programmā Outlook:
- Ja vēl neesat to izdarījis, adrešu grāmatā izveidojiet jaunu ierakstu ar savu kontaktinformāciju.
- Izsauciet komandu TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
- Noklikšķiniet uz pogas PARAKSTI.
- Ja esat jau ievadījis parakstu, atlasiet to augšējā kreisajā laukā. Programmā Outlook līdz 2003. gadam tagad ir jānoklikšķina uz Rediģēt. Ja vēl neesat ievadījis parakstu, izdariet to, izmantojot pogu NEW.
- Programmā Outlook 2003 vai vecākā versijā laukā Pievienot šo vizītkarti (vCard) šim parakstam atlasiet vCard. Programmā Outlook 2007 sadaļā Rediģēt noklusējuma parakstu noklikšķiniet uz BIZNESA KARTE. Adrešu grāmatā atlasiet savu kontaktpersonas ierakstu un noklikšķiniet uz Labi. Pēc tam VCF fails tiek izveidots automātiski, un paraksts tiek ievietots priekšskatījumā.
- Aizveriet visus dialogus.
JURIDISKĀS PRASĪBAS
Kopš 2007. gada 1. janvāra Vācijā ir juridiski reglamentēts, kāda informācija ir jāiekļauj komerciālajā sarakstē, tostarp e-pastos:
- pilns uzņēmuma nosaukums, ieskaitot uzņēmuma veidlapu
- filiāles vieta ar pareizu pareizrakstību, ko var izsaukt
- kompetentajā vietējā tiesā
- komercreģistra numurs
- tirdzniecības nodokļa identifikācijas numurs
- rīkotājdirektora, īpašnieka vai valdes un uzraudzības padomes priekšsēdētāja vārds
Stingri sakot, arī nodokļu numurs (daudzi uzņēmumi to izsniedz tikai pēc pieprasījuma, lai izvairītos no ļaunprātīgas izmantošanas)
Papildu informācija, piemēram, tālruņa un faksa numuri, e-pasta adrese, tīmekļa adrese, informācija par nodaļu utt., Ir brīvprātīga. Saskaņā ar likumu obligātajai informācijai jābūt “salasāmai” ekrānā un izdrukās. Šīs prasības ir reglamentētas:
- Tirdzniecības kodekss, HGB, 37.a sadaļa
- GmbH likums (GmbHG), 35.a sadaļa
- Akciju sabiedrību likuma (AktG) 80. sadaļa