Automātiskais arhīvs - standarta iestatījumi salīdzinājumā ar individuālajiem iestatījumiem

Automātisko arhivēšanu var konfigurēt atsevišķi. Vispirms definējiet standarta iestatījumus: Cik bieži arhivē, cik "veciem" datiem jābūt, lai tos varētu arhivēt, kurā failā dati jāglabā

Arhivēšanas funkcijas standarta iestatījumus definējat šādi:

1. Programmā Outlook līdz 2007. gada versijai izsauciet komandu EXTRAS >> OPTIONS un atveriet reģistru VAIRĀK. Programmā Outlook 2010 izsauciet komandu FILE >> OPTIONS un atveriet cilni ADVANCED.
2. Programmā Outlook līdz 2007. gadam noklikšķiniet uz pogas AUTOARCHIVE, programmā Outlook 2010 uz AUTOARCHIVE SETTINGS. Arhivēšanas iestatījumi ir spēkā visiem Outlook moduļiem - ja vien tos nemaināt atsevišķiem moduļiem vai mapēm.
   
3. Aktivizējiet opciju AUTOARCHIVE EVERY X DIENAS un norādiet arhivēšanas intervālu.
4. Ja jums šķiet apgrūtinoši apstiprināt dialoglodziņu katram arhivēšanas procesam, deaktivizējiet opciju SĀKT AUTOARHIVĒŠANU PĒC APSTIPRINĀŠANAS.
5. Ja programmā Outlook atzīmējat vairs nevajadzīgos e-pastus, kuriem beidzies derīguma termiņš, un nevēlaties tos arhivēt, aktivizējiet opciju DELETE EXPIRED ITEMS (tikai e-pasta mape).
6. Jebkurā gadījumā aktivizējiet opciju ARHĪVĒT VAI DZĒST VECOS ELEMENTUS.
7. Ja aktivizējat opciju RĀDĪT ARHĪVA MAPI MAIDES SARAKSTĀ, programma Outlook pēc arhivēšanas automātiski atver arhīva failu un parāda to mapju sarakstā. Tas nozīmē, ka jūs varat turpināt nekavējoties piekļūt arhivētajiem datiem, taču tad jums ir jāatsakās no ārpakalpojuma ātruma priekšrocībām.
8. Laukā DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN norādiet, cik veciem datiem jābūt, lai tos pārvietotu uz arhīvu (vai pilnībā izdzēstu).
9. Ja dati tiks pārsūtīti uz arhīvu, aktivizējiet opciju PĀRVIETOT VECOS ELEMENTUS UZ un atlasiet vajadzīgo mapi, izmantojot MEKLĒŠANA, vai laukā blakus pogai ievadiet jauna arhīva faila nosaukumu, kas jāizveido programmai Outlook.
10. Ja vēlaties neatgriezeniski izdzēst vecos datus, aktivizējiet opciju BEIDZOT DZĒST VEIDUS. Lai visi vecie elementi tiktu nekavējoties noņemti, noklikšķiniet uz PIEMĒROT IESTATĪJUMUS VISĀM mapēm, taču atcerieties, ka to nevar atsaukt.
11. Aizveriet dialoglodziņus.

Atsevišķi moduļu individuālie iestatījumi

Pieņemot, ka kā standarta iestatījumu esat norādījis, ka elementi jāpārvieto uz arhīvu pēc viena gada, bet jūs joprojām vēlaties, lai tikšanās kalendārā tiktu iekļautas iepriekšējo gadu tikšanās. Pēc tam pielāgojiet kalendāra iestatījumus:

1. Atveriet kalendāru.
2. Sadaļā MANS KALENDĀRS ar peles labo pogu noklikšķiniet uz KALENDĀRS un izsauciet komandu ĪPAŠĪBAS. Piemērā kalendārs nav arhivēts.
   
3. Atveriet cilni AUTOARCHIVE.
4. Ja nevēlaties arhivēt kalendāru, aktivizējiet opciju NENOHEVĒT VIETAS ŠAJĀ MAPĒ un turpiniet ar 6. darbību. Ja vēlaties izmantot citus iestatījumus, nevis noklusējuma iestatījumus, aktivizējiet opciju IZMANTOJIET ŠAJAS MAPES SEKOJUMA IESTATĪJUMUS.
5. Pielāgojiet iestatījumus, piemēram, arhivējamo vienumu vecumu, vai norādiet citu arhīva failu.
6. Aizveriet dialoglodziņu.

Individuāli iestatījumi atsevišķām mapēm, tikšanās ierakstiem vai e -pastiem

Programma Outlook dod iespēju izslēgt šos vienumus no automātiskās arhivēšanas. Lai to izdarītu, rīkojieties šādi:

1. Atveriet vajadzīgo elementu, piemēram, svarīgu e -pastu vai tikšanās ierakstu.
2. Pasta, tikšanās vai uzdevuma logā izsauciet komandu "Fails, rekvizīti".
3. Aktivizējiet opciju “Nav šī elementa automātiskas arhivēšanas” un aizveriet dialoglodziņu.