Vai tiešām iesūtnē ir vajadzīgi pirms pieciem gadiem saņemtie e-pasta ziņojumi vai 2008. gada grafiks un uzdevumu saraksts? Ja nē, ieteicams pārvietot veco balastu no Outlook. Tādējādi jūsu Outlook atkal kļūs ātrāks - u
Programmas Outlook AUTOARCHIVING ir paredzēta šim nolūkam: tā pēc vaicājuma vai automātiski pārvieto vecākus datus uz arhīva failu. Arhīvs, tāpat kā personīgā mape, tiek saglabāts PST formāta failā, lai jūs jebkurā laikā varētu atkal atvērt arhīvu, izmantojot programmu Outlook, un piekļūt tajā esošajiem e-pastiem, tikšanās reizēm un uzdevumiem. Arhīvu var arī sadalīt vairākos failos, lai, piemēram, jums būtu pieejami dažādi arhīva faili 2008., 2009. un 2010. gadam.
Starp citu, no arhivēšanas ir iespējams arī konkrēti izslēgt atsevišķus e -pastus vai tikšanās.
Starp citu, Outlook nearhivē kontaktpersonas, jo tam nebūtu jēgas.
Standarta iestatījumi salīdzinājumā ar individuālajiem iestatījumiem
Automātisko arhivēšanu var konfigurēt atsevišķi. Vispirms definējiet standarta iestatījumus: Cik bieži arhivē, cik "veciem" jābūt datiem, lai tie tiktu arhivēti, kurā failā tiek glabāti dati, vai vecie dati ir jāsvītro, nevis jāarhivē?
Turklāt varat izvēlēties iestatījumus atsevišķiem Outlook moduļiem, piemēram, e-pastiem vai atsevišķām mapēm iesūtnē, kas atšķiras no standarta iestatījumiem. Tādā veidā ir iespējams, piemēram, reizi gadā arhivēt tikšanās kalendāru, savukārt vecāki e-pasta ziņojumi tiek nodoti ārpakalpojumā pēc sešiem mēnešiem. Vai arī noteikta projekta e-pasta ziņojumi pastāvīgi paliek programmā Outlook, bet pārējie e-pasta ziņojumi tiek arhivēti pēc gada.
Ja tomēr vēlaties katram Outlook modulim iestatīt dažādus iestatījumus, varat izlaist standarta iestatījumus. Ja tā, jebkurā gadījumā izlasiet šo sadaļu, jo šeit ir izskaidrotas visas iestatīšanas iespējas.
Pielāgojiet noklusējuma iestatījumus
Arhivēšanas funkcijas standarta iestatījumus definējat šādi:
- Programmā Outlook līdz 2007. gada versijai izsauciet komandu EXTRAS >> OPTIONS un atveriet reģistru VAIRĀK. Programmā Outlook 2010 izsauciet komandu FILE >> OPTIONS un atveriet cilni ADVANCED.
- Programmā Outlook līdz 2007. gadam noklikšķiniet uz pogas AUTOMĀTISKĀ ARHIVĒŠANA, programmā Outlook 2010 uz AUTOMĀTISKĀ ARHIVĒŠANAS IESTATĪJUMI.
- Katru X DIENU aktivizējiet opciju AUTOARCHIVE un norādiet arhivēšanas intervālu.
- Ja jums šķiet apgrūtinoši apstiprināt dialoglodziņu katram arhivēšanas procesam, deaktivizējiet opciju SĀKT AUTOARHIVĒŠANU PĒC APSTIPRINĀŠANAS.
- Ja programmā Outlook atzīmējat, ka vairs nav nepieciešami e-pasta ziņojumi, kuru derīguma termiņš ir beidzies, un nevēlaties tos arhivēt, aktivizējiet opciju DELETE EXPIRED ITEMS (TIKAI E-PASTA MAPA).
- Jebkurā gadījumā aktivizējiet opciju ARHĪVĒT VAI DZĒST VECOS ELEMENTUS.
- Ja aktivizējat opciju RĀDĪT ARHĪVA MAPI MAIDES SARAKSTĀ, programma Outlook pēc arhivēšanas automātiski atver arhīva failu un parāda to mapju sarakstā. Tas nozīmē, ka jūs varat turpināt nekavējoties piekļūt arhivētajiem datiem, taču tad jums ir jāatsakās no ārpakalpojuma ātruma priekšrocībām.
- Laukā DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN norādiet, cik veciem datiem jābūt, lai tos pārvietotu uz arhīvu (vai pilnībā izdzēstu).
- Ja dati tiks pārsūtīti uz arhīvu, aktivizējiet opciju PĀRVIETOT VECOS ELEMENTUS UZ un atlasiet vajadzīgo mapi, izmantojot MEKLĒŠANA, vai laukā blakus pogai ievadiet jauna arhīva faila nosaukumu, kas jāizveido programmai Outlook.
- Ja vēlaties neatgriezeniski izdzēst vecos datus, aktivizējiet opciju BEIDZOT DZĒST VEIDUS. Lai visi vecie elementi tiktu nekavējoties noņemti, noklikšķiniet uz PIEMĒROT IESTATĪJUMUS VISĀM mapēm, taču atcerieties, ka to nevar atsaukt.
- Aizveriet dialoglodziņus.
