Kā lietot Outlook kalendāru tikšanās un uzdevumiem

Visu funkciju pārskats

Neatkarīgi no tā, vai tiekas profesionāli vai privāti - gandrīz visi ir aizņemti, organizējot sevi un savu personīgo vidi ikdienā. Šī iemesla dēļ kalendārs, piemēram, Outlook kalendārs, ir katras profesionālās tikšanās plānošanas uzmanības centrā. Kad programma Outlook ir atvērta, veicot dubultklikšķi uz peles pogas, programmas apakšējā kreisajā pusē atradīsit vairākas ikonas. Kalendāra ikona programmā Outlook ir atrodama blakus e-pasta ikonai.

Papildus kalendāram ir lietderīgi atzīmēt svarīgus Outlook uzdevumus un tos risināt. Tam ir piemērots uzdevumu apgabals, kas programmā Outlook 365 ir sakārtots kā ikona blakus adrešu grāmatai.

Outlook lietotāji, kuri zina un pārzina "Kalendāra un uzdevumu" funkciju iespējas, strādā un plāno efektīvāk un mērķtiecīgāk. Papildus kalendāram un uzdevumiem lietotāji novērtē arī Outlook meklēšanas funkciju. Piemēram, Outlook piedāvā iespēju meklēt tikšanās un e-pastus vienā piegājienā. Šī opcija ir īpaši noderīga un praktiska, ja izmantojat programmu Outlook biznesa vajadzībām, jo tā efektīvi atbalsta darba efektivitāti birojā.

Profesionāli organizējiet tikšanās - bez piepūles, izmantojot Outlook

Outlook kalendārs būtībā ir pašsaprotams un lietotājam draudzīgs. Jaunu tikšanos var iestatīt tikai ar dažiem klikšķiem. Turklāt ir daudz triku un pārbaudīta palīdzība, kas palīdz efektīvi un ekonomiski ievadīt tikšanās. Piemēram, ir iespējams kopēt esošos tikšanās ierakstus, lai atvieglotu jaunu tikšanos ievadīšanu. Arī e-pasta ziņojuma ar svarīgu tikšanos vilkšana uz pogas “Kalendārs” vai “Uzdevums” ir orientēta uz praksi. Tādā veidā jūs varat ģenerēt ierakstu par tikšanos vai jaunu uzdevumu un saņemt e-pasta saturu uzreiz pie rokas kā atgādinājumu. Uzdevumu pārvēršana tikšanās reizēs ar peli ir efektīva un ietaupa vērtīgo laiku.

Šajā tekstā varat izlasīt, kā organizēt uzdevumus: Kārtot uzdevumus pēc kategorijām

Efektivitātes padoms:

Tā kā visas Office programmas ir savienotas tīklā, jums ir iespēja jebkurā laikā izveidot tikšanās vai uzdevumus no Word un Excel tieši programmā Outlook. Lai to izdarītu, varat ievietot pogu programmā Microsoft Word vai Excel un ar vienu klikšķi pārsūtīt uzdevumu vai tikšanos uz Outlook.

Šajā rakstā varat izlasīt, kā izveidot uzdevumus no Word.

Outlook kalendāra galvenā priekšrocība ir iespēja koordinēt tikšanās ar citiem cilvēkiem, neizmantojot koplietojamu kalendāru. Šim nolūkam programmā Outlook ir pieejama cilne “Pieprasīt sapulci”. Sapulču pieprasījumus var automātiski pieņemt programmā Outlook. Ja pieprasītā tikšanās nav aizņemta kalendārā, sistēma apstiprina pieprasījumu. Varat arī iestatīt, ka katrs sapulces pieprasījums ir jāapstrādā un jāpieņem manuāli.

Ilglaicīgas personiskas vai digitālas saziņas vietā, izmantojot šo procedūru, tikšanās var saskaņot tikai ar dažiem klikšķiem. Alternatīvi, Outlook lietotājiem ir arī iespēja nosūtīt atsevišķas tikšanās kā iCalendar failu. Šajā gadījumā saņēmējs saglabā kontroli pār savu kalendāru. Vajadzības gadījumā viņš var importēt tikšanās pieprasījumu un piezīmi programmā Outlook. Eksportēšana kā iCalendar fails ir noderīga, piemēram, cilvēkiem, kuri sūtītājam nav personīgi zināmi. Ja Outlook lietotājiem reti ir jāsaskaņo tikšanās ar citiem, var būt jēga nosūtīt atsevišķas tikšanās vai izvilkumus no kalendāra, neprasot konkrētus tikšanās pieprasījumus. Kalendāra vai kalendāra fragmentu kopīgošana un tikšanos atjaunināšana ir lietotājam draudzīga programmā Outlook, un to var izdarīt ar nelielu piepūli.

Atzīmējiet tikšanās krāsas, pārvietojiet vai dzēsiet tās

Tikšanās, uzdevumi un e -pasta ziņojumi ir cieši saistīti programmā Outlook. Šī iemesla dēļ Outlook 2007 versija piedāvā iespēju atzīmēt svarīgus e-pastus iesūtnē ar dažādiem krāsainiem karodziņiem, lai tos varētu kontrolēt ar peli. Papildus krāsu kodēšanai programma Outlook var atgādināt par uzdevumu, kas saistīts ar ziņojumu.

Jūs varat arī viegli pārvietot tikšanās, neklikšķinot, ievadot tekstu vai velkot un nometot tās ar peli. Tas ir iespējams tajā pašā kalendāra apgabalā, kā arī izmantojot datumu navigatoru citas nedēļas, mēnešus vai gadus. Pēc tam Microsoft Outlook automātiski pielāgo datumu un saglabā laiku. Ir arī iespējams ar vienu klikšķi pārcelt vairākas tikšanās uz citu dienu, piemēram, ja esat slims vai nevarat strādāt darba dienā. Tikšanās dublikātus var noņemt, veicot dažas vienkāršas darbības, izmantojot taustiņu kombināciju katrā komandā.

Dažos gadījumos var būt svarīgi dzēst visas tikšanās pirms noteiktā datuma. Tas ir noderīgi, piemēram, ja jūs pārņemat kalendāru no kolēģa un vairs nav vajadzīgas viņa vecās tikšanās. Jūs varat izdzēst visas tikšanās no sava Outlook kalendāra pirms noteikta datuma, pārslēdzoties uz tikšanās tabulu. Šajā skatā jums ir iespēja kārtot un dzēst tikšanās pēc datumiem.

Dažādu kalendāra skatu prezentācija Outlook kalendārā ir arī orientēta uz praksi. Jūs varat parādīt kalendāra skatu dienā, visu nedēļu vai darba nedēļu vai visu mēnesi.

Jūs varat arī nosūtīt tikšanās, izmantojot programmu Outlook. Kā tas darbojas, varat izlasīt šajā rakstā: Tikšanās

Vecākās Outlook versijās, piemēram, Outlook 2007, jums ir arī iespēja parādīt detaļu blīvumu mēneša skatā. Šī funkcija piedāvā trīs skatīšanās iespējas:

• "Zems",
• "Vidējs" un
• "Augsts".

Opcija "Zems" tiek automātiski iestatīta. Ja mēneša skatā nevarat atrast atbilstošas tikšanās programmā Outlook, iemesls var būt detaļu blīvums. Outlook būtībā piedāvā dažādus un īpašus tikšanās skatu iestatījumus. Cita starpā ir iespējams parādīt pašreizējo, svarīgo nākotni vai, alternatīvi, pagātnes tikšanās.

Atkārtotas tikšanās - svarīga funkcija programmā Outlook

Papildus vienreizējām tikšanās reizēm ir daudzas atkārtotas tikšanās, kuras tiek atkārtotas katru nedēļu, mēnesi vai gadu. Tā vietā, lai programmā Outlook katru manuāli ievadītu tikšanos, atkārtotu tikšanos ievadīšana garantē laika ietaupījumu. Tas arī nodrošina Outlook lietotājiem drošību, lai nepalaistu garām būtiskas tikšanās. Jūs varat definēt atkārtotu tikšanos programmā Outlook tieši cilnē “Jauna tikšanās”, izmantojot pogu “Sērijas veids”. Katrā tikšanās reizē programmā Outlook varat ieviest atgādinājumu.

Sērijas tikšanās var izvēlēties un ievadīt dialoglodziņā. Radās problēma, izvēloties darba dienas vecākās Outlook versijās. Šī problēma ir atrisināta pašreizējā Outlook versijā, tāpēc būtībā jebkura kombinācija ir iespējama kā sērijas tikšanās.

Ja vēlaties rediģēt vai dzēst visu tikšanos sēriju, tas ir iespējams arī bez problēmām. Piemēram, ja jūs izdzēšat tikšanos no tikšanās sērijas, sistēma logā informēs, vai arī visa tikšanās sērija ir jāsvītro. Pēc izvēles izdarīšanas noklikšķiniet uz pogas "Labi", lai aizvērtu dialoglodziņu.

Šī funkcija ir arī orientēta uz praksi, lai varētu izdzēst atsevišķas tikšanās no tikšanās sērijas. Ja, piemēram, uzņēmumā nenotika iknedēļas sanāksme, atcelto tikšanos var vēlāk noņemt no kalendāra, neizdzēšot visu sēriju un iestatot to vēlreiz.

Izmantojiet ALPEN metodi un profesionalizējiet savu laika pārvaldību

Vai jums ir jāsaskaņo daudzas tikšanās un precīzi un profesionāli jāplāno katra darba diena vai privātās aktivitātes? Šajā gadījumā ir lietderīgi izmantot plaši pazīstamo ALPEN metodi, ko galvenokārt izmanto vadītāji vai māca laika vadības semināros. ALPEN metode apraksta pārdomāta laika pārvaldības metodiku. To dibināja pazīstamais autors Lotārs Dž. Seiverts. ALPEN metodes pamatā ir pieņēmums, ka pietiek ar to, ka katru dienu veltām dažas minūtes rakstiska dienas plāna sastādīšanai. Tas darbojas saskaņā ar ALPEN metodi šādi:

1. Pierakstiet uzdevumus, tikšanās un aktivitātes.

2. Novērtējiet aktivitāšu ilgumu.

3. Plānojiet bufera laikus.

4. Pieņemiet lēmumus šai dienai.

5. Sekošana un pielāgošanās

ALPEN metodi var efektīvi atbalstīt Outlook kalendārs, uzdevumu apgabals vai skats "Outlook šodien".

Rūpīgi organizējiet uzdevumus programmā Outlook: tas darbojas šādi

Uzdevumi parasti atšķiras no tikšanās, jo tiem nav sākuma datuma. Uzdevumā galvenā uzmanība tiek pievērsta aktivitātei vai mērķim. Rezumējot, tikšanās ir saistītas ar skaidri noteiktu sākuma un beigu punktu. Turpretī izpildes termiņš ir noteicošais uzdevumu veikšanai. Ja uzdevums ir skaidri izpildīts, tas nav definēts.

Jūs varat izveidot jaunus uzdevumus programmā Outlook cilnē Uzdevumi ar vienu klikšķi. Tiek parādīta lente, kurā varat pārvaldīt, izsekot vai pārvietot uzdevumus.

Lai labāk orientētos un iegūtu skaidrību par visiem attiecīgajiem uzdevumiem, jums ir iespējas programmā Outlook,

• Paslēpt pabeigtos uzdevumus programmā Outlook
• lai parādītu tikai tos uzdevumus, kas programmā Outlook jau ir pabeigti.
• Varat arī pilnībā izdzēst pabeigtos uzdevumus no Outlook.

Lai to izdarītu, sadaļā “Uzdevumi” atlasiet opciju “Pabeigtie uzdevumi”. Pēc tam jums tiks parādīti visi pabeigtie uzdevumi. Tos var viegli izdzēst, izmantojot taustiņu kombināciju vai komandu CTRL + A. Outlook arī dod jums iespēju parādīt un saglabāt konkrētu uzdevuma skatu.

Sekojiet uzdevumiem un izdrukājiet uzdevumu sarakstu

Ir svarīgi sekot līdzi visiem uzdevumiem. Šī iemesla dēļ ir jēga uzdevumus plānotājā kārtot atbilstoši visām pieejamajām kolonnām. Varat arī brīvi sakārtot uzdevumus un uzdevumjoslā parādīt noteiktas ikonas. Plašās displeja opcijas uzdevumu apgabalā garantē, ka vienā mirklī varat atšķirt svarīgus un mazāk atbilstošus uzdevumus. Jūs varat noteikt savu uzdevumu secību, numurējot tos un atsevišķu kolonnu skaitļiem. Apkopotos uzdevumus varat vienlaikus apstrādāt uzdevumu sarakstā, parādīt, atvērt vai izdrukāt kopā ar nedēļas kalendāru.

Uzdevumu deleģēšana un filtrēšana - īpaši noderīga profesionālajā jomā

Ja jūs personīgi netiekat galā ar katru uzdevumu, varat automātiski pieprasīt statusa pārskatus. Automātiskā statusa informācija sniedz pārskatu par pabeigšanas līmeni, kādā uzdevums pašlaik atrodas. Šī iespēja ir īpaši svarīga profesionālā vidē, kad tiek deleģēti attiecīgie uzdevumi. Uzdevumus, kas jau ir deleģēti, jebkurā laikā var nodot citam darbiniekam. Papildus statusa pārskatiem par deleģētajiem uzdevumiem programmā Outlook ir profesionāla uzdevumu filtrēšanas funkcija. To var izmantot, lai filtrētu uzdevumus pēc noteiktiem kritērijiem. Cita starpā ir iespējams īpaši:

• Skatiet visus uzdevumus, kas piešķirti konkrētam darbiniekam
• Kam ir noteikts izpildes datums vai
• ir noteikts ieraksts tēmā.

Uzdevumus var arī pārvērst par tikšanos, izmantojot vilkšanu un nomešanu, un tie nav jāizveido vēlreiz.

Padoms:

Izmantojiet īpašas Outlook veidnes, lai ātri izveidotu tikšanās vai uzdevumus, kuriem būtībā ir tāda pati struktūra. Tādā veidā jūs ietaupāt daudz laika, novēršat atlaišanu un efektīvi plānojat tikšanās un uzdevumus.

Sākot ar Outlook 2007, uzdevumi, kas jau ir pārvietoti uz arhīvu, joprojām ir redzami, ja tie ir atzīmēti turpmākai darbībai. Lietotāji, kuri pārvalda daudz uzdevumu programmā Outlook, novērtē šo iespēju. Tas ir vērtīgi, jo tiek atgādināts par arhīva mapē saglabātajiem uzdevumiem, e-pastiem un tikšanās reizēm.

Outlook 2003 lietotājiem ir īpaša iespēja attiecībā uz uzdevumu un tikšanos parādīšanu. Jūs varat parādīt uzdevumu sarakstu kalendārā. Tādā veidā jūs varat vienlaikus sekot līdzi tikšanās reizēm un uzdevumiem. Citu Outlook versiju lietotāji var izmantot skata iestatījumus, lai noteiktu, kuras Outlook jomas ir jāparāda.

Programmatūras padoms:

Vai vēlaties redzēt savus Outlook uzdevumus, darba kārtību un kalendāru savā darbvirsmā, neatverot programmu Outlook? Šajā gadījumā varat izmantot bezmaksas DeskTask programmu. DeskTask darbojas operētājsistēmā Windows 10, un to var izmantot ar visām zināmajām Outlook versijām.

Secinājums: lieliski organizējiet tikšanās un uzdevumus programmā Outlook

Izmantojot Microsoft Outlook, jūs iegūstat sarežģītu un pārdomātu lietojumprogrammu, lai perfekti organizētu tikšanās un uzdevumus. Outlook piedāvā dažādas iespējas tikšanos, tikšanās pieprasījumu un atkārtotu tikšanos ieviešanai. Turklāt kalendāra skatus var pielāgot. Tikšanās var koplietot vai pārvērst uzdevumos tikai ar dažiem klikšķiem. Atbildības joma ir īpaši vērtīga, ja saprātīgi jānovirza dažādas darbības un prasības profesionālajā vai privātajā sektorā. Pateicoties lietotājam draudzīgajai struktūrai, Outlook veicina profesionāli organizētu kalendāru.