Ar noderīgiem padomiem un palīdzību
Vai jūs zināt sajūtu? Jūs esat profesionāli sagatavojies, jūsu tikšanās un uzdevumi ir organizēti stingri un, neskatoties uz labāko sagatavošanās darbu, esat aizmirsis svarīgu tikšanos. Neskatoties uz ūdensnecaurlaidīgo un strukturēto plānošanas sistēmu, var gadīties, ka svarīgas lietas tiek ignorētas. Tas ir kaitinoši, kad tiek aizmirstas tikšanās, termiņi vai uzdevuma izpilde. Outlook jums ir pieejamas vairākas funkcijas:
- Prioritāti piešķiriet svarīgām lietām un
- Savlaicīgi uz tikšanos vai
- Padomājiet par to sagatavošanu.
Izmantojiet atgādinājumus programmā Outlook
Outlook ļauj lietotājiem viegli atcerēties svarīgus uzdevumus vai tikšanās. Izmantojot atgādinājuma funkciju, kas integrēta programmā Outlook, jums vairs nav jāpieraksta tikšanās vai uzdevuma pabeigšana kalendārā Post-it vai ar roku rakstīts. Outlook automātiski jums atgādinās par visu svarīgo. Šim nolūkam programmatūra parāda logu ar informāciju par tikšanos vai uzdevumu, kā arī izstaro skaņas signālu. Tas darbojas gan datorā, gan arī sinhronizētos viedtālruņos vai planšetdatoros.
Iestatiet atgādinājumus jaunās tikšanās reizēs
Lai iestatītu atgādinājumus par jaunām tikšanās reizēm, rīkojieties šādi:
-
Izveidojiet jaunu tikšanos programmā Outlook.
-
Atlases laukā "Atgādinājums" atlasiet vēlamo izpildes laiku. Jūs varat izvēlēties starp dažām minūtēm, stundām, dienām vai nedēļām.
-
Lai veiktu uzdevumus un pēcpārbaudes, atzīmējiet izvēles rūtiņu “Atgādinājums” un izvēlieties datumu un laiku, kad vēlaties parādīt paziņojumu.
Izmantojot atgādinājumus programmā Outlook, jums tiek droši atgādināts par tikšanās un uzdevumiem vai tikšanās ar citiem. Outlook piedāvā arī iespēju automātiski ieslēgt atgādinājumu par katru tikšanos vai uzdevumu. Lai to izdarītu, izmantojiet komandu: “Fails”> “Iespējas”> “Kalendārs vai uzdevumi”. Atgādinājums par uzdevumiem noteiktajā datumā tiek parādīts noteiktā laikā.
Tā kā ne katrai tikšanās reizei vai katram uzdevumam ir vienāda nozīme, lietotājiem jāapsver, vai standarta iestatījumam šajā gadījumā ir jēga.
Padoms:
Instalējot pirmo reizi, Outlook pēc noklusējuma parāda atgādinājuma logu 30 minūtes pirms katras tikšanās. Ja vēlaties to mainīt un iestatīt atgādinājumus atsevišķi, jums ir jāizslēdz standarta atgādinājums. Tas darbojas, pārejot uz kalendāra iestatījumiem, kā aprakstīts iepriekš, un deaktivizējot standarta atgādinājumu izvēles rūtiņu.
Atkārtotai iesniegšanai izmantojiet papildu funkciju
Uzdevuma funkcija programmā Outlook ir viegli lietojama un efektīva. Ja nevēlaties izveidot uzdevumu vai atgādinājumu par katru gaidošo tālruņa zvanu vai vienkāršām e-pasta atbildēm, kā alternatīvu varat izmantot arī praktiskās atgādinājuma funkcijas programmā Outlook.
Lai izmantotu papildu informāciju programmā Microsoft Outlook, rīkojieties šādi:
Ievadiet uzdevumu uzdevumu plānotājā un saistiet to ar kontaktinformāciju vai e-pastu, uz kuru vēlaties atbildēt. Lai to izdarītu, atlasiet kontaktu vai e-pastu un izsauciet komandu: “Sākt”> “Sekot”. Noklikšķiniet uz “Pielāgots” un nākamajā solī izvēlieties termiņu. Ja vēlaties, varat arī iestatīt atgādinājumu kā opciju.
Izvēlnē “Uzraudzībai” jūs atradīsit arī iepriekš noteiktus termiņus, no kuriem izvēlēties. Piemēram, ja izvēlaties ierakstu “Nākamā nedēļa”, jūs saņemsit atgādinājuma informāciju par nākamo nedēļu. Turklāt jums ir jānoklikšķina uz zvana simbola un jāpievieno atgādinājums, lai tiktu aktivizēts automātiskais atgādinājums.
Ļaujiet sev un citiem atgādināt par svarīgiem datumiem
Ir datumi un termiņi, kas ir ārkārtīgi svarīgi un izšķiroši turpmākai darba plūsmai. Ja vēlaties automātiski atgādināt adresātam ziņojumu, ka gaidāt atbildi, Outlook ziņojumam varat pievienot papildu piezīmi. Sākot ar Outlook 2007 versiju, varat arī personīgi aktivizēt otru pēcpārbaudi. Ar šo procedūru jūs ģenerējat privātu, digitālu atkārtotu iesniegšanu.
Lai šādā veidā atzīmētu svarīgu tikšanos, rīkojieties šādi:
-
Tās tikšanās cilnes ZIŅOJUMS, kuru vēlaties nosūtīt, noklikšķiniet uz SEKOT.
-
Pēc tam izvēlieties USER DEFINED.
-
Iestatiet adresātam etiķeti loga apakšējā daļā. Piemēram, jums jāatbild uz ziņojumu līdz ceturtdienas pulksten 16:00.
-
Vienu līmeni virs adresāta izsekošanas jūs aktivizējat izsekošanu sev personīgi. Piemēram, ļaujiet sev atgādināt pieprasīto atbildi nākamajā rītā. Izmantojot šo procedūru un proaktīvu pēcpārbaudi, jums ir garantija, ka būs pietiekami daudz laika, lai sazinātos ar saņēmēju, ja viņš vēl nav atbildējis.
No Outlook 2010: šādi jūs varat atgādināt par gaidāmajiem uzdevumiem
Ja vēlaties, lai Outlook automātiski atgādinātu par uzdevumiem, kuriem ir noteikts termiņš, varat automatizēt atgādinājuma funkciju ar šādu iestatījumu:
-
Dodieties uz Fails> Opcijas.
-
Atveriet cilni "Uzdevumi".
-
Aktivizējiet opciju "Aktivizēt atgādinājumus par uzdevumiem ar termiņu".
-
Sadaļā "Atgādinājuma standarta laiks" izvēlieties vajadzīgo laiku.
Izmantojiet mapes vai meklēšanas mapes
Var izmantot arī dažādas Outlook mapes, lai nepalaistu garām svarīgus uzdevumus. Piemēram, varat izveidot personisku mapi “Uzdevumi”, kurā var pārvietot visus e-pastus, kuriem vēl ir nepieciešama darbība. Atšķirībā no pārraudzības, mapē esošajiem e-pasta ziņojumiem nav noteikts izpildes datums. Jums personīgi jāatceras, ka jāskatās mapē un jāatbild uz visiem gaidāmajiem e-pastiem. Ja katru dienu ielādējat jaunus e-pastus un atbildat uz tiem, personiskās mapes ir noderīgas, lai strukturētu savu darbu. Pēc atbildes saņemšanas ziņojumu var pārvietot uz mapi, kurā tas tiks saglabāts vai arhivēts ilgtermiņā.
Meklēšanas mape "Izsekošanai", kas iepriekš tika definēta vecākās Outlook versijās un ir atrodama mapju saraksta beigās, ir praktiska un lietotājam draudzīga. Pašreizējā Outlook 365 versijā mapju koka beigās atradīsit mapi ar nosaukumu "Meklēt mapi".
Atveriet šo mapi un ievadiet meklēšanas parametrus, Outlook dažu sekunžu laikā atradīs visus e-pastus, kurus esat atzīmējis turpmākai darbībai, un parādīs tos. Tādā veidā jums ir tūlītējs pārskats, kas līdzīgs mapē Uzdevumi. Būtiska atšķirība ir tā, ka meklēšanas mape apkopo e-pastus, kas atzīmēti turpmākai pārbaudei, no visas iesūtnes un tajā esošajām mapēm. Tādējādi tiek parādīti arī e-pasta ziņojumi, kurus esat saglabājis attiecīgajā klientu mapē.
