Outlook kontaktpersonas - iestatījumi, padomi un ieteikumi

Kļūstiet par Outlook profesionāli, veicot tikai dažas darbības

Ikviens zina situācijas, kurās meklē tālruņa numuru, e-pasta adresi vai kontaktinformāciju un nevar to atrast. Īpaši laika kritiskos brīžos meklēšana adrešu grāmatā ar ar roku rakstītām piezīmēm vai "papīra putru" var būt nervus kutinoša. Stress un drudžains, meklējot kontaktpersonas, adreses vai tālruņa numurus, ir palicis pagātnē, izmantojot Microsoft Outlook. Papildus profesionālai e-pasta sūtīšanai programmā Outlook ir iekļauta standarta kontaktu funkcija, ar kuras palīdzību var pārvaldīt dažādas digitālās adrešu grāmatas, kontaktu sarakstus un adresātu sarakstus.

Varat atvērt Outlook adrešu grāmatu, noklikšķinot uz adrešu grāmatas pogas. To var atpazīt pēc tā, ka tas pārstāv divus cilvēkus. Varat arī ievadīt meklēšanas vārdu “adrešu grāmata” meklēšanas opcijā Outlook augšējā apgabalā. Tas arī aizvedīs uz jūsu kontaktu glabāšanas zonu.

Microsoft Outlook piedāvā lietotājiem dažādas kontaktpersonu importēšanas, atjaunināšanas un dublēšanas funkcijas. Papildus iespējai manuāli ievadīt kontaktinformāciju adrešu grāmatā, ir arī citas iespējas, ar kurām kontaktus var skaidri parādīt un arhivēt.

Kontakta funkcija programmā Outlook īsumā

Aplūkojot kontaktpersonas funkciju programmā Microsoft Outlook, uzreiz pamanāt, ka programmatūra piedāvā vairāk iespēju nekā tikai kontaktu saglabāšana vai dzēšana.

Piemēram, jums ir iespēja izveidot savas kontaktu grupas, lai pārsūtītu e-pastus draugu lokam vai noteiktai cilvēku grupai. Kontaktpersonu sarakstu izmantošana novērš manuālu un kļūdainu atsevišķu kontaktu meklēšanu, ja ziņojums tiek nosūtīts vairākiem cilvēkiem. Apakšpostenī "Jauni elementi" varat nosūtīt e-pastu tieši no kontaktu funkcijas, piezvanīt sapulcei vai izveidot personisku uzdevumu. Tas darbojas arī zem ieraksta "Sazināties".

Apakšpunkts "Mainīt skatu" ir arī interesants un praktisks.Šajā jomā jūs atradīsiet vairākas iespējas, kā parādīt savus kontaktus. Piemēram, kontaktpersonas var atrast:

• Saraksta veidlapa,
• Kā vizītkarti vai
• Pielāgots

displejs, lai nodrošinātu skaidrību. Izmantojot opciju Skatīt, vienmēr ir iespēja:

• Izvadiet konkrētus kontaktpersonu sarakstus,
• Saglabāt kā PDF vai
• Lai izdrukātu.

Īpaši biznesā un arī privātajā sektorā ir situācijas, kad jums ar klikšķi jāpārsūta kontaktinformācija citai personai. Tas darbojas ierakstā "Atlaist", izmantojot izvēlnes vienumu "Pārsūtīt kontaktu". Atvērtajā logā jūs varat ievadīt kontaktinformāciju:

• Kā Outlook vizītkartes vai
• Sūtīt kā Outlook kontaktpersonu.

Pēc tam saņēmējs ar vienu klikšķi var pārsūtīt saņemtos personas datus uz savu personīgo adrešu grāmatu programmā Microsoft Outlook.

Ja vēlaties koplietot visu adrešu grāmatu, varat to izdarīt, noklikšķinot uz izvēlnes vienuma "Kopīgot kontaktpersonas". Varat arī izmantot saņemtās ārējās adrešu grāmatas, izmantojot punktu "Atvērt koplietotās kontaktpersonas".

Microsoft Outlook ļauj lietotājiem komandā kopīgi izmantot adreses, personas datus un aizpildīt adrešu grāmatas, izveidot kontaktpersonas, ievietot tās un koplietot tās. Tas ir īpaši interesanti uzņēmumos vai klubos. Kopīga izmantošana var būt izdevīga arī ģimenes teritorijā.

Izvēlnes vienumā “Kategorijas” varat klasificēt savus kontaktus krāsā ar skaidrām pogām vai atzīmēt tos kā privātus. Varat arī izmantot meklēšanas funkciju adrešu grāmatās, lai viegli atrastu atsevišķus kontaktus pēc vārda vai citas kontaktinformācijas. Meklēšanas funkcija ar dažādiem laukiem ir īpaši interesanta, ja jāpārvalda liels skaits kontaktu.

Rezumējot, Microsoft Outlook piedāvā daudzas iespējas personisko kontaktu organizēšanai un arhivēšanai un kontaktu kopīgošanai ar citiem.

Programmā Microsoft Outlook varat pārvaldīt dažādas adrešu grāmatas, lai arhivētu kontaktpersonas atsevišķi. Tas ir svarīgi, ja, piemēram, vēlaties profesionāli nodalīt biznesa un personiskos kontaktus. Jūs varat:

• Standarta adrešu grāmata vai
• Adrešu grāmatu vai adrešu sarakstu kolekcija,

Izmantojiet, lai saglabātu un arhivētu vārdus, e -pasta adreses un citu informāciju. Ja izmantojat programmu Outlook ar Exchange Server kontu, pēc noklusējuma tiek izveidots globālais adrešu saraksts (GAL). Tas ir nepieciešams, lai visi Exchange lietotāji, piemēram, uzņēmumā, varētu piekļūt vienādiem kontaktiem.

Izveidojiet adrešu grāmatas programmā Outlook

Ja vēlaties izveidot citu digitālo adrešu grāmatu, izņemot esošās adrešu grāmatas, tas darbojas saskaņā ar šādiem norādījumiem:

1. Izvēlnē Fails pārslēdzieties uz apakšpozīciju Konta iestatījumi.

   

2. Sadaļā "Pievienot vai noņemt kontus vai mainīt esošos savienojuma iestatījumus" jūs nonāksit jaunā sadaļā, kurā varat izveidot citu adrešu grāmatu dialoglodziņā.

   

3. Noklikšķiniet uz "Jauns" un pēc tam izvēlieties, vai vēlaties integrēt citu adrešu grāmatu vai LDAP direktoriju pakalpojumu. LDAP interneta katalogs ir pakalpojums, kas meklē direktorijus citos serveros, lai atrastu vārdus, kontaktus vai citu informāciju. Microsoft Exchange lietotāji nevar pievienot jaunu Outlook adrešu grāmatu.

Kāpēc jums vajadzētu saglabāt kontaktpersonas un saglabāt adrešu grāmatu programmā Outlook

Adrešu grāmatu programmā Microsoft Outlook var salīdzināt ar analogo piezīmju grāmatiņu vai tālruņu grāmatu, ar kuru joprojām strādā daudzi cilvēki. Tādējādi tiek nepārtraukti ievadītas jaunas adreses, atjaunināti dati vai ar roku izdzēsti kontakti. Digitālā adrešu grāmata programmā Outlook veic tos pašus uzdevumus. Tas veido ietvaru kontaktiem un kontaktinformācijai, ko var parādīt dažādās kontaktu grupās un kontaktu mapēs. Microsoft Outlook pilnībā izmanto savu potenciālu, ja programmas apgabalos tiek apskatīti kontakti, kalendārs un e-pasta ziņojumi un tiek izmantoti kā neatņemama vienība.

Vēl viens iemesls, kāpēc svarīgi kontaktpersonas ir jāglabā programmā Outlook, ir saistīts ar tā saukto nevēlamo pastu. Programmā Outlook ir iebūvēta nevēlamā pasta funkcija, un tā filtrē nevēlamus ziņojumus vai reklāmas pastu. Sakarā ar konkrētiem atslēgvārdiem ziņojumā, iespējams, tiks filtrēti arī svarīgi ziņojumi, kas nav surogātpasts. To var novērst, saglabājot visus kontaktus adrešu grāmatā. Outlook atpazīst kontaktpersonas un pievieno tās drošo sūtītāju sarakstam. Tādā veidā jums ir garantija, ka sistēma svarīgus draugu vai biznesa partneru ziņojumus kļūdaini neuzskatīs par surogātpastu. Ja nejauši esat pievienojis svarīgu kontaktpersonu bloķēto sūtītāju sarakstam, varat to noņemt, noklikšķinot uz cilnes "Bloķētie sūtītāji".

Vēl viena ar praksi saistīta funkcija, kurā kalendāra funkcija un uzdevumu saraksts sadarbojas, ir tā sauktā kontaktu atkārtota iesniegšana. Šī opcija ļauj jums pievienot svarīgus kontaktus saviem uzdevumiem programmā Outlook. Piemēram, ja jums ir jāzvana kontaktpersonai trīs dienu laikā un nevēlaties iestatīt tikšanos Outlook kalendārā, varat arī pārsūtīt kontaktpersonu uz savu uzdevumu sarakstu.

Cik kontaktpersonu ir noderīgas un iespējamas programmā Outlook

Analogajā adrešu grāmatā varat ātri zaudēt kontaktpersonu izsekošanu. Ja adrešu grāmata ir sakārtota pēc burtiem, augstas frekvences rakstzīmes, piemēram, B, S, M vai N, tiek ātri aizpildītas. Tā rezultātā jaunus vārdus un kontaktpersonas nevar skaidri pievienot un parādīt malā. Ar digitālo adrešu grāmatu tas nevar notikt, jo programmā Microsoft Outlook var pārvaldīt neskaitāmus ierakstus. Šī iemesla dēļ Microsoft nenosaka ierobežojumu, cik kontaktpersonu var saglabāt programmā Outlook. Adrešu grāmatā var saglabāt dažus simtus vai vairākus tūkstošus dažādu kontaktu ar visu informāciju. Ja vēlaties pārvaldīt daudz kontaktpersonu, jums vajadzētu koncentrēties uz piesardzību, veidojot.

Ja jums ir liels kontaktu skaits, personai jāpievieno pēc iespējas vairāk informācijas. Tas palielina iespējas atrast meklēto personu vai uzņēmumu, meklējot kontaktus. Slikti aizpildīta kontaktinformācija ir neproduktīva un rada papildu darbu.

Padoms: Jo īpaši pārliecinieties, vai pareizā slejā esat ievadījis kontaktpersonas vārdu un uzvārdu. Pretējā gadījumā var būt liels izaicinājums atkal atrast kontaktpersonu vēlākā meklēšanā.

Eksportēt vai importēt kontaktpersonas vai adrešu grāmatu

Atsevišķu kontaktu vai pilnu adrešu grāmatu, adresātu sarakstu un kontaktu grupu importēšana vai eksportēšana ir viegli iespējama programmā Outlook. Piemēram, ja iegādājaties jaunu klēpjdatoru, varat pārsūtīt savus kontaktus un adrešu grāmatas uz otru datoru tikai ar dažiem klikšķiem. Ir iespējams arī koplietot adrešu grāmatu ar citiem cilvēkiem vai kolēģiem. Šeit ir svarīgi ievērot atļaujas un atļauju līmeņus.

Papildus Outlook adrešu grāmatu eksportēšanai vai importēšanai, kuras varat atpazīt pēc .pst faila paplašinājuma, varat arī iestatīt adrešu grāmatas no citām Outlook lietojumprogrammām. Piemēram, varat viegli atvērt un lasīt veco Windows pasta kontu, kas tika uzturēts operētājsistēmā Windows Vista. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams Windows Mail datu fails. Tas tiek lasīts, izmantojot Microsoft Outlook importēšanas un eksportēšanas palīgu. Importēšanas un eksportēšanas vednis ir atrodams sadaļā Fails> Atvērt un eksportēt.

Tad jums ir vairākas iespējas. Atveriet vecākus Windows Mail datu failus ar trešo atlases lauku “Importēt / eksportēt.

Izdzēsiet kontaktpersonu dublikātus - tā tas darbojas

Pēc Outlook izmantošanas ir normāli, ka viena vai otra kontaktpersona tiek dublēta programmā Outlook. Tas var notikt īpaši tad, ja Microsoft Exchange kontaktpersonu sarakstu rediģē vairāki cilvēki. Nav grūti noņemt dublikātus no adrešu grāmatas, jo Outlook kontaktpersonu sarakstā ir plaša šķirošanas funkcija. Ja vēlaties uzzināt, kuri kontaktpersonu dublikāti ir jūsu programmā Outlook, rīkojieties šādi:

1. Outlook kontaktu apgabalā dodieties uz cilni Skats.

2. Noklikšķiniet uz pirmā saraksta ieraksta "Mainīt skatu".

3. Mainiet skatu no “Cilvēki” uz “Saraksts” vai “Tālrunis”.

   

4. Tiek atvērts logs, kurā varat kārtot kontaktpersonas pēc dažādiem kritērijiem un filtrēt un dzēst visus kontaktpersonu dublikātus.

5. Ja nepieciešams, adrešu grāmatā pēc izvēles varat atzīmēt svarīgus kontaktus, ar kuriem jūs regulāri sazināties.

6. Ja vēlaties izdrukāt pielāgotu adrešu sarakstu, standarta skata vietā izmantojiet pielāgotu skatu ar citu secību. Tādā veidā jūs varat kārtot visus attiecīgos kontaktu laukus atsevišķi un saņemt izdruku ar jums svarīgu informāciju. Būtībā ir jēga izdrukāt vairākus kontaktus un papildus digitālajiem adrešu sarakstiem izmantot drukātus kontaktpersonu sarakstus.

7. Kontaktpersonu var izdzēst, atverot atlases izvēlni ar labo pogu. Dialoglodziņa apakšējā daļā atradīsit izvēlnes vienumu "Dzēst".

   

Video pamācība: Kā izveidot un saglabāt jaunu kontaktu programmā Outlook

Profesionāli izveidojiet jaunus kontaktus

Ja vēlaties izveidot jaunu kontaktpersonu, to var izdarīt ar vienu klikšķi Outlook kontaktu apgabalā. Tas darbojas gandrīz identiski programmā Outlook tāpat kā Windows Vista vai Windows XP adrešu grāmatā. Lai to izdarītu, vispirms dodieties uz Jauns kontakts izvēlnes Sākt sadaļā “Jauns”.

Kad esat noklikšķinājis uz "Jauna kontaktpersona", tiek atvērts logs ar dažādām ievades iespējām:

Ir lietderīgi ievades masku un visas iespējas aizpildīt ar vissvarīgākajiem datiem un informāciju par kontaktpersonu. Piemēram, papildus vārdam un adresei piezīmju laukā varat ievadīt arī vietni vai tērzēšanas adresi vai izveidot papildu piezīmes par kontaktpersonu. Tas dod pilnīgu priekšstatu par cilvēku. It īpaši, ja kontakts ir jauns un nezināms, ir jēga iekļaut pēc iespējas vairāk detaļu. Pēc ievadīšanas logs tiek aizvērts augšējā labajā stūrī, izmantojot pogu "Saglabāt un aizvērt". Pēc tam kontakta ieraksts parādās standarta adrešu grāmatā. Pirms jauna kontakta ievadīšanas varat iestatīt adrešu grāmatu, kurā tā jāsaglabā. Ir iespējams arī pārvietot jaunu kontaktu no standarta adrešu grāmatas uz apakšmapi vai piešķirt to kontaktu grupai.

Automātiski pieņemt e -pasta adreses kā kontaktpersonas

Privātajā vai biznesa e-pastā parasti tiek pastāvīgi izveidoti jauni kontakti, kurus vēlaties pārsūtīt uz adrešu grāmatu. Tā vietā, lai darbietilpīgi pārsūtītu kontaktinformāciju, piemēram, e-pasta adresi un citus personas datus, varat automātiski pieņemt e-pasta adreses kā jaunu kontaktpersonu programmā Outlook. Tas notiek automātiski, tiklīdz nosūtāt ziņu jaunajai kontaktpersonai vai atbildat uz e-pastu.

Ir iespējams arī automātiski ievadīt visus e-pasta adresātus adrešu grāmatā. Tas var būt noderīgi un efektīvi, ja esat daļa no ziņojuma vairākiem adresātiem, ar kuriem vēlaties vēlāk sazināties. Saglabājot tos, jaunie kontakti tiek atzīmēti kā droši adresāti. Turklāt jūs varat iedalīt grupas kontaktus kategorijās, lai vēlāk ar vienu klikšķi varētu rakstīt kontaktpersonu grupai.

Dublējiet kontaktus, nospiežot pogu

Kontaktu pavairošana ir arī interesanta un praktiska. Ar vienu soli jūs varat ietaupīt daudz darba. Datu ierakstu kopēšana ir efektīva, cita starpā, ja programmā Outlook ir jāizveido daudzi uzņēmuma darbinieki, kur atšķiras tikai paplašinājums un nosaukums. Ar Windows īstajiem īsinājumtaustiņiem Ctrl + C un Ctrl + V varat viegli dublēt kontaktpersonas.

Atdaliet faksa numurus un e -pasta adreses

Daži lietotāji programmā Outlook apraksta problēmu, kurā, e-pasta ziņojumos noklikšķinot uz lauka "Kam", papildus e-pasta adresēm tiek izmantoti arī faksa numuri. Tā ir nepareiza programmatūras šķirošana, ko var notīrīt ar dažiem klikšķiem. Lai to izdarītu, jums jānovērš faksa numuru parādīšana dialoglodziņā "Izvēlēties vārdu: kontaktpersonas".

Savienojiet Skype un Outlook, izmantojot pievienojumprogrammu

Dažādas mūsdienu darba metodes ir apkopotas zem jēdziena “Jauns darbs”. Elastīgs darba laiks, digitalizācija un efektīva komunikācija ir daļa no New Work. Videozvani ir plaši pazīstama iespēja, kas ir ļoti bieži apmeklēta, īpaši kopš koronas pandēmijas. Tie piedāvā iespēju sazināties ar cilvēkiem visā pasaulē par zemām izmaksām vai bez maksas un nekavējoties, izmantojot Skype, Whatsapp vai Zoom.

Skype, kas ir daļa no Microsoft saimes, var viegli integrēt programmā Outlook. Izmantojot Skype, programmā Outlook ir iespējams plānot Skype zvanus vai konferences un katram kontaktam piešķirt individuālo Skype vārdu. Varat arī izmantot pievienojumprogrammu, lai savienotu adrešu grāmatu programmā Outlook un tālruņu grāmatu Skype. Tas garantē, ka adresēs nav atlaišanas un ka ir vienota datu bāze.

Kopsavilkums un secinājumi par Outlook kontaktpersonām

Nav grūti organizēt kontaktpersonas programmā Microsoft Outlook. Outlook pilnībā atklāj savu potenciālu, ja kā vienība tiek izmantoti kontakti, e-pasti, uzdevumi un kalendārs. Outlook cita starpā piedāvā sarežģītu importēšanas un eksportēšanas palīgu, ko var izmantot, lai importētu kontaktpersonas no vecām versijām vai citām programmām. Ir iespējams arī eksportēt vai koplietot kontaktus, adrešu grāmatu vai kontaktu sarakstus ar citiem iekšējiem vai ārējiem lietotājiem. Kontaktus, kuriem ir liela nozīme, var atzīmēt kā izlases.

Lietotājam draudzīgas izvēlnes struktūras dēļ ir iespējams bez problēmām izveidot jaunu kontaktpersonu programmā Outlook. Veidojot jaunas adreses, ir svarīgi rīkoties uzmanīgi un nejaukt, piemēram, vārda un uzvārda laukus. Būtiska un praksē svarīga ir arī automātiska kontaktu saglabāšana no ienākošajiem e-pastiem un vienkārša dublēto kontaktu filtrēšana, izmantojot plašu meklēšanas funkciju. Microsoft Outlook ar:

• Nobriedusi kontaktu zona,
• Daudzas praktiskas iespējas un
• Tā strukturētā virsma

ir garantija nepieredzējušiem lietotājiem, kā arī pieredzējušiem lietotājiem, lai jēgpilni, ilgtermiņā un profesionāli pārvaldītu kontaktus.