Veicot šīs darbības, jūs varat ātri uzrakstīt Outlook e-pastu
E-pasta ziņojumu rakstīšana ir daļa no vairuma cilvēku ikdienas. Ir kļuvis normāli rakstīt personiskus vai biznesa e -pastus, jo e -pasta saziņas priekšrocības ir acīmredzamas. Galvenais ir ātrums, ar kādu ziņa sasniedz adresātu. Papildus plaši pazīstamiem kurjeru pakalpojumiem, piemēram, WhatsApp vai Telegram, e-pasts joprojām ir viens no vissvarīgākajiem un pieņemamākajiem starptautiskajiem saziņas līdzekļiem.
Tas ir saistīts arī ar faktu, ka e -pasta sastādīšana prasa maz pūļu. Gandrīz katram šobrīd ir sava e -pasta adrese. Vispazīstamākā e-pasta saziņas programma ir Microsoft Outlook. Gan maksas versijā, kas paredzēta Windows datoriem, gan bezmaksas versijā planšetdatoros un viedtālruņos, to katru dienu izmanto miljoniem lietotāju. Papildus parastajai e-pasta ziņojumu rakstīšanai ziņojumus programmā Outlook var izveidot arī no veidnes. Ir arī iespējams saglabāt teksta moduļus un ievietot tos e-pastos, lai efektīvāk noformētu e-pastus.
Video pamācība: kā rakstīt un nosūtīt e -pastu programmā Outlook
Sastādiet e -pastu programmā Outlook - tā tas darbojas
Ja vēlaties rakstīt e-pastu programmā Microsoft Outlook, pirmajā solī dodieties uz cilni Sākt. Cilnes Sākt augšējā izvēlnes apgabalā zem pogas Jauna ”poga.
Pēc noklikšķināšanas uz lauka "Jauns e-pasts" tiks atvērts jauns logs. Ziņu logā varat izveidot un nosūtīt jaunu pastu.
Ja vēlaties rakstīt ziņojumu uz citas veidlapas, atlasiet pogu "Jauni vienumi", nevis "Jauns e-pasts".
Opcijā "E-pasta ziņojums ar> Citas kancelejas preces" varat atvērt un saglabāt citu kancelejas preces kā pasta fonu.
Atlases lauki “No”, “Uz”, “Kopija” un “Diskrētā kopija” un tēma ir būtiski jauna ziņojuma rakstīšanai. Aiz atsevišķiem laukiem un saīsinājumiem ir paslēpta šāda nozīme:
|
lauks |
nozīme |
|
no |
Laukā "No" ievadiet e -pasta kontu, no kura jānosūta jūsu ziņojums. Ja programmā Outlook pārvaldāt vairākus kontus, varat izvēlēties, no kura konta e-pasts jānosūta. |
|
Plkst |
Laukā "Kam" jāievada adresāta e -pasta adrese. Vārdu secību, izvēloties e-pasta adreses, laukā "Kam" var parādīt alfabēta secībā. Padoms: Microsoft Outlook ieraksta visas ievadītās e-pasta adreses tā sauktajā automātiskās pabeigšanas sarakstā. No saglabātās informācijas programmatūra iesaka piemērotas adreses, kad tās ievadāt. Bezmaksas rīki var palīdzēt rediģēt automātiskās aizpildīšanas sarakstu. |
|
Kopija |
Saīsinājums "Cc" burtiski nozīmē "kopija" un apzīmē kopiju vācu valodā. Ja adresāts saņem ziņojumu kopijā, kļūst skaidrs, ka viņš nav galvenais adresāts. |
|
Diskrētā kopija |
Lauks “Bcc” burtiski nozīmē “akla kopija.” Angļu valodas terminu var tulkot kā “slēpta vai neredzama kopija”. Ja laukā Bcc ir ievadīta e-pasta adrese, citi ziņojuma saņēmēji nevar redzēt, kam e-pasts tika nosūtīts. Ja vēlaties retrospektīvi uzzināt, kuri adresāti no jums ir saņēmuši e-pastu Bcc, e-pasta rekvizītos pārejiet uz atlases lauku "Detaļas". |
|
atsauce |
Pasta tēma parāda ziņojuma tēmu vai “sarkano pavedienu”. Laba forma ir aizpildīt lauku "Temats" ar saprotamu virsrakstu. Ja ziņojumā nav ievadīts neviens temats, saņēmēja surogātpasta filtrs var nosūtīt pastu un sakārtot to kā nevēlamu pastu. Izmantojot tēmā saprotamu identifikatoru vai saīsinājumu, jūs varat parādīt adresātam ziņas svarīgumu. Saīsinājumi norāda, ka tas ir tikai informatīvs pasts, pieprasījums vai pasūtījums. |
Papildus minētajiem laukiem, kas ir būtiski ziņojuma nosūtīšanai, katram e-pastam ir nepieciešams īpašs saturs.
To var ievadīt atsevišķi ziņojuma teksta laukā. Noklikšķinot uz teksta lauka, kursors parādās ekrāna pirmajā rindā. Tā rezultātā e-pastu var īpaši veidot, izmantojot tekstu vai citus stila elementus. Cilnē Ziņojums jums ir pieejamas šādas formatēšanas opcijas:
Kopējiet attēlus un tekstu no starpliktuves
Jūs varat kopēt elementus, tekstu vai attēlus no starpliktuves un vienlaikus izvēlēties kopēt teksta formātu, piemēram, fontu, savā e-pastā. Attēlus un grafikas var ievietot tekstā vai pievienot e-pastam kā pielikumu. Ja attēls ir pārāk liels un faila lielums ir vairāki megabaiti, programmā Outlook varat samazināt faila lielumu. Tas darbojas, atzīmējot ievietojamo attēlu un rediģējot attēla pielikumus cilnes "Fails" cilnē "Informācija". Noklikšķinot uz atlases lauka "Nosūtot ziņojumu, pielāgojiet lielu attēlu lielumu", fails tiek automātiski samazināts.
Iegult atgādinājumus saņēmējiem e -pastos un pareizi citēt
Komanda “Atzīmēt saņēmējiem” cilnē “Ziņojums” ir piemērots rīks, ko varat izmantot, lai automātiski atgādinātu adresātiem, ka tie jums atbild. Šī procedūra ietaupa vienu vai vairākus atgādinājuma e -pastus.
Tā vietā, lai atbildētu un pievienotu saturu pilnībā citētu katru e-pastu, programmā Outlook varat iestatīt, lai tiktu pievienots tikai pēdējais e-pasts. Šāda veida e -pasta nosūtīšana daudzos gadījumos ir efektīvāka un palīdz notīrīt lietas.
Iepriekš iestatīto saīsinājumu “FW:”, kas e-pasta saziņā nozīmē “Pārsūtīt”, var mainīt un oriģinālo tekstu var identificēt, piemēram, ar atkāpi vai īpašām rakstzīmēm.
Izvēlne "Teksts" - komandu centrs individuālai formatēšanai
Ja teksta laukā ievadāt personisku tekstu, izvēlnē "Teksts" jūs atradīsiet dažādas pogas teksta formatēšanai. Papildus teksta parādīšanai treknrakstā, slīprakstā un pasvītrojumam tekstā varat ievietot aizzīmes vai numerāciju. Varat arī izlemt, vai jūsu tekstam jābūt centrētam, labajā pusē pamatotam, pamatotam vai pa kreisi pamatotam un kāda krāsa un fonts jāizmanto. Ja programma Outlook izdzēš rindu pārtraukumus vienkāršā teksta e-pastos bez HTML formatējuma, iestatījumu izmaiņas palīdzēs atrisināt šo problēmu.
Izvēlne "Ievietot" - pievienojiet ziņojumiem pielikumus un vizītkartes
Izvēlnes vienumā "Ievietot" jūs varat pievienot failu vai elementu kā e-pasta pielikumu. Jūs varat arī nosūtīt saņemtos e-pastus kā failu pielikumus. Tas var būt svarīgi, nosūtot e -pastā biznesa dokumentus PDF formātā vai svarīgus zīmējumus.
Ja vēlaties nodrošināt, ka katrai personai, ar kuru sazināties pa e-pastu, ir jūsu pašreizējā kontaktinformācija, varat to automātiski pievienot katram e-pastam digitālās vizītkartes (vCard) veidā un nosūtīt kopā ar to. Turklāt jums ir iespēja pārvaldīt savus parakstus izvēlnes vienumā “Ievietot”. Paraksts ir teksta sadaļa e -pasta beigās, kurā ir informācija par sūtītāju. Paraksti ir paredzēti likumos biznesa e -pastos.
Ja arī e -pastā vēlaties ievietot pašreizējo datumu, varat to ievietot, izmantojot īsinājumtaustiņu ALT + SHIFT + D.
E -pasta atzīmēšana un atbilstības iestatīšana
Programmā Microsoft Outlook atsevišķus ziņojumus var atzīmēt ar atbilstības piezīmi. E -pasta ziņojumi ar lielu nozīmi tiek parādīti adresātam atsevišķi. Neskatoties uz šo identifikatoru, nav garantijas, ka adresāts ātrāk apstrādās e-pastus. Šī iemesla dēļ ir strīds par to, vai atzīmei “augsta nozīme” ir jēga, vai arī personisks aicinājums uz laiku kritisku jautājumu ir produktīvāks.
Pareizrakstība un pieturzīmes - iebūvēti rīki profesionālai teksta rakstīšanai
Papildus cilnē “Ziņojums” esošajām opcijām cilnes “Ievietot” un “Formatēt tekstu” nodrošina papildu iespējas ziņojuma personalizēšanai.
Rakstot tekstu, ir svarīgi arī, lai pareizrakstība un pieturzīmes tekstā būtu profesionalizētas. Izteiksmes vai komata kļūdas novērš uzmanību un negatīvi ietekmē adresātu. Šī iemesla dēļ jūs varat automātiski pārbaudīt tekstu izvēlnes vienuma “Pareizrakstība un gramatika” cilnē “Pārbaudīt”.
Ja vēlaties, lai pareizrakstības pārbaudītājs papildus tekstam iekļautu šo tēmu, tas jānorāda Outlook iestatījumos.
Vecākām Outlook versijām Duden korekcija bija pieejama kā profesionāla korekcijas programma kā alternatīva integrētajam pareizrakstības pārbaudītājam.
Cilnē “Pārskatīšana” ir arī iespēja tekstu nolasīt vai tulkot datorā. Tezaurs palīdz atrast jēgpilnus sinonīmus liekiem vārdiem un terminiem.
Nosūtiet e-pastus adresātiem, izmantojot pogu "Sūtīt"
Kad esat pilnībā uzrakstījis un pārbaudījis ziņojuma tekstu, tas ir jānosūta pēdējā solī. Tas tiek darīts teksta logā, noklikšķinot uz lauka "Sūtīt". Ja neesat pārliecināts, vai ziņojums ir jānosūta šajā brīdī, varat arī aktivizēt automātiskās saglabāšanas funkciju.
Pēc noklikšķināšanas uz lauka "Sūtīt", neaktivizējot automātiskās saglabāšanas funkciju, jūsu ziņojums dažu sekunžu laikā nonāks adresāta iesūtnē.
Padoms:
Var gadīties, ka e-pasts pēc tā nosūtīšanas nesaņem adresātu. Vairumā gadījumu no pakalpojumu sniedzēja tiek parādīts kļūdas ziņojums. Šādā gadījumā visām iepriekšējām un pašreizējām Microsoft Outlook versijām ir iespēja atkārtoti nosūtīt e-pastu, veicot tikai dažas darbības. Tas darbojas, cilnē “Ziņojums” noklikšķinot uz pogas “Nosūtīt šo ziņojumu vēlreiz”.
Ja e-pasta ziņojumi netiek nosūtīti, atrodoties ārzemēs, tas var būt saistīts ar nepareiziem konta iestatījumiem. Šajā gadījumā ir lietderīgi pārbaudīt iestatījumus un SMTP portu.
kopsavilkums
Ilgstošiem Microsoft Outlook lietotājiem, kā arī nepieredzējušiem lietotājiem ir viegli izveidot e-pastu ar Microsoft Outlook un nosūtīt to adresātam. Cilnē “Sākums” poga “Jauns e-pasts” noved pie jauna ziņojuma teksta loga. To var individuāli formatēt un profesionalizēt, izmantojot saites, attēlus un parakstu. Papildu cilnes un opcijas garantē, ka e-pastus var īpaši sastādīt un pārsūtīt jebkurā laikā. Tādā veidā ir iespējama kompetenta komunikācija pa e-pastu gan profesionālā, gan privātā vidē.
