Izmantojot tālruņa vai videokonferenču sistēmu, sanāksmes var rīkot arī ar cilvēkiem, kuri atrodas citās pilsētās vai pat valstīs. Tas ietaupa ceļa izdevumus un laiku. Tomēr ir daži tehniski un arī komunikatīvi izaicinājumi
Tālruņa un videokonferences dabiski ir piemērotas sanāksmēm, kurās dalībnieki nav pulcējušies vienā vietā. Jums ir vēl citas priekšrocības:
- Jūs varat sasaukt īsā laikā.
- Personas var pievienot vēlāk vai sapulces daļai.
Tas jāpatur prātā telefona un video konferencēs
- Tehnikas tests (vadītājs): Kā vadītājs jūs sākat sistēmu iepriekš un pārbaudāt, vai savienojums ir izveidots, pirms pārējie dalībnieki pievienojas. Pretējā gadījumā jūs riskējat ar nelīdzenu startu, jo vispirms var būt nepieciešama skaņas pārbaude vai jāpielāgo iestatījumi.
- Tehnikas tests (dalībnieki): Palūdziet visiem dalībniekiem iepriekš veikt sistēmas pārbaudi. Video sistēmās parasti ir saite uz to, ko jūs nosūtāt dalībniekiem. Pretējā gadījumā pirmās minūtes pavadīsit, risinot dalībnieku tehniskās problēmas.
- Ievads: Ja nepieciešams, īsi iepazīstiniet ar tehnoloģiju: Kā es varu runāt? Kā es varu pagriezties uz augšu / uz leju? Kā izslēgt mikrofonu / tālruni? Kādas citas iespējas man ir, piem. B. augšupielādēt failus vai koplietot savu ekrānu?
- Novērst traucējumus: Pārliecinieties (un dalībnieki), vai nav fona trokšņa. Tas nozīmē: aizveriet logus, izslēdziet gaisa kondicionētāju vai printeri, izvairieties no atbalsojošām telpām, izslēdziet viedtālruni.
- Runāšanas pauzes: Norādiet dalībniekiem, ka ir jēga dot citiem iespēju atbildēt ilgāk nekā klātienes sanāksmēs. Ja kāds sāk runāt pārāk ātri (lai varētu runāt), var gadīties, ka pirmie vārdi nesanāk (piemēram, tāpēc, ka persona pārāk vēlu nospiež runāšanas pogu).
- Tieša pieeja: Ja vēlaties uzrunāt kādu konkrētu personu, uzrunājiet viņu pēc vārda. Tādā veidā persona zina, ka tie bija domāti, un jums nav jāatkārto jautājums, jo persona saprata, ka jūs ar viņu runājat pārāk vēlu.
Kā apgūt konferences zvanus
- Vārda nosaukums: Dalībnieki neredz viens otru. Ja dalībnieki vēl viens otru nepazīst, pirmajos komentāros jānorāda viņu vārdi. Pretējā gadījumā pārējie nezinās, kas runā.
- Verbālie žesti / sejas izteiksmes: Pārējās puses nevar redzēt viena otru konferences sarunā. Tātad jūs neredzat arī citu sejas izteiksmes un žestus. Tāpēc ir svarīgi skaidri pateikt visu, ko vēlaties izteikt.
Padomi par videokonferenču īpašajām iezīmēm
- Austiņas skaļruņa vietā: Videokonferenču gadījumā personālajā datorā informējiet dalībniekus, ka viņiem jāizslēdz sava datora skaļrunis un jāizmanto austiņas. Pretējā gadījumā radīsies atbalss efekti, kad dalībnieks runās un viņa balss tiks atskaņota caur skaļruni un to uztvers mikrofons.
- Runas moderācija: Izmantojot dažas sistēmas, vienlaikus var runāt tikai viena persona; moderatoram ir jādod viņiem vārds (lasīt: atlaidiet mikrofonu). Tas ir brīnišķīgi, jo tas ātri kļūst haotisks, kad vairāki dalībnieki runā viens ar otru. Turklāt dažreiz ir arī laika aizkavēšanās, kas noved pie dīvaina, jo laika kavēšanās saziņa. Ja tehnika ļauj runāt vienlaikus: Pārbaudiet, vai dalībnieki ir pietiekami disciplinēti. Ja tā nav, pārslēdzieties uz moderētu runāšanu.
