Videokonferences īstenošana, rīki un juridiskais pamats

Sazinieties ar pasauli no mājām

Vēlākais līdz ar koronas pandēmiju un ar to saistīto mājas biroju videokonferences daudziem darbiniekiem ir kļuvušas par neatņemamu ikdienas darba sastāvdaļu. Tāpēc mēs rūpīgāk aplūkojam, kādas tehniskās prasības ir nepieciešamas, kādi rīki ir piemēroti un kādi tiesiskie nosacījumi attiecas uz videokonferenci.

Kas ir videokonference?

Videokonference ir divu vai vairāku cilvēku tikšanās, kas notiek virtuāli internetā. Videokonferences dalībnieki sazinās, izmantojot tīmekļa kameru un mikrofonu.

Lai organizētu videokonferenci, ir nepieciešams video serveris, kuram var piekļūt visi dalībnieki. Video sapulces laikā visi iesaistītie parasti redz viens otru.

Moderators bieži pārņem dalībnieku uzaicinājumu uz videokonferenci un pats konferences moderāciju.Šī persona, piemēram, var ļaut citiem dalībniekiem atbrīvot savu monitoru vai mikrofonu, lai runātu.

Atkarībā no videokonferences programmatūras cilvēki var piedalīties pasākumā ar datoru vai viedtālruni.

Tirgū ir gan bezmaksas, gan maksas videokonferenču rīki.

12 tiešsaistes sapulču nodrošinātāji

1. Mikogo

Mikogo ir vācu tiešsaistes konferenču un virtuālo prezentāciju nodrošinātājs. Mikogo īpašā lieta ir tā, ka videokonferencē tiek koplietots tikai ekrāns, bet dalībnieki nesazinās savā starpā tieši, izmantojot video, bet tikai ar audio.

Mikogo sapulces vadītājam ir jāizveido konts. Pēc tam citus lietotājus var uzaicināt pa e -pastu, lai kopīgotu vai kontrolētu ekrānu. Dalība ir iespējama, izmantojot HTML skatītāju, izmantojot pārlūkprogrammu ar viedtālruni vai darbvirsmu.

Savienojumi, izmantojot Mikogo, ir šifrēti ar 256 bitiem.

Vairāk informācijas: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting ir paredzēts augstas izšķirtspējas videokonferencēm. Atkarībā no izvēlētā komplekta video sapulcē var piedalīties līdz 250 cilvēkiem, un ar video palīdzību var izveidot savienojumu ne vairāk kā 25 cilvēkiem.

Sapulces iestatīšana ir vienkārša, un to var īstenot spontāni. Moderatori lietotājiem var aktivizēt atsevišķas funkcijas, piemēram, mikrofonu vai ekrāna koplietošanu.

Papildus dalībai, izmantojot pārlūkprogrammu vai lietotni, ir iespējams arī piezvanīt pa tālruni.

Vairāk informācijas: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer ir rīks, kas sākotnēji tika izstrādāts datoru tālvadībai. TeamViewer tagad piedāvā savu rīku videokonferencēm ar "Tikšanās". Pateicoties pilnīgai šifrēšanai, programmatūra piedāvā augstus drošības standartus un nodrošina spontānas tikšanās, kā arī balss zvanus. Saziņa ir iespējama tieši, izmantojot audio vai tērzēšanu. Video sapulcē ar TeamViewer var piedalīties līdz 300 cilvēkiem.

Vairāk informācijas: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Izmantojot Google Hangouts, Google uzņēmumiem piedāvā maksas rīku kā daļu no G-Suite. Tas ļauj tieši organizēt videokonferences. Varat arī rīkot video sapulces, izmantojot Google Meet. Lietotājiem pat ir iespēja subtitrēt sarunas vai tulkot tās tiešraidē. Tomēr tulkošanas funkcija vēl nav pilnībā izstrādāta.

Lai izmantotu Google Meet, lietotājiem ir nepieciešams Google konts. Dalība ir iespējama arī bez lietotnes, izmantojot pārlūkprogrammu vai Gmail. Viena Google videokonferences rīka priekšrocība ir tā, ka visus citus Google produktus, piemēram, Google izklājlapas vai dokumentus un kalendārus, var viegli apvienot ar video rīku.

Plašāka informācija: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex no Cisco ir paredzēts profesionālai lietošanai. Teorētiski sanāksmē var piedalīties līdz 40 000 cilvēku, piemēram, lielās konferencēs vai gadatirgos. Dalība ir iespējama arī bez atbilstoša konta, izmantojot saites uzaicinājumu. Tomēr kā reģistrētam lietotājam ir papildu funkcijas.

Vairāk informācijas: www.webex.com

6. Tālummaiņa

Zoom ir viens no populārākajiem videokonferenču rīkiem gan privātajā, gan biznesa jomā. Sapulces var sinhronizēt un nekavējoties izveidot ar savu kalendāru. Ar visu dalībnieku piekrišanu videokonferences var ierakstīt ļoti vienkārši. Vēl viena priekšrocība ir tā, ka ekrānus var koplietot vairāki dalībnieki. Piemēram, varat izveidot arī savas sanāksmju telpas.

Dalība konferencēs ir iespējama, izmantojot darbvirsmas un viedtālruņa lietotni, kā arī pārlūkprogrammu.

Vairāk informācijas: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams ir daļa no Microsoft Office365 komplekta. Šis rīks galvenokārt ir paredzēts komandas darbam. Tātad tas nav tikai videokonferences rīks, bet vienlaikus piedāvā arī projektu vadības elementus.

Vienā sanāksmē var piedalīties līdz 10 000 cilvēku.

Vairāk informācijas: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect sapulces

Adobe videokonferenču rīks ir paredzēts galvenokārt profesionāliem lietotājiem. Piemēram, sanāksmju telpas var veidot korporatīvā dizainā. Šis rīks piedāvā arī daudzas īpašas funkcijas, piemēram, anonīmu dalību konferencē.

Plašāka informācija: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoft Skype sākotnēji tika palaists kā tērzēšanas un videozvanu pakalpojums. Šis rīks ir pieejams kopš 2003. gada. Bet tagad daudzi cilvēki arī izmanto Skype videokonferencēm. Tas nozīmē, ka failus var arī viegli koplietot šeit. Saziņa ir iespējama arī, izmantojot integrēto kurjeru.

Vairāk informācijas: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Komunikācijai Jitsi piedāvā visu bezmaksas programmatūras kolekciju. Tas ietver arī videokonferences rīku Jitsi Meet. Video sapulces var sākt spontāni bez lietotnes vai reģistrācijas. Pievienoties sapulcei ir iespējams, izmantojot individuāli ģenerētu lietotni.

Sanāksmes, izmantojot Jitsi, var plānot un organizēt, izmantojot kopīgus kalendārus. Rīku var savienot arī ar projektu vadības programmatūru, piemēram, Slack.

Vienīgais trūkums: pēc ražotāja domām, tikai līdz 35 dalībniekiem var sazināties labā kvalitātē.

Vairāk informācijas: meet.jit.si

11. Ar to

Ar to videokonferences var sākt tieši pārlūkprogrammā bez konta vai lietotnes. Dalība ir viegli iespējama, izmantojot viedtālruni vai galddatoru.

Vairāk informācijas: byby.com

12. SocialHub Meet

SocialHub Meet rīks, kas izstrādāts Vācijā, pārsteidz galvenokārt ar GDPR atbilstošu ieviešanu. Tāpēc tas ir piemērots uzņēmumiem, kas augstu vērtē datu aizsardzību. Piemēram, visi pakalpojumi tiek mitināti serveros Vācijā, un atsevišķas telpas var aizsargāt ar parolēm.

Vairāk informācijas: socialhub.io

Svarīgi video konferenču rīka atlases kritēriji

Pirmkārt, jums jāapsver, kādas ir jūsu prasības virtuālās sanāksmju programmatūrai. Vai vēlaties izmantot rīku, lai uzturētu saziņu ar prombūtnē esošiem darbiniekiem? Vai arī vēlaties izveidot saziņas platformu detalizētām diskusijām ar klientiem? Lai izdarītu pareizo izvēli savām vajadzībām, jums precīzi jāzina, kādas ir jūsu vajadzības. Svarīgi punkti, kas jāņem vērā, kad Funkciju klāsts jāpievērš uzmanība:

• Augstas izšķirtspējas vai zemas izšķirtspējas video kvalitāte,
• Maksimālais potenciālo dalībnieku skaits,
• Funkcija ekrāna sadalīšanai,
• Iespēja sadarboties ar dokumentiem,
• Datu šifrēšana un
• Cena un saistošs līgums.

Kādas ir maksas videokonferenču rīku priekšrocības?

Daudzi uzņēmumi piedāvā savus videokonferenču rīkus bez maksas un pat bez reģistrācijas. Tomēr šo rīku funkcionalitāte bieži vien ir ierobežota. Turklāt var gadīties, ka bezmaksas versijas tiek “apmaksātas” ar datiem, ko apkopo programmas.

Maksas versijas gadījumā rīku “bads pēc datiem” parasti ir ierobežotāks.

Ja uzņēmumiem regulāri nepieciešami videokonferenču rīki, vislabāk ir pāriet uz maksas versijām. Jūs gūstat labumu no augstākas datu drošības un visām nepieciešamajām funkcijām.

Kāds aprīkojums ir nepieciešams videokonferencei?

Lai videokonference noritētu veiksmīgi, ir jāievēro šādas tehniskās prasības:

• pietiekami ātrs interneta pieslēgums
• kamera ar pietiekami lielu izšķirtspēju
• strādājošs mikrofons

Lai vadītu videokonferenci vai piedalītos tajā, ir nepieciešams vismaz 3 megabitu joslas platums. Tas nodrošina, ka attēlu var redzēt bez raustīšanās. Jebkurā gadījumā videokonferences laikā ieteicams izslēgt visas programmas, kurām nepieciešams liels joslas platums. Pat video vai mūzikas straumēšanu nevajadzētu izmantot video sapulces laikā, ja joslas platums ir mazs.

Netikets video sapulcēs

Lai videokonferences noritētu nevainojami, dalībniekiem jāievēro noteikti noteikumi. Moderatoriem vislabāk ir iepriekš paziņot sapulces noteikumus. Iespējamie noteikumi ir šādi:

• Tas netiek runāts bez iepriekšēja paziņojuma. Pretējā gadījumā var gadīties, ka visi runā uzreiz.
• Kad viens cilvēks uzstājas, citi izslēdz mikrofonu. Tādā veidā pasniedzēju netraucē tādi trokšņi kā šalkoņa.
• Ja piedalās visi ar kameru, ikvienam vajadzētu arī ieslēgt savas kameras. Viss pārējais būtu rupjš.
• Ikvienam vajadzētu ģērbties uz video sapulci tāpat kā uz sanāksmi uz vietas. Galu galā, neviens nenāktu birojā ar skriešanas uzvalku.

Video konferenču priekšrocības un trūkumi

Ir daudzi uzņēmumi, kas piedāvā videokonferences priekšrocības:

• Saziņa starp atrašanās vietām bez ilga ceļojuma
• Ceļa izmaksu ietaupījums
• īsāks reakcijas laiks
• optimizēta komunikācija un ātrāka lēmumu pieņemšana
• labāka krīžu un projektu vadība

Tomēr ir arī tādi trūkums kā:

• lielākas tehniskās pūles
• Saziņa ir iespējama tikai ar palīglīdzekļiem
• samazināts uzmanības diapazons ekrānā
• nesaistošs raksturs nekā tiešajā sanāksmē uz vietas

Videokonferenču juridiskie noteikumi

Attiecībā uz datu aizsardzības tiesību aktiem uz videokonferencēm attiecas Vispārīgā datu aizsardzības regula. Attiecīgi darba devēji var vākt un izmantot darbinieku datus, ja tie kalpo “darba attiecību mērķim” (BDSG 26. panta 1. daļa) vai ja darba devējam ir “likumīgas intereses” (VDAR 6. panta 1. f punkts).

Darba devēja intereses ir pretrunā to darbinieku interesēm, kuras ir jāaizsargā. Tie būtu apdraudēti, piemēram, ja videokonferences rīks tiktu izmantots ne tikai sanāksmēm, bet arī darba biroja darba uzraudzībai.

Izvairieties no videokonferences noguruma

Teorētiski videokonferences var sākt jebkurā laikā un jebkurā vietā, taču praksē video sapulču uzkrāšanās var izraisīt nogurumu.

Viens no iemesliem ir augsts stimulu blīvums, piemēram, sanāksmēs ar lielu dalībnieku skaitu. Tajā pašā laikā video sapulcē ar ieslēgtu kameru nekad nevar zināt, kas uz jums skatās. Šī sajūta, ka tevi visu laiku novēro, var vēl vairāk pasliktināt noguruma simptomus. Galu galā nepārtraukts skatiens uz ekrānu palielina nogurumu bez pārmērīgas uzmanības novēršanas.

To var novērst, veicot pārtraukumus ilgākās videokonferencēs. Var būt arī jēga, ka dalībniekiem nav jāapmeklē konference ar savu video visu laiku.

Ierakstīt videokonferences - kas ir atļauts?

Lai gan videokonferences ierakstīšana, šķiet, ir ierasta prakse daudziem un daudzi rīki piedāvā šo iespēju, pastāv nopietnas juridiskas bažas.

Pēc STGB domām, tas var būt noziedzīgs nodarījums, ja nepubliskas sarunas vai videokonferences tiek ierakstītas bez atļaujas. Pašreizējie datu aizsardzības likumi arī aizliedz video sapulču ierakstīšanu bez dalībnieku piekrišanas.

Principā likums videokonferences uzskata par tiešas tikšanās aizstājēju. Tur varēs piedalīties arī ikviens bez video ierakstīšanas.

Arī arguments par video sapulces dokumentācijas ieviešanu ar ierakstu nav spēkā, jo videokonferencē ir iespējama arī reģistrēšanās, izmantojot tekstu.

Lai varētu ierakstīt videokonferenci, ir jānorāda:

• Visu iesaistīto pušu brīvprātīga piekrišana, kas tiek iegūta pirms ieraksta sākuma.
• Piekrišanas rakstiskā forma vai piekrišanas dokumentācija.
• Dalībnieku skaidrojums par ieraksta nozīmi un mērķi.
• Atsauce uz atteikuma tiesībām piekrišanas saņemšanai.

Būtībā ne moderatori, ne dalībnieki nedrīkst ierakstīt videokonferences bez citu videokonferenču piekrišanas. Tas neattiecas arī uz gadījumiem, kad ieraksts jāveic vienkāršai dokumentācijai.

Kurš rīks ir piemērots manām videokonferencēm?

Mūsdienās videokonferences uzņēmumos tiek organizētas ikdienas dzīvē. Attiecīgo rīku tirgus ir liels, tāpēc jūs varat ātri zaudēt lietas. Tālāk minētie jautājumi var palīdzēt izvēlēties pareizo programmatūru:

• Cik cilvēku vidēji piedalās manās videokonferencēs?
• Vai man "tikai" ir nepieciešams videozvanu rīks vai tajā ir jāiekļauj citas funkcijas, piemēram, kurjers, projektu vadības funkcijas utt.?
• Vai vajadzētu būt iespējai tikšanos video sapulcēs integrēt tieši kalendārā?
• Vai vēlaties, lai rīka serveri atrastos Vācijā?
• Vai ir kāds veids, kā ierakstīt sapulci?
• Vai es varu izveidot vairākas sanāksmju telpas?
• Vai ir iespējams piedalīties sanāksmēs, izmantojot pārlūkprogrammu?
• Cik daudz naudas man mēnesī ir video sapulces rīkam?
• Vai es jau izmantoju tādus rīkus kā G-Suite, Adobe vai Microsoft?

Praksē ir vērts vispirms izmēģināt dažādus rīkus, piemēram, pirms maksas abonementa izņemšanas. Lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju strādā ar bezmaksas izmēģinājuma periodu 14 dienas vai ilgāk. Šajā laikā jūs varat plaši pārbaudīt rīkus, izmantojot dažādas videokonferences, un pārliecināties par attiecīgajām priekšrocībām.

Tāpat kā ar citu programmatūru, jūs un jūsu komandas galu galā strādāsit ar to. Tāpēc uzņēmumiem vajadzētu iesaistīt savus darbiniekus lēmumu pieņemšanas procesā, lai kopīgi rastu vienprātību par instrumentu, kas galu galā tiks izmantots.