Izveidojiet veidnes programmā Outlook un ietaupiet daudz laika

Dažādas soli pa solim instrukcijas un padomi

Daudzas darbības profesionālajā vai privātajā sektorā ir liekas. Tas attiecas uz roku darbu amatniecības nozarē, kā arī uz uzdevumiem, kas tiek veikti personālajā datorā. Viena darbība, kas tiek nepārtraukti atkārtota, ir pasta noformēšana, izmantojot Microsoft Office. Citāti, pavadvēstules rēķinam vai privātie dokumenti bieži satur tādu pašu vai līdzīgu formulējumu un ir identiski gan teksta, gan struktūras, gan formatējuma ziņā.

Efektivitātes nolūkos ir jēga automatizēt šo ziņojumu rakstīšanu, veidojot veidnes programmā Outlook. Microsoft Office lietotāji ir īpaši pazīstami darbā ar Microsoft Word vai PowerPoint prezentāciju programmas veidnēm. Tekstapstrādes programmā vai prezentācijas programmatūrā standarta veidnes ir jāizmanto. Īpašas veidnes vai veidnes atvieglo prezentāciju koncepciju vai biznesa vēstuļu veidošanu. Jūs varat rīkoties līdzīgi programmā Microsoft Outlook, lai izvairītos no liekiem ziņojumiem.

Soli pa solim instrukcijas: veidņu izveide programmā Outlook

Lai izveidotu veidni programmā Outlook, rīkojieties šādi:

1. Outlook cilnē “Sākt” atveriet “Jauns e-pasts” un izveidojiet to individuāli, izmantojot tekstu un citas stilistiskās ierīces, lai to varētu izmantot kā veidni. Jums ir arī iespēja atvērt jaunu pastu ar taustiņu kombināciju CTRL + N.

   

2. Kad e-pasts ir izveidots, saglabājiet to, izvēlnes vienumā “Saglabāt kā” noklikšķinot uz cilnes “Fails”, nevis nosūtot ziņojumu kā parasti, izmantojot lauku “Sūtīt”.

   

3. Tiks atvērts logs, kurā varat saglabāt ziņojumu. Lai pastu saglabātu kā veidni, ir svarīgi izvēlēties pareizo faila tipu. To var atrast, noklikšķinot uz dialoglodziņa sadaļā "Faila tips". Kā faila tipu atlasiet ierakstu "Outlook veidne". Outlook veidne vienmēr tiek saīsināta ar faila paplašinājumu * .oft. Ja esat iestatījis Microsoft Word kā pasta redaktoru, OFT formāts (Outlook veidne) nav pieejams izvēlei. Kā opciju varat saglabāt pastu Outlook ziņojumu formātā vai failu HTML formātā. Šajā gadījumā to nevar izmantot kā veidni programmā Outlook.

   

4. Noklikšķinot uz "Saglabāt", jūs saglabājat jauno veidni savā personīgo veidņu mapē. Jums vajadzētu izvēlēties piemērotu, saprotamu aprakstu kā veidņu nosaukumu. Pēc noklusējuma personīgo veidņu mapi var atrast šajā Windows vietā: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Svarīgs: Ja izveidotie e -pasta ziņojumi tiks izmantoti tikai atkārtotai iesniegšanai un netiks saglabāti kā veidne, izmantojiet izsekošanas funkciju programmā Microsoft Outlook.

Programmā Outlook izveidotā veidne ir uzreiz pieejama lietošanai.

Izveidojiet jaunu e -pastu no veidnes - tā tas darbojas

Ja vēlaties izveidot jaunu e-pastu no iepriekš izveidotas veidnes, varat izmantot šādu shēmu:

1. Tā vietā, lai atvērtu jaunu e-pastu, izmantojot pogu “Jauns e-pasts”, dodieties uz izvēlnes pogu “Jauni vienumi”. Sadaļā Elementi atlasiet lauku: "Papildu elementi> Atlasīt veidlapu".

   

2. Nākamajā logā noklikšķiniet uz lauka "Atlasīt veidlapu" meklēšanas saraksta opcijā "Veidnes failu sistēmā".

   

3. Pēc tam tiek atvērta standarta mape "Veidnes". Šajā mapē jūs atradīsit Outlook veidnes ar faila tipu *.bieži tāpat kā citas Office veidnes Word, Excel vai PowerPoint. Ja jūsu veidne ir saglabāta citā mapē, noklikšķiniet uz "Pārlūkot" un atlasiet vajadzīgo veidni.

   

4. Pēdējā solī atlasiet vajadzīgo veidni un noklikšķiniet uz "Atvērt".

Jūsu veidne tiks atvērta Outlook e -pasta redaktorā. Pirms nosūtīšanas varat to individualizēt un pievienot ātros moduļus. Papildus teksta izmaiņām laukos Kam, CC vai Bcc jāievada adresāts. Pirms nosūtīšanas ir svarīgi ievadīt nozīmīgu tēmu un pārbaudīt, vai ziņojumā nav pareizrakstības un rakstzīmju kļūdas. Kad jūsu e-pasts, kas izveidots no veidnes, ir pabeigts, to var nosūtīt kā parasti.

E-pasta ziņojumiem parasti nav jāizmanto Outlook veidnes. Ja jūsu uzdevumos ietilpst sanāksmju pieprasījumu ar tādu pašu vai līdzīgu saturu nosūtīšana līdzvērtīgiem adresātiem katru dienu, arī veidnes var būt noderīgas un ietaupīt laiku.

Ir lietderīgi padarīt efektīvākus atkārtotus procesus un pasūtījumus, veidojot veidnes programmā Outlook. Tā vietā, lai rakstītu vienu un to pašu tekstu vairākas reizes dienā, veidnes palīdz ietaupīt laiku un nodrošina analoģiju ar e-pastiem. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmējdarbības kontekstā, piemēram, piedāvājot klientiem un ieinteresētajām personām.

Kopsavilkums un secinājums: Veidņu izveidošana un izmantošana programmā Outlook ir efektīva un vienkārša

Lai izvairītos no liekām darbībām ikdienas darbplūsmā, ir lietderīgi izveidot veidnes. Līdzīgi kā Microsoft Word vai PowerPoint, tas ir iespējams arī programmā Microsoft Outlook tikai ar dažiem peles klikšķiem.

Veidni var saglabāt standarta veidņu mapē, veicot tikai dažas darbības. Jaunu ziņojumu izstrāde no veidnēm tiek veikta arī ar dažiem klikšķiem. Šī procedūra garantē laika ietaupījumu, atbilstību, atbildot uz jautājumiem, un samazina kļūdas, veidojot vēstules. Outlook veidnes var izmantot arī sapulču pieprasījumiem vai tikšanās reizēm. Lietotāji, kuri īpaši izmanto veidnes, ir efektīvāki un profesionāli izmanto Outlook funkcijas.